暢快溝通提升管理效率

□付玉章

暢快溝通提升管理效率

□付玉章

有研究表明，我國企業(yè)管理中70%的錯誤是由于溝通不善造成的。在信息技術高速發(fā)展的今天，隨著企業(yè)改革發(fā)展、組織結構調整的進一步深化，暢通高效的溝通渠道，良好的溝通氛圍，對增強企業(yè)執(zhí)行力、提高工作效率，充分調動員工工作積極性尤為重要。

加強溝通戰(zhàn)略管理

從企業(yè)管理中計劃、組織、領導、控制四大職能來看，每一項職能的發(fā)揮都離不開溝通。從管理的實質側重于處理人際關系來看，同樣需要良好的人際溝通。從企業(yè)的組織系統(tǒng)來看，溝通是企業(yè)的生命線，傳遞著企業(yè)的發(fā)展方向、期望、過程、產(chǎn)物和態(tài)度。因此，企業(yè)應明確管理溝通的戰(zhàn)略目標，即以不斷提高溝通效率為抓手，以改善溝通環(huán)境、創(chuàng)造良好的溝通氛圍為重點，進而形成一個既體現(xiàn)現(xiàn)代信息技術要求，又反映現(xiàn)代企業(yè)管理人文情懷的溝通模式，以實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略目標。

完善溝通渠道

當今社會呈現(xiàn)多樣性和開放性的特點，企業(yè)應順應要求，建立一個開放的溝通機制，形成開放、和諧的管理溝通文化。通過溝通文化建設，樹立全員溝通理念，創(chuàng)造人人能溝通、時時能溝通、事事能溝通的良好氛圍。在倡導管理溝通文化時關鍵要注重組織溝通氛圍的改善，鼓勵工作中員工之間的相互交流、協(xié)作，提供上下互動機會，強化組織成員的團隊協(xié)作意識，促進相互理解，改善人際關系，促進和諧企業(yè)建設。

管理溝通渠道應該使管理溝通有更快的速度、更大的信息容量、更寬的覆蓋面和更高的準確性和成功率。企業(yè)可以在保持傳統(tǒng)溝通渠道的基礎上，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡技術，建立內部網(wǎng)絡，進行溝通載體的創(chuàng)新。公司內部的人員既可以選擇在局域網(wǎng)的BBS上發(fā)布信息、討論專業(yè)問題，也可以向上司發(fā)送電子郵件以征詢意見，更可以通過企業(yè)QQ、MSN等聊天途徑與同事進行隨時隨地的交流等等。

增強管理者的溝通意識

一個溝通戰(zhàn)略的形成和實施，離不開管理者先進的溝通理念。這是由管理者在企業(yè)管理溝通中的地位和作用決定的。一般來說，企業(yè)管理者可分為三個層次：高層管理者、中層管理者、基層管理者。不同層次管理者在溝通中的地位及其相互關系如圖所示：

從圖中可以看到，無論是高層管理者，還是中層或基層管理者，在企業(yè)整個管理溝通過程中都扮演著非常重要的角色。沒有高層管理者高瞻遠矚的戰(zhàn)略眼光和與時俱進的溝通戰(zhàn)略理念，就不可能形成具有競爭優(yōu)勢和個性特色的溝通戰(zhàn)略。沒有中層、基層管理者及時、準確、迅速地上傳下達，來自于上層的信息和指示就不能被快速而有效地傳遞，而來自下層和基層員工的信息也不能快速而有效地上傳，企業(yè)領導者精心確定的溝通戰(zhàn)略目標也將付之東流。

正確的決策是成功的一半，另一半就要看如何去執(zhí)行和實施決策。無論哪一半，都與管理者直接相關，管理溝通貫穿于執(zhí)行的全過程。因此，對管理者加強溝通培訓，提高管理者的溝通水平，樹立管理者正確的溝通理念，養(yǎng)成管理者良好的溝通習慣，是提高企業(yè)管理溝通水平，實現(xiàn)管理溝通戰(zhàn)略目標的一項重要舉措。

加強溝通的機制建設

溝通效率的提高，離不開溝通機制的建設。良好的溝通機制應該是：信息以最快的速度、最少的費用從信息發(fā)送者傳到信息接收者，并得到及時反饋。

建立齊抓共管的組織領導機制。建立以黨組織為領導，專職思想政治工作者為骨干，行政管理者為基礎和群團組織共同參與的管理溝通新體系，形成黨政工團齊抓共管，多管齊下的立體式組織管理體系。機制設置要與企業(yè)中心任務融為一體，緊密銜接，調動各方面積極性。同時，加強溝通隊伍建設，通過人才招聘、競爭上崗等機制，建立一支高素質、懂技術、懂業(yè)務、會管理的管理溝通工作隊伍。多做理順員工思想情緒的工作，以理服人、以情感人，抓住情、理、法幾個關鍵點，研究員工的生理和心理特點，講究思想工作的藝術性，保證管理溝通有底氣、講正氣、人順氣，促進企業(yè)健康、快速、和諧發(fā)展。

建立規(guī)范有序的管理機制。管理溝通本身要制度化、規(guī)范化，各個時期的管理溝通要做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要建立內容豐富的思想教育機制和科學有效的工作責任機制、激勵機制、創(chuàng)新機制等。建立正常的工作程序和必要的工作檔案，管理人員要對每個時期出現(xiàn)的具體問題、員工群體的情況等分類記錄，做到心中有數(shù)，加強溝通管理。

健全溝通的反饋機制。這種反饋要求是雙向的，下級經(jīng)常給上級提供信息，同時接受上級的查詢；上級也要經(jīng)常向下級提供信息，同時對下級提供的信息進行反饋，以形成一種信息環(huán)流。在一般溝通中，反饋也許是可有可無的，但在管理溝通中，反饋不可或缺。因為通過反饋，一方面可以提高針對性，減少信息提供部門的盲目性。另一方面可以加強信息發(fā)送者和接收者之間的心理溝通，讓員工意識到管理層樂于傾聽他們的意見，他們所做的一切都在被關注，從而增強管理者和員工之間的相互理解、尊重和感情交流。

提高溝通技能

要學會傾聽。傾聽會使溝通變得全面和深入。積極的傾聽不僅要用耳，而且要用心。有效的傾聽既幫助接收者理解字面意思，也理解對方的情感。同時，有效傾聽的管理者還發(fā)出了一個“關心員工”的重要信號。

要明晰表達。溝通者在表達自己的意見時，要抓住中心思想，措詞要準確、明晰，使對方能有效接收所傳遞的信息。同時要注意非語言信息，如溝通者的面部表情、語音語調、目光手勢等肢體語言。

要注意“角色位移”。溝通者要多從對方的角度思考和分析，肯定對方的長處，善于聆聽各方面的看法和意見，充分發(fā)揮溝通在管理中的激勵作用。