深溪溝工程物資采購合同管理探討

王小培，馬建功

(1.國電大渡河深溪溝水電有限公司，四川漢源 625304;2.國電四川發電有限公司，四川成都 610041)

1 工程概況

深溪溝水電站為大渡河干流規劃的第十八級電站，是一個經國家正式核準開工建設的大型水電工程項目。深溪溝水電站為混凝土閘壩，在右岸布置了兩條導流洞，與泄洪沖沙洞按全結合布置考慮，前期作為導流洞，后期對出口改建后作為永久泄洪洞。經計算，整個工程將耗用鋼筋9萬t，水泥51萬t，粉煤灰11萬t。深溪溝工程施工項目繁多，工期長短不一，涉及面廣，招標時間與項目開工時間參差不齊，且主要物資材料需要量巨大，貨源點較少，運距也較遠。因此，為確保深溪溝工程建設所需主要物資的質量和數量滿足工程建設需要，控制物資采購成本，公司對鋼筋、水泥、粉煤灰等通過發包人組織采購的形式進行采購，并采用一年一次公開招標的方式選擇供應商。

2 物資采購合同招標

2.1 招標方式的選擇

物資采購是建設工程施工中的重要工作之一。采購貨物質量的好壞和價格的高低對項目的投資效益影響極大。作為使用國家投資或貸款建設的水利水電工程，必須按照招投標法的規定進行招標。《招標投標法》規定，在中華人民共和國境內進行與工程建設有關的重要設備、材料等的采購，必須進行招標。招標分為公開招標、邀請招標。為了將這方面工作做好，應根據采購的標的物的具體特點，正確選擇材料的招投標方式，進而正確選擇好材料供應商。根據相關規定，對下列情形之一的，經批準可以進行邀請招標:(1)項目技術復雜或有特殊要求，只有少數幾家潛在投標人可供選擇的;(2)受自然地域環境限制的;(3)涉及國家安全、國家機密或者搶險救災，適宜招標但不宜公開招標的;(4)法律、法規規定不宜公開招標的。深溪溝水電站主要用材為水泥、鋼筋、粉煤灰、柴油、炸藥等均不在上列情形之中，因此采用公開招標。

2.2 編制招標文件

招標文件是采購單位向投標人提供的、為進行投標工作所必需的文件。招標人應當根據招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件要盡可能詳細地介紹整個采購過程中的有關條件、要求和標準，其中包括完整的采購程序、具體的技術標準和交易條件。

2.3 發布采購信息

招標文件編制完成并經單位討論同意后，就應著手發布采購信息，這是采購工作中的一個重要步驟。通過發布信息，可以讓盡可能多的潛在供應商了解采購項目的概況，并積極參與該項目采購，促進供應商之間的競爭，從而達到降低采購成本、提高采購質量的目的。

2.4 評標、定標及合同簽署

根據不同類別的物資分別設立評標委員會，分為商務組和技術組。評標委員會按照已確定的評標原則及方法，對各投標廠商投標文件的商務和技術方面進行綜合評價，對照招標文件的要求，審查投標人的生產資質、財務狀況等;檢查投標文件的完整性、響應性，復核投標報價;分析投標人生產能力水平及交貨時間的保證性;分析材料的技術性能指標的符合性、滿足性;分析服務措施的可靠性;分析投標報價的合理性、完整性;分析投標人的供貨經驗與業績、商業信譽、履約能力及風險評審;檢查材料生產、質量檢驗標準和質量控制措施;分析投標材料的質量檢測報告和質量性能指標、技術資料的完整性等。通過評審，選擇資格合格、響應招標文件、交貨日期有保證、生產工藝及產品質量保證有措施、產品技術性能指標滿足要求，資源配置有保證、履約能力良好、投標報價合理的投標人作為推薦中標候選人。提出評審意見，形成正式評標報告后報公司審批。評標報告批準后向中標商發出中標通知書，然后根據招標文件和投標書的內容及相關規定進行合同洽談、簽訂合同。為了保障物資供應，提高供貨商之間的競爭意識和質量意識，每種材料至少應選擇3家供應商，其中一家為主供。

3 材料合同履行過程中的管理

合同一經雙方簽署，即產生法律效力，從此便開始進入合同的履行階段。合同的履行是整個采購過程中決定性的階段，合同履行情況的好與壞決定著整項采購的成敗。因此，在供應商履行合同的過程中，必須對合同進行管理，隨時關注合同履行的進展情況，對合同進行監督。在出現某些新情況時，應及時進行協調處理。

3.1 建立健全合同管理制度

建立和健全一套行之有效的材料合同管理制度是材料采購工作順利開展的基礎。為加強物資管理，優化物資管理流程，切實將物資管理工作做到有章可循、有據可依、有人負責，深溪溝公司制定了《深溪溝水電站工程業主供材管理實施細則(試行)》、《關于規范試驗檢測工作的通知》和《供應商考核管理辦法》等，管理制度健全，內容全面，涵蓋了甲供材料的計劃管理、供應管理、驗收管理、結算支付管理及核銷管理，明確了各單位各部門的職責，使深溪溝公司物資管理工作健全、規范。

3.2 供應商管理

供應商對工程投資有著很大的影響，所以要不斷地對所采購的材料進行市場調查，了解其發展趨勢和當前的供需狀況及價格水平，并根據所調查出來的情況對材料進行降價談判。重視材料供應中存在的質量問題、供應滯后問題。發現問題后，應在最短的時間內與供應商進行溝通、協商，強化之間的管理方法和相互協作關系，避免和減少以后的材料供應問題。

建立供應商應急狀況的保障能力評價體系，可以更好、更有效的管理供應商。應結合具體合同條款、外部環境變化、預警等級、計劃執行情況，針對具體項目對各供應商的應急能力進行評價。對于應急保障能力優秀的廠家，在計劃分配、合同續簽、招標評比等給予優惠和獎勵。對于應急保障能力不足的供應商予以考核，必要時給予黃牌警告。

3.3 組織實施采購

在合同簽訂后，應嚴格按照合同規定的相關條款進行采購、驗收、結算等相關工作。根據施工進度要求和施工單位上報的材料計劃，編制每月物資采購計劃，并及時將采購計劃分配給各合同供應商。在質量滿足工程施工要求的情況下，選擇價格低的供應商，在其因某種原因供應不足時，才考慮價格相對較高的供應商，這樣實施既能降低采購成本，又能保證物資供應。

物資到貨經驗收合格后方可辦理入庫手續。為了做好物資采購供應管理工作，可以考慮聘請一家物資服務公司負責催貨、接貨、驗收、發貨等工作。

3.4 材料結算管理

合同價格按實際的供應量與合同及相關文件確定的單價進行結算，深溪溝公司采用按月結算方式。在辦理結算時，物資管理部門根據合同和相關文件確定單價，整理到貨清單、材質證書、發票等資料，交由財務部門直接付款。具體程序如下:經辦人填寫結算付款審批表→部門負責人審核簽字→交財務部門審核簽字→公司副總經理審核簽字→公司總經理審核簽字→財務部門付款，使財務部門可以對采購資金實行全過程監督，可以清楚的了解資金的使用方向和效益。財務部門在付款時應嚴格按合同的規定比例使用承兌匯票，以降低財務費用。

3.5 材料質量管理

對物資質量的控制重在檢查和落實各廠商在投標文件中所承諾的質量保證體系和質量控制措施。對于未落實的督促其改進和落實，并協商進一步提高產品質量的手段和措施，以保證材料質量符合合同規定的標準，并保留一切有關的原始記錄，直至工程驗收。嚴格執行質量第一的原則，對不符合合同文件規定質量標準的堅決予以退貨。

為確保深溪溝水電站在建工程質量受控，根據各標段合同文件技術部分及國家、行業有關規范要求，結合資料歸檔管理情況，深溪溝公司對材料質量進行三重把關，要求施工單位根據施工合同規定批次對材料進行檢測，監理單位按施工單位工作量的10%～15%進行檢驗，深溪溝公司抽檢按監理抽檢工作量的20%進行。一經檢測出不合格材料，立即對備樣重新檢測，若仍不合格，則立即停止使用該批材料，并進行退貨處理。

4 爭議處理

合同發生糾紛時，應首先采用協商、調節的方式予以解決。協商或調解能夠達成一致時，應根據合同簽訂程序簽訂書面協議。協商或調解不能達成協議時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。合同發生糾紛時，承辦人應及時收集相關證據，例如有關傳真、信函、照片、視頻等;有關票據、票證;質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等;其他有關材料。

5 做好合同的事后分析和總結

一般情況下，物資采購合同數量多，合同有效期不同，各合同執行完后應對其進行認真分析和總結，找出合同文件編寫上的不足和執行過程中的困難，在新簽訂的物資合同中進行改進和完善，以使物資合同管理水平逐步向前邁進。

6 結語

在水利水電工程中，物資供應是項目能否順利實施、項目質量能否得到保證的重要因素。采購合同管理的好壞直接影響一個工程的質量、進度和投資。水利水電建設單位面對當前的實際情況，只有不斷提高采購合同的事前管理、事中控制和事后分析總結，提高合同管理人員的素質，才是提高合同管理水平，降低采購成本，取得最大效益的有效途徑。