建設(shè)工程合同管理芻議

王保健 于成林

0 引言

建設(shè)工程合同管理，是工程建設(shè)管理部門為工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施需要與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位依法簽訂的合同是在訂立、履行、變更、解除、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱，它通過規(guī)定合同簽訂主體各自的責(zé)、權(quán)關(guān)系，確定工程項(xiàng)目的價(jià)格、工期和質(zhì)量等目標(biāo)，貫穿于工程項(xiàng)目管理的全過程，是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一。

1 建設(shè)工程合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題

鑒于合同管理在工程項(xiàng)目管理的重要意義，當(dāng)前工程建設(shè)管理部門對(duì)合同管理引起了高度重視，但在合同管理體系及措施方法上仍存在漏洞。

1.1 推行合同范本，但具體的合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)

建設(shè)部和國家工商行政管理局推薦的建設(shè)工程施工合同示范文本，是根據(jù)FIDIC條款，結(jié)合我國建筑業(yè)改革開放以來的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)編寫出來的，具有全面、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)，有很強(qiáng)的操作性。目前我國建設(shè)工程合同使用的基本都是這個(gè)范本，但在使用時(shí)合同具體內(nèi)容上卻不夠嚴(yán)謹(jǐn)。1)合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。就是關(guān)鍵文字的表達(dá)不準(zhǔn)確，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思，而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字。2)合同條款不全面、不完整。合同條款常見漏掉的往往是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話，只講正面的，不講反面的，一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。

1.2 重視合同的簽訂、忽視簽訂后的交底、熟知及熟練運(yùn)用

多數(shù)部門非常重視合同的簽訂，但合同簽訂后，對(duì)合同分析和合同交底不夠重視，甚至忽視。結(jié)果是合同簽訂后放在檔案室或資料盒子里，其他人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對(duì)合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，造成合同簽訂與履行的脫節(jié)。

1.3 缺乏合同管理專業(yè)人員，履行合同管理能力較弱

目前，施工現(xiàn)場(chǎng)普遍缺乏合同管理專業(yè)人員。工程管理干部專業(yè)單一，綜合知識(shí)面較窄，業(yè)務(wù)水平參差不齊，有效履行合同管理過于依賴監(jiān)理部門。

2 加強(qiáng)合同管理需關(guān)注的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

2.1 建立合同管理制度，加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制

合同管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的工作流程來理順程序關(guān)系，加強(qiáng)對(duì)工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制。成功的合同管理，是把合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權(quán)利義務(wù)。只有責(zé)權(quán)清晰，分工明確，合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)。1)在施工前進(jìn)行合同分析，建立合同交底制度。盡量使用國家建設(shè)部規(guī)定的合同范本，根據(jù)建設(shè)單位具體情況、工程特點(diǎn)合理擬定合同條款，使條款具有預(yù)見性和完備性。將擬定合同文本范本納入招標(biāo)文件中，通過招標(biāo)答疑進(jìn)一步明確，避免中標(biāo)后雙方因合同條款存在異議導(dǎo)致流標(biāo)現(xiàn)象。施工前再進(jìn)行合同交底，明確責(zé)權(quán)利，控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)。2)在合同履約階段，規(guī)范施工項(xiàng)目合同管理制度。在日常性工作中，檢查合同以及有關(guān)法規(guī)的執(zhí)行情況，分析統(tǒng)計(jì)糾紛次數(shù)、違約情況、索賠情況等，并做好有關(guān)合同履行中的調(diào)解、訴訟、仲裁等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。在合同變更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過分包商體現(xiàn)出來，對(duì)工程變更的責(zé)任分析、工程變更起因及工程變更問題的處理是確定索賠與反索賠重要的、直接的依據(jù)。對(duì)合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)，合同變更指令應(yīng)立即在工程實(shí)施中貫徹并體現(xiàn)出來。3)工程竣工后對(duì)合同進(jìn)行整理存檔，使合同文件管理正規(guī)化。設(shè)專人整理合同、附件、工程洽商資料、補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等文件，并報(bào)送工程計(jì)劃主管部門和質(zhì)量監(jiān)督站備案。4)建立合同審計(jì)機(jī)制，減少工程財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。突出事前審計(jì)，合同簽訂前報(bào)送審計(jì)部門審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理不按規(guī)定簽訂合同的行為。工程竣工結(jié)算中，審計(jì)部門監(jiān)督合同執(zhí)行情況，處罰合同執(zhí)行中違反法律法規(guī)的行為，維護(hù)各方的合法利益。

2.2 建立健全合同交底制度，增強(qiáng)索賠意識(shí)

1)由合同管理人員向工地項(xiàng)目管理部門相關(guān)人員、造價(jià)、審計(jì)等職能部門進(jìn)行合同交底，明確陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理，并解答各職能部門提出的問題，形成書面交底記錄。2)由各職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，并解答所屬人員提出的問題。3)各部門將交底情況反饋給項(xiàng)目部合同管理人員，由其對(duì)合同執(zhí)行計(jì)劃、合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險(xiǎn)防范措施進(jìn)行進(jìn)一步修改完善，并形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動(dòng)。

2.3 培養(yǎng)合同管理人才，建立合同管理機(jī)構(gòu)

合同管理是一項(xiàng)政策、法律、專業(yè)性強(qiáng)的工作，合同管理人才不僅要有過硬的業(yè)務(wù)水平和管理能力，還需具有較強(qiáng)的政策、法律水平。要樹立人才資源是第一資源的觀念，大力培養(yǎng)合同管理人才。1)通過院校設(shè)立合同管理學(xué)習(xí)班組織合訓(xùn)，以及由上級(jí)工程主管部門組織下屬單位分訓(xùn)的兩種方式進(jìn)行合同管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并進(jìn)行考核，確保達(dá)到培訓(xùn)效果;2)借鑒工程招投標(biāo)專家?guī)炷Ｊ?，?shí)行合同管理人才認(rèn)證制度，建立各級(jí)合同管理人才庫。對(duì)于大中型和重點(diǎn)工程項(xiàng)目，實(shí)施合同管理人才準(zhǔn)入制度。

大中型工程和重點(diǎn)工程項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)從專家?guī)熘谐檎{(diào)合同管理人才，成立合同管理小組，業(yè)務(wù)隸屬各級(jí)工程計(jì)劃主管部門，總體負(fù)責(zé)工程合同管理，實(shí)施對(duì)合同管理的指導(dǎo)、分析和控制。小型工程可從合同管理人才庫中抽調(diào)人選，和項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)，配合負(fù)責(zé)項(xiàng)目的合同管理工作。嚴(yán)格管控合同的前期準(zhǔn)備、中期執(zhí)行、后期總結(jié)和評(píng)價(jià)的全過程，確保合同管理效能最大化。

此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部管理人員進(jìn)行合同文件條款、合同管理及索賠的宣傳、培訓(xùn)和教育。其次還要研究FIDIC合同條件、國際工程承包商的合同管理方法與程序及國際工程合同與索賠案例，使施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員充分認(rèn)識(shí)合同管理的重要性，增強(qiáng)合同管理意識(shí)，熟知合同，熟練運(yùn)用合同管理現(xiàn)場(chǎng)施工。

3 結(jié)語

工程建設(shè)合同管理是一個(gè)涵蓋建設(shè)全部內(nèi)容的系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)過程，加強(qiáng)合同管理是爭取工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。因此，工程項(xiàng)目管理的方方面面都應(yīng)圍繞切實(shí)抓好合同管理而開展。在管理中要講求方式、方法和技巧，督促參建各方自覺履行合同約定的條款，降低工程風(fēng)險(xiǎn)，確保工程建設(shè)按計(jì)劃順利進(jìn)行。

[1]費(fèi)勤海.強(qiáng)化施工企業(yè)合同管理 力求效益最大化[J].山西建筑，2011，37(1):248-249.