高級秘書的十八般技藝

　　永遠優雅，永遠溫柔，永遠……看似從容淡定、積極忙碌的秘書，實際上是有種種“秘技”在身的。
　　
　　盡快泡好茶悄聲奉上！
　　為來訪客人上茶最起碼的要求，就是無論如何都不能打擾到會談。不要出聲，不要讓客人注意到有人來上茶。再者，由于會面時間長短因人而異，所以要盡快上茶。來訪客人人數較多時，要用大個兒茶壺或是多個茶壺，一下子沏好。
　　迅速找出主客
　　來訪客人不一定總是一位。多位客人來訪時，必須先找出哪一位人物是當日的主客，以便請到上座。走在最前面的人不一定是主客，而從電梯里最先走出來的，往往是主客。若這樣還不能分辨出來，就要通過感受周圍的氣氛找出來。
　　說話要穩重、不要高聲，對方能聽到即可
　　原本需要高聲講話的場合，也要注意使用低聲調。這樣做的理由是，低沉的聲音聽起來更顯穩重。然而過于穩重，會讓人覺得“言”過其實。
　　選擇高跟鞋，因為穿高跟鞋走起路來比較好看
　　鞋子最起碼要有7cm的鞋跟。這樣不僅腿看起來好看，走路的姿勢也會好看一些。經常聽人說，穿高跟鞋活動不太靈便，然而反過來，或許正是因為意識到自己穿著高跟鞋，行為舉止才自然而然就鎮定自若。
　　早上一上班，首先整理主管辦公室
　　上班后，首先要檢查所負責的主管的辦公室。檢查空調有沒有開，垃圾有沒有倒，有沒有可疑的事情發生等等，整理好主管的工作環境。如果注意到什么事，一定要匯報。
　　每天早上要到相關主頁查看人事信息
　　查看報紙的訃告欄，經常作為秘書的一項重要工作被列舉出來。事實上，喜慶之事也同樣不能漏看，尤其是人事晉升。盡管調動信息可能會刊登在報紙上，然而對于公司來說，人事調整期不盡相同，因而每天都要到主要客戶及有合作關系企業的主頁，查看人事信息。
　　不能說“沒有時間”，時間可以籌措出來
　　有時候必須要在已經安排好的預約中插進一個預約，這種情況下要檢查一下可以中途取消的預約。實際上有些場合，中途取消也沒問題。說“實在是太忙了，不得不拒絕您”之前，千方百計籌措時間，才是優秀的秘書。
　　“拒絕方式”考驗秘書的實力
　　偶爾會有必須推掉的日程。這種情況下，拒絕方式也是一門技術。比如說主管到國外出差尚未回國，或是目前正處于業務繁忙期希望錯開時間等，能如此發揮絕妙的調節能力，不給對方留下壞印象也是很關鍵的。
　　是自己在動員主管工作，懷著如此的氣概挑戰職責
　　當然是有主管的指示，才能展開工作。然而懷著“被動工作”的感覺，是做不好工作的。如果總是處于被動立場，無論如何努力，都容易被巨量的工作牽著鼻子走。所以要轉換認識，認識到自己的立場是全力支持主管的工作，不能有任何差錯。這樣想的話，很多事情都能自己做出判斷，自己行動。
　　 常存謙虛二字
　　秘書的工作，往往很容易被看做狗仗人勢。心中要常存“謙虛”二字，要重視來自周圍人士的“客觀意見”。
　　詢問聚餐地點時，要主動提出建議
　　從提議聚餐到決定聚餐地點，都是秘書的重要工作。詢問聚餐客人的要求時，要先提出建議，問出對方忌諱的東西。
　　聚餐地，不僅要味美，還要方便上下車
　　聚餐最重要的當然是口味。其次，氣氛啊、座位的位置、客人的社會階層等也需要核查。為此，事先親自跑一趟是很有必要的。聚餐時容易忽略的一點是上下車的問題。是否有場地供司機停車等待，從店里出來后是否能立即上車等，要檢查上下車是否方便。
　　主管有倦容時要大膽指出來
　　主管的健康檢查，事實上也是秘書的重要工作。不過沒必要把這當成一件難做的事。每天都注意一下主管的臉色，就能發現變化。如果主管現出倦容，要敢于指出來。
　　檢查主管的儀表，看是否有“主管的樣子”
　　人對領帶和西服的口味不同，這些當然由主管自己斟酌決定。但是像后頸發際的頭發長過襯衣領等自身不太容易注意到的事，就要指出來。
　　 要堅忍不拔
　　優秀主管的共同點，就是堅忍不拔。而同樣的，堅忍不拔對于秘書來說也是重要的關鍵詞。為了工作時能始終精力集中，平時也必須要好好鍛煉身體。
　　[編譯自日本雅虎網站]