淺析基層國土資源檔案管理

□文/曲 敏 高 華

一、國土資源檔案管理工作的意義

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，國土資源檔案信息量大、種類多，既有綜合類檔案，又有地籍管理檔案、建設用地檔案、土地利用規劃檔案、國土資源監察檔案、地礦檔案等九大類。

國土資源檔案是對國家土地具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是提高國土資源管理工作質量和效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。國土資源檔案管理工作對我國管好土地資產、保護土地資源起著重要的作用，是依法管理土地，制定國民經濟發展計劃，合理開發、利用土地，征收國有土地使用稅、解決土地糾紛、確定土地使用權、所有權的法律憑證和依據。發揮國土資源檔案信息自身的優勢，挖掘其內在的潛力，及時為社會經濟發展服務，是市場經濟對檔案管理工作的要求，也是檔案管理的真正價值。

二、基層國土資源檔案管理工作中存在的問題

（一）基礎設施不完善，無法滿足檔案管理工作實際需要。基層國土單位由于經費不足，重視不夠，普遍存在檔案室設施簡陋，設備陳舊現象，部分單位甚至未能修建專門的檔案室庫房，辦公室和檔案室混在一起，“九防”措施不能落實，以至于在高溫梅雨季節無法降溫除濕，造成已歸檔材料發生霉變，給檔案管理留下隱患。由于缺乏必要的現代化網絡管理設備，大部分基層國土單位還未實行計算機管理室藏檔案，給查找利用帶來很多的不便。

（二）檔案收錄不完整，管理不規范，容易造成重要國土資源檔案流失。國土資源工作是業務性較強的工作，工作人員在其工作過程中往往只重視業務水平與質量，而忽視每年基層國土單位的工作計劃、總結、簽訂的目標責任狀、所務會記錄、工作人員的工作小結等這些能反映基層國土單位自身工作特色資料。另外，有些基層國土單位檔案長期積壓，隨意堆放，很多已整理的檔案也存在分類、組卷、編目、排列不規范，不利于以后查找利用，甚至容易造成重要國土資源檔案流失。

（三）國土資源檔案利用效率不高。基層國土單位由于機構弱化、科學手段滯后、硬件設施陳舊等原因，仍繼續沿用低效率的傳統手工管理模式，檔案利用效率低下。基層國土單位還沒有意識到國土資源檔案的重要價值，缺乏主動為市場提供服務的意識，也降低了國土資源檔案的利用效率，造成資源浪費。

（四）檔案管理人員素質有待提高。基層國土檔案管理工作長期以來被忽視，導致管理人員從思想上對檔案工作重要性認識不夠，缺乏責任心。部分管理人員缺少檔案管理的專業知識，對土地業務檔案缺少深入細致的分析，從而影響了國土所檔案資料的收集、整理和利用。總之，基層檔案管理人員在文化素質、知識結構和工作能力上，與當前檔案管理信息化、現代化的要求仍然有一定的差距。

三、基層國土資源檔案管理工作建議

基層國土檔案管理工作在切實保護國土資源的前提下，應針對存在的問題，創新思路，深化改革，適應并服務于當地經濟社會發展的需要。

（一）加大資金投入，完善基礎設施是實現國土資源檔案管理規范化、現代化的基礎。隨著社會經濟的發展，越來越多的國有土地在發生變化，基本農田保護、土地開發整理、用地報批、征地實施等各項具體工作形成的土地檔案數量不斷增多，對國土資源檔案管理的基礎設施提出了更高的要求。因此，國土資源管理部門應加大資金投入，建設一流庫房、借閱場所，使辦公、閱覽、庫房分開，嚴格落實“三鐵”、“九防”。

（二）檔案收錄完整、規范是實現國土資源檔案管理規范化、現代化的重點。在搞好硬件建設的基礎上，檔案的形成要規范化、檔案的整理要系統化，印發實行統一的歸檔內容和標準，嚴格按照裝訂、分類、在分類的基礎上排列歸檔文件、加蓋歸檔章、依據檔案分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄、逐件編目裝盒表等規定程序完整收錄檔案。

（三）加快國土資源檔案數字化建設是實現國土資源檔案管理規范化、現代化的有效途徑。隨著社會經濟發展，加快國土資源檔案管理的信息化、數字化成為大勢所趨。基層國土單位應該加強數字化建設，舍得投資，充分利用計算機、網絡的功能，開發或引進先進的檔案管理軟件，建立電子影像檔案數據庫，加快國土資源檔案信息系統建設，健全管理網絡，并及時配置、不斷更新現代化檔案管理所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設備，提高科學管理水平，提升查詢服務水平，從源頭上最大限度地控制檔案原件出庫的次數，降低檔案原件丟失的幾率。

（四）提高管理者素質，完善管理制度是實現國土資源檔案管理規范化、現代化的前提。檔案管理人員要端正對檔案管理崗位的認識，樹立高度的責任感，加強現代化檔案業務知識的學習，努力適應社會經濟信息化、現代化發展的要求。基層國土單位應嚴格落實檔案管理制度，對檔案人員實行崗位責任制，明確其職責范圍，并建立業務考核制度，獎罰分明，調動檔案管理人員的工作積極性。

面對基層國土資源檔案管理工作的需要，我們要從思想上高度重視，充分認識國土資源檔案管理的重要性；采取穩妥有力的措施，提高檔案管理人員素質，實現管理現代化，提高檔案利用效率。只有這樣，基層國土資源檔案事業才能適應社會經濟發展的需要，才能促進其開發與利用不斷優化。

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