淺析企業(yè)貨幣資金的內部控制

蔡雪珍

（福建三明醫(yī)藥股份有限公司 福建 三明 365000）

一、貨幣資金內部控制的重要性

1、貨幣資金的定義

貨幣資金分為現金、銀行存款和其他貨幣資金，是資產的重要組成部分，是流動性較強的一種資產，是企業(yè)生存和發(fā)展的經濟命脈。由于貨幣資金具有高度的流動性和風險性，加強貨幣資金的控制與核算，建立完善的內部控制制度，對于保障單位資產安全完整、提高資金周轉速度和使用效益都具有重要意義。單位在生產經營的過程中，應根據貨幣資金業(yè)務的特點，結合單位自身的經營管理實際，設計一套切實可行的貨幣資金控制制度和核算方法，從而更有利于單位貨幣資金的管理和控制。完善而有效的貨幣資金內部控制對加強單位經營管理、保護單位財產安全、保證單位會計信息真實完整等具有積極的促進作用。

2、貨幣資金內部控制的目標

（1）保證貨幣資金的真實性。企業(yè)的任何經營都少不了貨幣資金的參與，因此，保證反映在資產負債表上的貨幣資金余額的真實以及與實際數相符是貨幣資金內部控制制度的首要目標。由于貨幣資金在實際操作過程中易發(fā)生錯誤和舞弊的現象，因此要通過建立完善的貨幣資金內部控制制度，從程序上來保證貨幣資金的收支得到真實的反映，為企業(yè)管理當局的決策提供條件。

（2）確保貨幣資金的安全性。為保證企業(yè)經營環(huán)節(jié)中貨幣資金的需要，必須對每一筆貨幣資金支出，結合其他業(yè)務進行嚴格的審批。貨幣資金業(yè)務的內部控制制度，就是要使審批手續(xù)規(guī)范化和制度化，減少不必要的支出，并揭示出與貨幣資金業(yè)務有關的其他內部控制制度方面的薄弱環(huán)節(jié)，防止侵占和挪用企業(yè)貨幣資金行為的發(fā)生。

（3）確保貨幣資金的可動用性。貨幣資金支出的頻繁性，要求企業(yè)有一定數量的貨幣資金的存量。企業(yè)資金存量應該保持在一個合理的水平上，過多或過少都不合理。過多地持有資金，機會成本增多，是資源的浪費。過少地持有資金，有可能危及企業(yè)的償債能力，給企業(yè)帶來負面影響。因此，應對資金的使用有一個合理的規(guī)劃，加強資金管理。

（4）保證貨幣資金的效益性。貨幣資金效益性控制涉及企業(yè)的整個經營活動，由于企業(yè)實際情況千差萬別，每個企業(yè)效益性控制方法應與其經營實際緊密聯系。防止或減少貨幣資金的閑置，在保證合理貨幣資金存量的情況下，制定有效的貨幣資金收支計劃，運用各種籌資、投資的方法有效地使用資金，發(fā)揮貨幣資金最大的經濟效益。

貨幣資金是企業(yè)資金中最具活動和最有彈性的部分，企業(yè)能否運用好它，會直接影響企業(yè)的經濟效益，影響到企業(yè)在市場中的競爭能力。貨幣資金如同企業(yè)的血液，貫穿于采購、生產、銷售等各個環(huán)節(jié)，建立完善的貨幣資金內部控制制度，合理、高效地使用資金對提高企業(yè)在市場中的競爭能力有著舉足輕重的作用。

二、企業(yè)貨幣資金內部管理存在的問題及原因

1、問題

（1）現金收支業(yè)務中的常見漏洞。一是涂改憑證金額。會計人員利用原始憑證管理上存在的漏洞或工作中的便利條件，更改發(fā)票或收據上的金額，將現金收入原始憑證上的金額改小，或將現金支出原始憑證上的金額放大，從而達到貪污的目的。二是挪用現金。出納人員或其他人員采用虛寫或涂改現金繳款單日期的方法，不將當天應送交銀行的現金及時入賬，而將資金挪用，進行體外循環(huán)。三是虛開發(fā)票、虛構支出業(yè)務內容。會計或有關人員與外部人員串通，在購物時虛開發(fā)票，將報銷的現金占為己有。四是票據頭尾不一。出納人員或經辦人員在票據出票時，利用假復寫的方法使票據憑證聯和存根聯金額不一致，造成收多報少或支少報多，貪污差額款。五是無證無賬。無證無賬指收入現金既不給付款方開具收據或發(fā)票，也不報賬和記賬，直接將現金據為己有。六是撕毀票據或盜用憑證。企業(yè)對票據管理時未能有效地控制票據的數量和編號，對收款監(jiān)督不力，造成會計人員或出納人員對收入現金的票據撕毀，將現金據為己有；或用盜取的發(fā)票、收據等憑證向客戶開票，隱匿現金，達到貪污的目的。

（2）銀行收支業(yè)務中常見的漏洞。一是多頭開戶，截留公款。會計人員利用銀行間互相爭資金、拉客戶的機會，私自用單位印章在他行開設存款賬戶，并以本單位更換賬戶為由要求付款單位將款項轉至私設戶頭，從而達到截留公款的目的。二是轉賬套現。會計人員或有關人員配合外單位不法人員在收到外單位轉入的銀行存款后，開具現金支票，提取后交付外單位，達到套取現金的目的。三是擅自提現或填票購物。會計人員或出納人員擅自簽發(fā)現金支票提取現金，或擅自簽發(fā)轉賬支票套購物，不留存根、不記賬，將現金、實物據為己有。四是私自背書轉讓。會計人員將收到的轉賬支票、銀行匯票、商業(yè)匯票及銀行本票等票據私自背書轉讓給與個人利害相連的單位，以達到變相侵吞、占有公款目的。五是出借支票、賬戶。會計人員非法將支票借給他人用于結算，或允許他人使用本單位開設的銀行賬戶辦理收付、轉賬業(yè)務，從中撈取私利。六是涂改銀行對賬單。會計人員私自提現，然后通過涂改銀行對賬單上的發(fā)生額或余額，使銀行對賬單與銀行存款日記賬金額相等或平衡，以掩蓋銀行存款已少的事實。

2、原因

（1）沒有建立完善的貨幣資金內部控制體系。內部控制是企業(yè)為了保證實現經營管理目標，各職能部門在分工負責的前提下，形成一個完整、嚴密的相互聯系、相互協調、相互制約的控制系統(tǒng)的總稱，貨幣資金控制制度就是內控制度的重要組成部分。目前一些企業(yè)對內控認識不足，控制環(huán)境薄弱，沒有建立起規(guī)范化的操作程序，使許多內控制度成為一紙空文或形同虛設；一些企業(yè)沒有很好地貫徹執(zhí)行內部牽制制度，不相容職務沒有采取分離原則，導致內部控制出現各種漏洞。

（2）企業(yè)對貨幣資金內部控制的監(jiān)督機制不健全。企業(yè)的監(jiān)督評審主要依靠內部審計來實現，而很多企業(yè)的內審機構設置缺乏獨立性，內審的職能僅限于審核賬目，而在稽查、評價內部控制制度是否完善等方面，未能充分發(fā)揮應有的作用。

（3）忽視貨幣資金內部控制的關鍵點。貨幣資金的控制要點是現金收支業(yè)務和銀行存款收支業(yè)務的管理。從現金和銀行存款內部控制現狀來看，大多數單位沒有注重崗位分工、授權批準制度的建立，導致了現金、銀行存款漏洞的發(fā)生。

三、加強貨幣資金內部控制制度的措施

1、建立健全貨幣資金管理制度

大多數企業(yè)缺乏健全、有效的內部控制制度。有些管理者觀念落后，推行家族式管理，所有權與經營權都掌控在家族人員中，管理混亂，不利于貨幣資金的內控制度的推行。另外，貨幣資金具有支付和流通的功能，涉及業(yè)務范圍廣，存在被盜、挪用、貪污的風險。沒有系統(tǒng)完善的貨幣資金內部控制制度，容易導致企業(yè)對財務崗位分工不均、授權制度不健全，從而增加企業(yè)發(fā)生差錯和舞弊的可能性，因此建立合理有效的貨幣資金內部控制制度非常重要。每個企業(yè)可以根據自身的經營狀況和發(fā)展規(guī)模，建立一套切實可行，符合企業(yè)發(fā)展的貨幣資金內部控制制度。在執(zhí)行過程中針對易發(fā)生的問題，應重點從以下幾方面著手有效防范差錯和舞弊行為，保護資產安全，提高資金的使用效益：一是明確崗位職責權限。在設置崗位時必須分離不相容職務，實行內部牽制，建立嚴格的授權批準制度，經辦人員必須在授權范圍內辦理業(yè)務。二是建立有效的財務稽核對證制度。業(yè)務的各個環(huán)節(jié)由多人控制，通過反復核對保證賬證、賬實、賬物相符，以避免舞弊行為發(fā)生。三是實行崗位輪換制。崗位輪換可避免員工因長時間駐留某個崗位產生麻痹而可能導致的差錯。

2、建立內部審計機構

一個完整的企業(yè)內控制度，應當由完善的內部審計機構來監(jiān)督執(zhí)行，以便及時發(fā)現問題，解決問題，不斷完善內控制度。企業(yè)應當加強內部審計工作，保證內部審計機構設置、人員配備和工作的獨立性，應當授予內部審計機構適當的權力以保證審計工作的順利進行，變“事后監(jiān)督”為事前、事中和適時監(jiān)督。對檢查過程中發(fā)現資金內控缺陷，應當按審計程序向董事會、監(jiān)事會做出報告。

3、建立嚴格的授權批準制度

授權控制是指單位各級工作人員，必須經過授權和批準，才能對有關的經濟業(yè)務進行處理。這一控制方式使每一個過程、環(huán)節(jié)責權明確，使某些事件在發(fā)生時就得到了控制。授權控制要求規(guī)定各級管理人員的職責范圍和業(yè)務處理權限，同時也要求明確各級管理人員所承擔的責任，使他們對自己的業(yè)務處理行為負責。單位應當對貨幣資金業(yè)務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對貨幣資金業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經辦人員辦理貨幣資金業(yè)務的職責范圍和工作要求。如建立現金、銀行存款的內部控制制度，首先就要確立授權與批準的制度，即現金、銀行存款收付業(yè)務的發(fā)生，需要經單位主管人員或財務人員審批，授權具體的人員經辦，審批一般以簽字蓋章方式表示。該過程保證了現金、銀行存款的收支業(yè)務要在授權下進行。

4、管好貨幣資金業(yè)務控制的關鍵點

一是管住貨幣資金的流入和支出點。對已取得的貨幣資金收入必須及時入賬，不得私設小金庫，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬。二是管住銀行開戶點。不得同時跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶，甚至將單位公款以職工個人名義私存銀行。不得搞“小金庫”，方便支出。因此，按照有關規(guī)定，應及時，定期對銀行開戶點進行認真清理和檢查。三是管住現金盤存點。除了出納人員，應增加第三者參與盤點或監(jiān)盤，并不定期抽盤，保證現金賬面和實際庫存相符。四是管住銀行、客戶對賬點。按照有關規(guī)定，單位與銀行之間的對賬每月至少要核對一次。單位與客戶之間也應按月或按季核對之間往來款項，確保貨幣資金支付合理，回收及時、足額。五是管住票據及印章保管點。明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責權限和程序，并專設備查簿登記，防止空白票據的遺失和被盜用，并且備查簿需作會計檔案管理。同時，單位必須加強銀行預留印鑒的管理，嚴禁由一個人保管支付款項所需的全部印章。

5、加強員工的道德和素質教育

員工的素質是內控發(fā)揮作用的關鍵。辦理貨幣資金業(yè)務的人員應當具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，如果員工不能履行自己的職責，放棄職業(yè)操守，濫用職權，很容易導致舞弊行為和會計信息的失真，出現挪用、隱瞞、轉移企業(yè)的資產，給企業(yè)帶來經濟損失。因此，企業(yè)內部控制的成效取決于員工素質的高低程度，員工素質教育是內控有效執(zhí)行的重要因素。在管理中要建立定期換崗、輪崗制度，能相互制約、監(jiān)督，及時發(fā)現錯誤，又可以掌握新的知識，學到新業(yè)務，豐富經驗，提高綜合能力。企業(yè)應定期對員工進行專業(yè)培訓，宣傳企業(yè)文化及財務內控的重要性，加強員工的文化教育。

總之，建立健全貨幣資金內部控制制度已成為企業(yè)自身發(fā)展的需要，企業(yè)要在市場上立足，提高市場競爭力，就必須加強貨幣資金的內控制度，嚴格約束涉及內控的所有人員，做到人治與法治的相結合，真正從源頭和制度上保證經濟活動的有效進行和資產的安全完整，使貨幣資金得到良性循環(huán)，最大限度地提高資本運營效能。

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