淺議信息網絡環境下電力營銷信息系統內部控制

馬立芝

（安新供電有限責任公司，保定 071600）

淺議信息網絡環境下電力營銷信息系統內部控制

馬立芝

（安新供電有限責任公司，保定 071600）

0 引言

隨著供電企業各項生產營銷系統的建立與使用,各類信息系統的內部控制是否健全、風險是否得到有效控制已成為大家關注的重要課題。

近年來供電企業營銷管理上線運行的重要信息系統有計量管理系統、抄表系統、電費回收系統、95598呼叫系統等。這些信息系統的建立與運用能解決人工難以及時處理大量信息數據、難以及時進行復雜運算分析的難題,利用信息系統可以將人工處理的程序、模型預先設計好,幫助企業高效率地管理營運過程,幫助企業及時獲取并提煉重要的信息。但這些系統是否安全、是否符合內控要求,信息數據是否完整準確,卻是企業一直忽視的問題。因此,加強網絡環境下電力營銷內部控制是非常必要的,通過內部控制可以獲悉系統的安全風險,堵塞系統漏洞,切實發揮信息系統在企業發展決策方面的支撐作用。

1 電力營銷信息系統及內部控制概述

電力營銷信息系統是企業整體內部控制的有機組成部分,是企業經營成果的體現。營銷系統是現代企業重要職能部門,其職能是反映企業一定時點業務狀況和一定時期經營成果的體現,并保證企業各項營銷業務信息準確、及時。營銷系統提供的營銷數據信息是企業高層管理人員把握企業經營風險的主要途徑,沒有營銷系統提供的信息,企業經營風險控制將無從下手。因此,營銷信息系統是企業整體內部控制必不可缺的組成部分。

2 網絡環境下營銷信息系統內部控制的改變

2.1 歷史核算監督控制轉化為適時內部營銷控制

電力營銷活動將電能產品作為生活必需品提供給全社會,解決電能的生產與消費之間存在的各種矛盾。企業也把對電量電費的核算做為焦點,進行監督控制。新形勢下,電力營銷信息系統內部控制應當關注觀念革新,即要把企業的核算過程監控作為切入點,建立和完善核算制度,以企業最終經營成果作為內部控制的依據。新的營銷信息系統內部控制觀念中最關鍵的是要規避傳統經濟模式下企業核算制度的缺陷,真正建立客觀真實地反映企業在新經濟模式下的核算指標體系。在傳統經濟模式下多為單純的抄收數據,而對影響核算指標的業擴、計量等相關數據反映的很不充分;但在新經濟模式下,影響電力企業經營績效的不只是抄核收,還要嚴格控制計量信息的準確率和業務流程的及時傳遞。

2.2 營銷信息流作為重要的營銷信息系統內部控制內容

營銷信息為企業內部控制機制提供了直接的輸入變量,它的每一個環節都是一個控制的過程。傳統的內部營銷內容針對不同職能建立了獨立的子系統,有業擴報裝控制、計量管理控制、核算控制。面對新經濟環境,作為重要信息集成系統的營銷信息系統有著獨一無二的重要地位,為了適應信息社會特有的管理組織模式,營銷內部控制應打破各職能部門的界限,以營銷信息為核心來設計整合模式,融合各子系統的信息孤島,最后形成以營銷信息控制系統為核心的企業級內部控制系統。

2.3 網絡環境下對營銷信息系統的內部控制架構

1)營銷內部控制方式有所改變。

工業經濟時代,營銷內部控制方式是高層控制低層,一層控制一層。而在新經濟時代,由于網絡可以及時傳遞各種信息,而許多知識和重要信息主要分散在企業的基層。因此,企業內部由最基層建立起的營銷控制小組,將是實行自我控制最佳的控制方式。

2)營銷內部控制的范圍有所擴展。

傳統工業經濟時代的營銷內部控制側重于內部管理。隨著電子信息技術的發展,營銷業務可以和客戶或其他行業進行資源共享。過去的過界現象逐漸消失,營銷內部控制的范圍不再局限于內部,完全可以通過互聯網進入其它合作伙伴的信息系統,實現內部控制的宏觀化和一體化。

3)營銷內部控制程序由順序化向并行化發展。

在新經濟時代,由于網絡和普遍采用的視窗工作方式,這樣內部控制可以由順序化向并行化發展。通過這種方式可以使營銷業擴、計量、核算、抄表、收費人員并肩工作,共同控制營銷各節點。

4)營銷內部控制關系由命令與控制向集中與協調轉變。

在工業經濟時代,企業內部等級非常明顯,工作先按過程分解,然后通過命令和控制再將其進行連接,指令往往來自企業上層。在新經濟時代,企業通過網絡可以很方便地使內部人員之間及與外部人員之間平等,動態地進行協作和溝通。企業中每一個人都是網絡中的知識貢獻者,都可以成為企業控制網絡上的決策點或節點,都可以盡可能地做出自己最大的貢獻。

3 網絡環境下營銷信息系統內部控制的重建

3.1 重新調整內部控制中的內在關系

網絡技術突破了信息傳遞和信息處理的瓶頸,管理的幅度增大,層次減少,金字塔型的組織結構逐漸趨于扁平,隱藏在這一表征后面的實質是從根本上對組織的人員和職能之間的關系的重新界定。網絡使得內、外部人員平等地進行動態協調和溝通,企業中的每一個人都可以成為網絡上控制的一個決策點或節點,內部控制由命令與控制向集中與協調轉變。它需要營銷信息系統能為網絡結點上的企業信息使用人員平等提供他們所需的營銷信息,通過建立“層次順序”流暢的“意見溝通”管理,有效的“協調”與“合作”體系,提供良好的規劃、執行、控制和監督活動的框架,使企業員工能及時掌握企業的營運狀況,實時進行業務過程控制和經營決策工作。

3.2 建立健全的營銷組織結構

按照公司要求對營銷組織機構進行適當的調整,以適應網絡環境的要求,營銷管理分為客戶檔案管理、業擴報裝管理、計量管理、電量電費管理、抄表管理等。組織結構的設置必須適合企業的實際規模,符合企業總體經營目標,并且按精簡、合理的原則對組織機構的設置,并進行成本效益分析。

3.3 建立新型的風險控制體系

為了規避風險,企業的生產經營活動需要相應的內部控制制度創新作保證。因此借助于網絡信息技術,利用信息資源,及時的將業擴、計量、核算各節點信息進行收集和整理,通過計算機的多模型模擬,進行篩選、匯總、分析。及時調控經營風險,完善運營決策,是一個越來越被重視的領域。建立營銷信息的內部控制,不能不考慮其賴以生存的環境及企業內外部各種風險因素。在信息高速發展的網絡時代,信息的傳遞、處理和反饋的速度都大大加快了,由此導致企業會常常同時改變業務和信息過程。在這個改變過程中,不能再盲目地采用傳統的控制政策和程序,而必須重新評價它,以適應新業務發展的需要。

3.4 營銷信息系統的開發與建設

為了規范縣供電企業營銷管理信息系統的業務和流程,實現系統建設的規范性、實用性、先進性等基本功能,按照省市電力公司企業營銷管理信息系統的開發、建設要求,安新供電公司于2008年12月開始籌備搭建營銷系統一體化平臺。實現了營銷管理信息系統從業擴報裝、電能計量、客戶檔案到電費核算的完整的流程化的閉環管理,對于電費核算也實現了抄核收完全分離。

1)程序設計必須健全數據核對環節

營銷信息系統能提高企業管理效率,提升企業服務水平,提高企業競爭應變能力,但這一切是建立在信息系統能提供完整、真實、準確數據基礎上的。如果數據經過信息系統的一系列加工處理,其中發生了部分溢出、丟失或變異,那么信息系統會輸出錯誤的數據,經營管理者依靠錯誤的數據肯定不會得出正確的結論。因此信息系統的數據完整準確是首先要保證的。如何保證數據準確呢,一般情況下采用在重要數據輸入前和處理輸出后進行總量比對、結構比對、邏輯驗證等方法驗證數據是否完整準確。

2)系統建設必須考慮數據安全存放

一般情況下數據是否安全主要考慮兩個方面,一是數據庫是否安全,能否防止非法訪問,如果發生有非法訪問,或是發生惡意修改、篡改數據情況的,系統是否會留下記錄,能否及時告警。另外一方面是數據存放介質是否可靠,有無備份,重要數據是否異地存放,防止自然災害對數據安全的危害。

3)系統開發要考慮涉密策略

信息系統必須建立用戶身份的驗證機制,對信息系統的訪問必須使用用戶名和密碼,而且每個用戶帳號被授予唯一的用戶。同時要制定嚴謹的密碼政策,并根據密碼政策在系統固化相應的設置,以避免用戶使用安全級別低的密碼。公司密碼政策具體包括:用戶密碼長度不得低于8位,密碼編碼規則采用數字+字母(或其它符號)的方式,并定期更換,防止口令被盜;系統與其他的接口程序之間均采用中間表訪問方式,重新建立帳號按需分配權限,超級管理員帳號由公司統一人員專門保管。

4 系統運維要嚴格遵守內控規定

4.1 用戶賬號變更嚴格履行審批手續

對營銷信息系統的用戶創建和授權必須通過信息系統主管部門負責人審批后,方可由系統管理員在系統中創建用戶帳號,以避免未經授權帳號及權限的創建或修改。在員工工作調動或離職等工作職能發生變化時,由人力資源部或用戶所在部門及時正式書面通知系統維護部門,由系統管理員更新或刪除其相應的訪問權限。

4.2 重要操作要嚴格執行復核、審批制度

對營銷信息系統的重要操作如涉及數據增加、修改、變更等要堅持復核、審批制度,即一人操作、一人復核再加上主管審批,防止誤操作。在大家都熟悉的核算系統中電量電費必須要經過復核才能入帳,這也是遵循內控規定的重要體現。以業擴報裝管理系統為列,業擴報裝必須設置專人審批流程,專人負責審批過程。客服受理人員接受客戶申請后,將信息錄入操作系統并提交,經勘查、設計、施工、驗收、審核歸檔等各環節需要層層把關,逐級審批,最后轉入用電抄核收工作流程。

4.3 系統操作要有完善的記錄

一般信息系統本身會具有記錄的功能,將維護人員的維護操作全部記錄下來,生成專門的維護日志,供主管定期審閱。但對于在程序開發時未提供完善的記錄功能的個別信息系統,在操作過程中就必須要求系統操作人員作好手工記錄,記錄的內容包括操作員姓名、操作指令、依據、時間、結果等信息。

[1]河北省縣級供電企業營銷管理信息系統功能規范.

[2]安新縣供電公司農電管理系統概要設計報告.

[3]保定供電公司農電工作部關于安新供電公司應用的生產營銷管理系統的調研分析報告.

[4]胡方. 網絡環境下的內部控制[J]. 經濟管理, 2002.

Brief discussion on Internal control of electric power marketing information system under information network environment

MA Li-zhi

如何保證營銷信息系統處理流程規范，系統數據安全完整準確，內控制度落到實處，本文從電力營銷內部控制及信息網絡環境下營銷信息系統的開發建設、運行維護等幾個方面論述了加強網絡環境下電力營銷內控制度建設防范安全風險是非常必要的。

信息網絡環境；信息系統；電力營銷內部控制

馬立芝(1972－),女,河北安新人,助理工程師,研究方向為電力營銷系統規劃設計與研究。

TP315

A

1009-0134(2011)1(上)-0193-03

10.3969/j.issn.1009-0134.2011.1(上).61

2010-11-19