淺析高校檔案開發利用與服務領域的拓展

楊 萍

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

淺析高校檔案開發利用與服務領域的拓展

楊 萍

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

隨著信息化時代的發展，高校檔案開發利用和服務領域的拓展成為一個重要的課題，我們必須轉變觀念，健全制度，規范管理，加強對高校檔案開發利用的認識；加速檔案信息化進程、提高檔案開發利用科技水平；興辦服務實體，發展檔案產業，加強橫向聯合，實現信息資源共享，拓展檔案開發服務領域。

高校檔案；開發利用；服務領域

高校檔案工作是學校事業發展的重要組成部分，是學校履行人才培養、科學研究、社會服務和開展各項活動的真實記錄，尤其在高等教育競爭越來越激烈的情況下，檔案工作“以史鑒今，資教育人”的作用日益凸顯。適應教育改革發展的新形勢，檔案工作不僅要做好征集、整理、鑒定、保管等方面的工作，更要注重開發、研究、利用，增強創新服務意識。從過去那種傳統的、封閉的、靜態的管理方式，轉變為現代的、開放的、動態的服務管理模式，最大限度的發揮檔案資源的作用。

一、切實加強對高校檔案開發利用的認識

1.轉變觀念、與時俱進。長期以來，由于受傳統觀念的影響，人們對檔案資料的認識，不同程度存在著重存、重保、輕用的意識。從而制約了檔案工作的現代化進程和創新服務功能的有效發揮。隨著形勢的發展，增強檔案開發利用、不斷強化創新服務，已經成為檔案管理者急待解決的重要課題。要有創新行為，首先要有創新意識，要從思想上轉變觀念，特別在信息化時代的今天，檔案工作也要與時俱進，確立檔案現代化的管理意識，本著“以人為本、服務至上”的觀念，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路，增強檔案創新服務功能，把檔案開發利用作為重要的信息資源管理好、利用好。

2.健全制度、規范管理。建立健全檔案管理的各項規章制度，是規范檔案管理和搞好開發利用的有力措施和可靠保證。因此，檔案工作人員要認真學習貫徹好各項檔案法規，依法治檔、依法護檔、依法用檔。通過建立健全系統有序的管理體制，做到歸檔有范圍、立卷有標準，借閱有規定、保密有條例、開發利用有目標。從組織和管理制度上，確保檔案工作制度化、規范化，有利于檔案信息的開發利用。

3.強化業務、提高素質。檔案管理水平高低，創新服務質量優劣，開發利用效果如何，直接取決于檔案工作人員的素質。為此，在加強檔案工作人員政治思想教育和職業道德教育，牢固樹立為教學服務、無私奉獻、敬業精神的同時，還必須不斷強化檔案工作人員的業務素質。一方面要經常組織檔案工作人員參加業務培訓，不斷提高和更新專業知識；另一方面要建立檔案工作網絡，適用現代化管理和先進技術的需求，提高管理利用水平，使檔案工作跟上學校辦公化步伐。

二、加速檔案信息化進程，提高檔案開發利用水平

1.建立檔案館網頁，開展網上利用。當前，許多高校都有自己的網站，利用互聯網開展網上服務。檔案部門也要以網站為基礎，加快檔案信息資源數據建設，尤其是電子文件數據庫建設，在網站上實現電子文件的適時管理與利用。實現檔案信息資源數字化，檔案信息服務利用網絡化。例如，在學籍檔案管理中實施信息資源利用，可以將新生錄取卡、學生注冊表、學生成績冊、畢業生證書編號、學位證書及檔案傳遞情況等一系列資料，建立學籍檔案數據庫，構成現代化服務平臺，既提高檔案管理水平，也方便師生檢索和查詢資料。

2.建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）要與學校的信息管理部門密切配合，建立電子文件（檔案）數據管理中心，集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務。實現電子文件歸檔，無論利用何種途徑，不能由檔案部門自行從網站上下載，以確保電子文件形成期間對其數據的真實性、準確性。

3.電子文件的自動上傳收集。目前，在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統的紙質文件資料收集有很大差異的是，許多電子文件的形成，通過下載和上傳就完成了。因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到。然而，電子文件歸檔涉及的問題和受制約因素較多，僅靠檔案部門很難完成。應采取文件形成部門、檔案管理、計算機與信息中心協作配合，集成一體，發揮各自的作用，才能形成較好的電子文檔。

4.開展在線服務。傳統的檔案利用方式，是到檔案館（室）利用檔案資料或展覽閱讀。當今，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡，及時、準確、簡捷的獲得多種信息。過去那種被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門必須順應新形勢的要求，轉變工作職能，提供現代化的檔案利用服務。例如，可以在網頁上通過匯編相應的專題，提供數據庫查詢，電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案部門之間，在網上進行快速交流和各種查詢服務。

三、拓展檔案開發服務領域

1.興辦服務實體，發展檔案產業。從信息資源開發的現狀看，檔案工作人員已經不單純是檔案的保管員，還應該是檔案信息財富的擁有者和提供者，檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，而且還是檔案信息的聚集中心、交流中心?？萍贾R時代，檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、儲存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

2.加強橫向聯合，實現信息資源共享。在科技進步的新形勢下，各方面的知識和信息總量在急劇增加，面對浩瀚繁雜的信息資料，任何一個文獻部門都不可能將所有信息資料進行全部收集、整理、加工、保存。因此，必須打破檔案、圖書、情報、教學、科研等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢，聯合開發利用，實現資源共享。

3.注重“反饋”，深層次開發檔案信息。信息資源反饋，在檔案開發利用中起著重要作用，通過反饋開發利用信息資源所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。例如，在教學工作和教育改革方面的信息資源。在反饋過程中，不斷總結推廣，從而不斷完善教育改革的成果，促進教學和改革的深入。其它各項工作也是一樣，在不斷進行信息資源的反饋中，相互學習，取長補短，在實踐中自我評判、自我調節、自我檢驗，從而促進高校檔案事業發展。

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責任編輯：王玲玲

G270.7

A

1671-4288(2011)01-0135-01

2010－10－24

楊 萍（1972—），女，山東濟南人，濰坊學院歷史文化與旅游學院助理館員。