規范工程簽證管理，做好變更索賠的基礎工作

王慧華

(中國葛洲壩集團第五工程有限公司，湖北宜昌443000)

1 概述

變更索賠是合同賦予承包人的權利。承包人在建設工程項目合同履行過程中，必須緊緊抓住合同賦予的權利，結合現場實際情況，開展變更索賠工作，維護自身的經濟權益。開展變更索賠工作的基礎是變更索賠的現場簽證，承包人必須做好變更索賠簽證的基礎工作，為變更索賠的順利開展打下基礎。

2 規范簽證管理的必要性和緊迫性

2.1 變更索賠工作本身的必然要求

承包人依據合同向發包人主張變更索賠的權利。行使該項權利的前提是有合同依據，基礎是現場資料完整、全面，費用計算依據充分且合理，其中基礎資料需要有監理工程師、發包人簽字確認。根據工程合同適用我國《民法通則》“誰主張，誰據證”的基本原則，工程合同的變更索賠處理也是如此。在合同變更管理實踐中，經常是有概念性的變更索賠機會而缺乏具體的簽證資料，尤其是重大或復雜的變更索賠項目，因缺乏具體簽證資料的支持，承包人不得以提出籠統費用補償的主張，最終很難得到監理、發包人的確認，致使承包人的工程費用支出得不到合理補償，經濟利益受到損害。因此，承包人為維護自身合理合法的經濟利益，必須重視合同現場簽證管理。

2.2 項目管理實際情況的需要

目前，由于基本建設市場規模空前且承包人自身施工資源的有限性，承包人的項目管理模式越來越偏重于管理與勞務相結合，部分項目的施工通過與勞務單位簽訂勞務合同方式，實施分包管理。勞務協作單位由于合同管理人員相對薄弱，管理經驗不足，普遍存在基礎簽證差，變更索賠能力弱;而分包單位一旦因為變更索賠工作開展滯后，發生的合理變更索賠項目不能得到及時處理而導致其經濟狀況惡化，必然會影響到工程項目的順利實施，而合同最終的履約責任風險將由承包人承擔。目前普遍存在分包人未能完全履行約定責任，一方面，導致承包人加大費用支出彌補項目成本的不足，造成局部虧損或整體虧損;另一方面，導致項目不能完全履約，造成承包人履約能力不足的影響，最終制約后續市場的開發。因此，督促、指導作業單位規范簽證管理就越來越顯得緊迫和必須。

3 簽證管理必須實現技術與經濟的密切結合

3.1 牢固樹立變更索賠意識，重視技術與經濟的結合

參與合同項目履行的所有管理人員必須牢固樹立變更索賠意識，特別是工程技術人員、現場施工管理人員、合同商務人員更應該時時刻刻念好“變更索賠的經”，不僅是念在嘴上，而且要落實在日常的項目管理實際業務中，自覺地把日常工作與變更索賠聯系起來。特別是技術人員，在編制提交給監理工程師、發包人的技術方案、技術措施時，要注意合同(招標文件、投標文件)規定的條件與實際編制時的邊界條件變化，尤其對因非承包人自身原因導致的邊界條件變化，在發現這種情況后，要及時與合同商務人員溝通，在滿足技術要求的前提下，兼顧后期合同商務問題的處理，在提交的技術方案或施工措施中對變化的情況進行比較詳細的說明，對變化后增加的技術手段、施工措施、施工資源進行全面的申報，必要時需附上工程量計算書和布置圖，提交給監理工程師、發包人審批，為后期變更索賠的簽證和商務問題處理打下基礎和鋪墊。

合同商務人員也要及時跟蹤方案審批和實施情況，發現變更索賠的潛在機會，及時提出變更索賠，及時收集資料，為成功進行變更索賠打下基礎，避免在施工實際中經常出現的到工程明顯虧損或成本矛盾十分突出時才意識到變更索賠的情況出現，而這時往往已錯過基礎資料收集的有利時機，使變更索賠處理十分被動，很難得到合理的、應得的補償。

3.2 加強與工程技術人員的溝通，實現技術與經濟無縫銜接

合同商務人員要注意加強與工程技術人員的溝通，實現技術與經濟無縫銜接。這一點說起來容易，做到很難，但為了實現高效的合同管理，必須向這一方向努力。合同商務人員在項目開始之初，就將合同商務方面應注意的邊界條件及有關事項整理成表格資料，發送工程技術人員供其學習參考，技術人員將項目的技術邊界條件整理后提供給合同商務人員學習參考，開展互相交流交底討論，在日常管理中加強信息交流和溝通，采用文函傳閱方式，做到工程技術資料的共享。尤其是遇到項目實施中實際條件或情況與合同規定情況不一致或不吻合時，更要集中討論研究，看是否存在變更索賠機會，提醒有關人員及時簽證。絕不能互不溝通，信息中斷，事后補簽資料，一方面監理工程師一般不予補簽，另一方面補簽費盡周折，其可信度將受到質疑。

4 建立簽證管理制度，規范簽證管理

4.1 完善資料信息的收集管理，為變更索賠提供基礎支持

實現變更索賠的成功辦理并獲得合理的經濟補償是以承包人提供的基礎證據資料及時、準確、完備為前提的。通行的合同條款規定:對承包人錯過索賠時效和提供證據資料不完備的，發包人只負責補償有資料支持的部分，對于沒有資料支持的費用則由承包人自行承擔，而對提供的資料要求也極為嚴格，承包商稍有失誤，就可能失去索賠機會或承擔部分損失，所以，任何承包人都必須加強基礎資料、信息的收集管理，從中及時發現變更索賠機會或線索，有目的、有針對性的收集資料，使資料收集做到有的放矢，為變更索賠提供基礎支持。

承包人內部的施工基本資料管理應規范系統，包括工程結算表、工程量簽證表、質量驗收表、生產進度記錄、人材機配置記錄、設備運行維護記錄、人力資源進出場情況、各類物資材料的采購記錄等。這類資料要規范填寫具體內容、范圍、明細程度、準確度、表格式樣，可以結合施工需要制定統一的表格，按照企業管理規定定期收集存檔備查。這類資料一方面可以提供發現變更索賠事件的機會，另一方面亦為日后可能發生的變更索賠處理提供基礎證據。

尤其是對于有針對性的變更索賠現場簽證資料，更要規范管理，這是支持變更索賠的直接證據資料。合同條款一般都規定變更索賠的現場資料必須由監理工程師簽認，而且監理工程師簽認的資料必須完備、準確，且在規定時間內簽署有效。所以，承包人必須注重現場簽證資料的收集管理，結合工程項目的實際，對可能出現變更索賠事件的事件起因、責任、迄止時間、地點、處理的措施及過程、投入人材機等資源的消耗數量及標稱規格等進行簽證。這些簽證既要反映現場實際情況，又必須符合合同規定，滿足監理工程師、發包人的要求。因此，承包人必須高度重視具體事件的簽證管理。

4.2 建立完善的現場簽證管理制度，為現場簽證工作提供制度保證

(1)結合合同項目的工程特點，制訂切合實際、行之有效的變更索賠相關制度，如《變更索賠管理辦法》、《變更索賠簽證管理細則》、《變更索賠簽證獎懲辦法》等。通過制度，明確項目部職能部門、作業單位的簽證職責、簽證工作流程、簽證的格式及內容要求，用制度規范和指導現場簽證工作，使各項工作有章可循，有規可依，更好的開展變更索賠工作。結合引起變更索賠事件的因素，分類制訂現場簽證的具體要求，規范簽證表格式樣、簽證注意事項、內容范圍、時間要求(簽證表格格式及認證人要求滿足監理、發包人簽字管理權限規定)。

對簽證管理制度的落實進行檢查評比，以達到反饋整改和提高的目的，同時對簽證做的好的單位和個人要加大獎勵力度;對因簽證工作失誤造成變更索賠處理效果不佳的單位和個人要給予經濟處罰。

(2)建立合同變更領導小組及工作組制度，項目部領導、管理職能部門、作業單位負責人要從觀念上重視和支持變更索賠簽證工作，明確日常工作組協調機制，以合同管理部門為主，由相關工程技術、現場作業管理人員共同組成簽證管理工作組，明確責任人和工作人員，共同協調做好簽證工作。合同商務人員要精研合同內容和項目過程中發送的各種設計文件、監理和業主會議紀要資料，比較現場實際情況變化，發現非承包人自身原因的工作內容增加或費用增加的情況，及時提醒和指導作業隊伍及時簽證或向監理提出簽證申請，重要事項可以采取工作聯系單制度。

(3)建立簽證建檔匯總制度，對發現的變更索賠事項建立利用計算機技術建立的處理跟蹤臺帳，記錄事件發生的原因、事實、持續時間、資源投入、簽證完成情況、費用申報、責任人等。定期組織簽證工作協調會，督促檢查簽證工作的完成情況、梳理遇到的困難和問題，既使監理工程師因為其他原因不肯進行簽證單簽字，也要通過正式發文途徑將有關資料報送給監理工程師，以便事后備查或備忘。

(4)對于涉及金額大、影響持續時間長的重大變更索賠項目，應實行事前專題會商制度。由合同管理部門牽頭，組織相關部門(施工調度部、技術部、機電部等)及具體施工單位，結合事件特點和合同管理的要求，提前策劃變更索賠的簽證工作，少走彎路，使簽證工作更好地服務于后期變更索賠的處理，這樣做既能維護承包人的合法權益，又能滿足監理、業主規范管理的需要。

5 對簽證管理工作的體會

5.1 強化簽證是變更索賠工作基礎的觀念

要樹立不是單純為簽證而簽證的觀念。簽證是實現成功變更索賠目標的基礎，是為規范合同管理服務，滿足監理、發包人合同管理要求而實施的，不能一味強調簽證而給監理、發包人造成反感或厭煩的負面影響，要從具體工作技巧上、心理上展開工作，使監理、發包人能夠理解和接受。對于因為溝通理解上的分歧而暫時不能接受的簽證，承包人可以采用隱含于技術方案或措施的方式體現，畢竟會留下具體申報的基礎證據，不能因為某些時候的拒絕就放棄簽證。在合同實際執行過程中，很多變更索賠問題起初各方都因為認識的問題很難達成一致意見，但往往在合同執行后期、認識達成一致時，反而缺少基礎資料支撐，使雙方都陷入兩難境地。所以，簽證要結合變更索賠工作的實際情況統籌開展，不能故此失彼。

5.2 簽證工作要重視與監理、發包人交流溝通

工程現場的簽證管理是規范變更索賠管理服務，既要維護承包人自身的權益，又要滿足監理、發包人規范合同管理的要求，因此也要符合監理、發包人現場規范管理的需要。往往不同的項目業主有不同的管理風格和習慣做法，所以要提前了解監理、業主的基本意見和思路。對發生的潛在變更索賠事件做初步評估，視情況及時向監理、發包人通報。對于重大變更索賠事件，承包人在進行內部簽證策劃的同時，應適時與監理、發包人進行溝通，取得其理解，這一點對后期變更索賠處理具有重要意義，應盡可能選擇恰當的時機邀請監理、發包人的合同管理人員到現場了解和體會實際情況，將會明顯增加他們對項目的認可度，同時也為后期商務問題的順利奠定基礎。

5.3 注重簽證申報資料的嚴謹性、邏輯性

簽證資料作為合同變更索賠處理的基礎資料，要與變更索賠報告共同提交并存檔，接受監理、發包人的審核，并且將接受后期項目的內外部審計，因此，必須注意其簽證資料的相互關聯、引證，做到真實、可靠、邏輯性強，符合現場實際情況。不能因為個別的疏忽和差錯而導致監理、發包人對整個簽證資料的否定或懷疑，最終受損失的是承包人自己。要樹立簽證工作是為承包人自身服務，也是為監理、發包人服務的觀念。

6 結語

合同變更索賠管理沒有最好，只有更好，工程現場簽證管理同樣如此。只有依據合同，規范自身管理，實事求是做好簽證，才能實現合同變更索賠的公平合理解決，實現項目雙方共嬴的目標。既規范履行合同義務，又維護承包人自身的合法權益。