淺議提高檔案工作管理人員綜合素質(zhì)

杜文輝

（赤峰學(xué)院 繼續(xù)教育部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

淺議提高檔案工作管理人員綜合素質(zhì)

杜文輝

（赤峰學(xué)院 繼續(xù)教育部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著中小學(xué)教師繼續(xù)教育的快速發(fā)展,對(duì)檔案工作管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高、更廣的要求.中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案的管理是中小學(xué)教師繼續(xù)教育的重要組成部分,具有很強(qiáng)的政策性、原則性和服務(wù)性.檔案管理人員綜合素質(zhì)的現(xiàn)狀,檔案管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì),提高檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策.中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案管理工作為提高中小學(xué)教師繼續(xù)教育質(zhì)量提供重要的保證.

繼續(xù)教育；檔案工作管理人員；素質(zhì)；信息化；檔案管理現(xiàn)代化

中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案管理工作是繼續(xù)教育基礎(chǔ)工作之一，是不可缺少的環(huán)節(jié)，具有很強(qiáng)的政策性、原則性和服務(wù)性.這個(gè)環(huán)節(jié)的好壞關(guān)系到中小學(xué)教師繼續(xù)教育的建設(shè)發(fā)展.隨著中小學(xué)教師繼續(xù)教育的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高、更廣的要求.尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化在繼續(xù)教育中的應(yīng)用發(fā)展，繼續(xù)教育檔案管理工作方法在不斷地更新變化，使檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化的信息化管理，特別是計(jì)算機(jī)軟件管理在檔案管理中的運(yùn)用，使檔案管理與辦公自動(dòng)化緊密相聯(lián).電子檔案的出現(xiàn)改變了以往傳統(tǒng)的文書檔案繁雜的立卷方法和手工整理程序，檔案現(xiàn)代化管理為繼續(xù)教育現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使檔案管理逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，成為中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分.

1 赤峰市各旗縣區(qū)教師培訓(xùn)部門檔案管理人員現(xiàn)狀分析

近年來，各旗縣區(qū)教師培訓(xùn)部門非常重視檔案管理工作，各級(jí)檔案行政管理部門在檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)上也做了大量工作，取得了較好成效，檔案干部隊(duì)伍的平均水平有了明顯提高.但是，各地各部門情況也不均衡，檔案管理工作人員中受過檔案專業(yè)正規(guī)學(xué)歷教育的人數(shù)偏少，有不少人還不能熟練運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí).有的學(xué)校根本沒有落實(shí)專兼職檔案人員，檔案業(yè)務(wù)工作歸口于辦公室，工作職責(zé)不明確，檔案管理基本處于癱瘓半癱瘓狀態(tài)；有的單位檔案人員一崗兼多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作；有的單位檔案人員因業(yè)務(wù)變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，檔案平時(shí)疏于管理，應(yīng)對(duì)檢查敷衍了事.

上述這些問題的存在，不僅影響了繼續(xù)教育工作的創(chuàng)新與發(fā)展，而且影響了檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、中小學(xué)教師繼續(xù)教育服務(wù)功能的發(fā)揮.繼續(xù)教育檔案管理工作的規(guī)范化開展，既是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn).筆者認(rèn)為，要改變檔案管理人員的這種現(xiàn)狀，如何提高中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案管理人員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮檔案在繼續(xù)教育工作中應(yīng)有的作用，為中小學(xué)教師繼續(xù)教育服務(wù)，已成為我們亟需解決的重要課題，值得我們深入研究和思考.

2 檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案管理工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和.概括地說就是從事檔案管理工作必須具備的政治素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)素質(zhì)等.檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案管理工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用.

2.1 良好的思想政治素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作.檔案管理工作者，首先，要堅(jiān)持正確的政治方向，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)黨的各項(xiàng)方針政策，學(xué)會(huì)用辯證唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法來觀察分析事物，處理解決問題.檔案管理工作的政治性決定了檔案管理人員必須具有正確的政治方向和高度政治責(zé)任感，堅(jiān)持“三個(gè)代表”重要思想，以科學(xué)發(fā)展觀為指引，樹立正確的政治觀、價(jià)值觀.檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng).

檔案人員應(yīng)具有良好的保密素養(yǎng)，要有嚴(yán)格的保密習(xí)慣，不隨便擺放有密級(jí)的文件材料，不允許閑雜人等進(jìn)入檔案庫房重地等等.在涉及檔案管理工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案管理工作紀(jì)律，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案文件.樹立正確的法制觀念，提高明辨是非的能力，遵紀(jì)守法，確保檔案在政治上的安全.

值得指出的是，在檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案人員的保密工作延伸到了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全.另外在收集、整理、保管、利用檔案過程中堅(jiān)持尊重檔案原貌的原則，不要隨意涂改、編纂、偽造檔案.

檔案管理人員要熱愛檔案事業(yè)，熱愛本職工作，樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，有默默無聞的奉獻(xiàn)精神，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，愛崗敬業(yè)，恪盡職守，更好地為中小學(xué)教師繼續(xù)教育工作、為社會(huì)及個(gè)人提供熱忱服務(wù).

2.2 扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性及操作性很強(qiáng)的工作，主要業(yè)務(wù)是收集、整理、編目、裝訂、保管、利用等.每個(gè)程序都有一整套的理論和方法，檔案管理工作人員只有掌握這些理論和方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率.

中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案從內(nèi)容上囊括了自治區(qū)教育廳、市教委、赤峰學(xué)院、各旗縣區(qū)教育局、教師進(jìn)修學(xué)校等有關(guān)部門文件，繼續(xù)教育部黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理等各個(gè)方面資料，如此復(fù)雜繁多的內(nèi)容，涉及到各個(gè)科室乃至各個(gè)學(xué)科，一個(gè)有責(zé)任心的檔案管理人員，要想把文件收集齊全完整，將零散的文件與各種各類材料編纂成黨政管理、教學(xué)活動(dòng)、教育科研等活動(dòng)中需要的文件、匯編、校志、年鑒等編研材料，為繼續(xù)教育各項(xiàng)工作服務(wù).必須具備協(xié)調(diào)能力，有較高的文字書寫能力和較強(qiáng)的文字系統(tǒng)概括能力.

近年來，信息技術(shù)在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)輸入替代了傳統(tǒng)的手工操作.檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件.檔案管理人員不再整天忙于收集、整理工作，而是負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，使檔案成為重要的信息資源.檔案人員就要掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能保證對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，最大限度地運(yùn)用信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)尋找到所需信息.檔案人員只有懂得計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，才能開展對(duì)電子文件和電子檔案的管理，為檔案的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ).例如Word、Excel等常用的辦公軟件、收發(fā)電子郵件等基本的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)是檔案人員必須掌握的本領(lǐng).此外，還要求檔案人員能夠利用掃描儀、攝像機(jī)結(jié)合其他圖像處理軟件對(duì)一些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上傳至檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),提供用戶利用，樹立良好的信息修養(yǎng)，最大限度地發(fā)揮好檔案的價(jià)值.

檔案作為一種重要的信息資源,必然要融入高科技的網(wǎng)絡(luò)之中.檔案人員就要樹立信息觀念,特別是要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),對(duì)高科技條件下產(chǎn)生的信息進(jìn)行搜集、提煉、加工和整理.目前,許多單位都憑借檔案管理軟件系統(tǒng)開展檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)工作.可見，獨(dú)立運(yùn)用檔案管理軟件是檔案數(shù)字化工作的前提.這要求檔案人員對(duì)檔案管理軟件各種功能要全面熟悉.在檔案事業(yè)發(fā)展的今天，檔案管理工作人員只有不斷進(jìn)行檔案管理工作的探索和創(chuàng)新，準(zhǔn)確地把握檔案事業(yè)發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境，用求實(shí)創(chuàng)新的精神，把握規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐.

檔案管理工作涉及的知識(shí)范圍比較廣，檔案人員除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)外，也要了解掌握其他社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)知識(shí)，了解國(guó)外檔案管理工作及其發(fā)展情況，以開闊視野，增長(zhǎng)見識(shí)，做到厚積薄發(fā)，舉一反三.還要了解一些文秘、文學(xué)、文物鑒賞、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，具有一定的漢語言文學(xué)水平，包括古代漢語和現(xiàn)代漢語水平，并具有較強(qiáng)的閱讀、寫作能力和一定的書法及裝裱技能.檔案管理工作者必須掌握檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等新業(yè)務(wù)知識(shí)，并熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作，能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，不斷提高自己業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平.

3 檔案管理工作人員的素質(zhì)提高對(duì)策

素質(zhì)高的檔案干部隊(duì)伍是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證.但提高檔案人員素質(zhì)卻是一個(gè)復(fù)雜工程.它需要精心設(shè)計(jì)，科學(xué)管理，多方配合，共同努力，才能達(dá)到預(yù)期效果.

3.1 樹立創(chuàng)新意識(shí)

目前中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案管理工作所呈現(xiàn)的新特點(diǎn)需要檔案管理工作者掌握新的思維模式和管理模式.檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和成果，又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式，以新思維對(duì)待新事物，以新對(duì)策對(duì)待新問題，才能不斷推進(jìn)中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案事業(yè)向前發(fā)展.

3.2 努力不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)

信息時(shí)代，中小學(xué)教師繼續(xù)教育檔案管理工作和整個(gè)社會(huì)有著千絲萬縷的聯(lián)系,新問題、新情況不斷出現(xiàn).因此，每一個(gè)檔案管理人員都要不斷努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平，不管學(xué)歷高低、資歷長(zhǎng)短，都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長(zhǎng)新知識(shí)、新技能，不斷提高自身的綜合素質(zhì).各旗縣區(qū)中小學(xué)教師培訓(xùn)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵(lì)、支持檔案管理人員在干中學(xué)、在學(xué)中干，同時(shí)對(duì)檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu).

3.3 創(chuàng)造良好環(huán)境

提高檔案人員的社會(huì)地位，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，是促進(jìn)檔案人員提高素質(zhì)的重要因素.各旗縣區(qū)中小學(xué)教師培訓(xùn)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采取措施，激勵(lì)檔案人員的進(jìn)取精神，鼓勵(lì)他們不斷學(xué)習(xí)，積極進(jìn)步，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，發(fā)揮檔案人員的智慧和才能，合理使用和獎(jiǎng)勵(lì)業(yè)績(jī)突出的檔案員，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性.

3.4 提高外語水平和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力

外語是當(dāng)前檔案專業(yè)技術(shù)人員在評(píng)聘和晉升檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)時(shí)的一大考試“難關(guān)”,大多數(shù)檔案管理人員的外語水平尚未達(dá)到初級(jí)等級(jí)證書水平，急需“掃盲”.有關(guān)部門應(yīng)利用各種培訓(xùn)方式，提高檔案管理人員學(xué)習(xí)外語的興趣，鼓勵(lì)他們克服學(xué)習(xí)中遇到的困難.同時(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技能并提高其應(yīng)用能力，對(duì)增強(qiáng)檔案管理和提高服務(wù)效率,具有十分重要的意義.檔案信息化運(yùn)用了大量的新技術(shù)，如數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)等.檔案人員必須努力學(xué)習(xí)掌握這些新技術(shù)，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段管理檔案，才能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要.

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求.新世紀(jì)對(duì)檔案工作提出了更高要求，要適應(yīng)這個(gè)要求，檔案管理工作者必須要有新思維、新理論、新方法.認(rèn)清形勢(shì)的變化，緊跟時(shí)代的步伐，把握時(shí)代脈搏，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，更好地為中小學(xué)教師繼續(xù)教育服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)，擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己.

〔1〕王蘭琴.檔案人員的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)之我見[J].山西教育,2008，（9）.

〔2〕劉艷.檔案工作應(yīng)具備的知識(shí)和技能[J].中國(guó)成人教育,2008（9）.

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