論推進企業(yè)OA信息化建設(shè)的經(jīng)濟效益

巫娜燕

（云南建工第六建筑工程有限公司，云南 昆明 650000）

1 概述

無論是企業(yè)還是政府機關(guān),都會有大量的文案需要處理,復(fù)雜的工作流程需要安排,科學(xué)技術(shù)的進步使辦公方式發(fā)生了巨大的變化，各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備日益普及，這不僅節(jié)省了人們的辦公勞動，而且大大提高了辦公效率和質(zhì)量，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復(fù)性、例行性的辦公事務(wù)中解救出來，從而有更多的時間和精力去思考和解決復(fù)雜的棘手的問題，最終達到促進發(fā)展，提高經(jīng)濟效益的目的。

2 辦公自動化系統(tǒng)的特點

2.1 面向服務(wù)(SOA)架構(gòu)

強大的用戶自定義功能，政府用戶可根據(jù)本單位內(nèi)部的實際需求，構(gòu)建各種業(yè)務(wù)功能和業(yè)務(wù)流程，以適應(yīng)OA應(yīng)用的不斷發(fā)展和變化。

2.2 各個部門的收發(fā)文管理

辦公自動化改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式。通常各部門的業(yè)務(wù)，主要是進行大量文件處理。而利用計算機文字處理技術(shù)產(chǎn)生各種文檔，存儲各種文檔，或采用其它先進設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機、掃描儀等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，既節(jié)省了人力和辦公用品支出，又可以節(jié)約大量時間。所以，辦公自動化是實現(xiàn)無紙化辦公、自動化辦公的重要環(huán)節(jié)。

2.3 信息高度共享

可實現(xiàn)各種部門文件、軟件和文件檔案自動化管理和快速查詢。統(tǒng)一建立各種部門常用文件、軟件和檔案的電子文檔資料共享，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享，可以提高文件和檔案的管理水平，達到文件檔案管理與資料檢索查詢的現(xiàn)代化。

2.4 信息的迅速傳達

電子公告為政府用戶建立了一個電子公告欄，用戶可以發(fā)布通知、通告和各種消息，并提供方便瀏覽公告牌的手段，使用戶可以在最短時間內(nèi)得到信息。

2.5 會議管理

會議管理對政府機關(guān)內(nèi)部的會議實現(xiàn)電腦化管理，主要包括會議安排、會議紀(jì)要、會議室的管理。會議安排管理主要是進行會議時間安排和地點安排、登記會議議程、參會人員、議題、主持人等。會議安排資料可以通過網(wǎng)絡(luò)送達相關(guān)人員。

2.6 實現(xiàn)異地辦公

當(dāng)工作人員不在我單位時，可以通過Internet網(wǎng)絡(luò)登陸到辦公自動化系統(tǒng)上處理相應(yīng)事務(wù)或知曉單位近期開展的工作。

以上列舉了我單位辦公自動化的幾個最主要的功能。此外，辦公自動化還有很多其他的輔助功能，如資料管理、車輛管理、日程安排、督辦管理、值班記錄、電子期刊、內(nèi)部短消息、公共通訊錄等，在此不一一贅述。

3 運行前期信息化建設(shè)情況

結(jié)合機關(guān)各部門信息化實際運作情況，OA單位管理員在近期根據(jù)各個部門在OA協(xié)同辦公操作上所遇到的一些問題，進行了關(guān)于OA操作流程的具體技術(shù)性指導(dǎo)，除進一步讓員工熟悉協(xié)同事項、在線消息、通知公告的發(fā)送、接收等技術(shù)流程外，還進一步就如何參與單位 OA平面建設(shè)為員工提供建設(shè)性的意見，逐步培養(yǎng)公司員工對OA協(xié)同辦公的興趣和認(rèn)同。

公司辦公室OA單位管理員會不定期的把總公司的最新信息及時通過OA、QQ的形式發(fā)布，每天也會在OA、QQ上發(fā)布各種信息鼓勵員工交流有關(guān)使用OA的心得，以期讓大家積極投入OA的日?；\作，及時發(fā)現(xiàn)具體運作工程中所遇到的技術(shù)層面的問題，并不斷解決和完善，更好地落實總公司大力推進OA信息化建設(shè)的工作要求。

4 OA應(yīng)用效果實例

以實施案例分模塊來詳細(xì)闡述一下使用辦公自動化系統(tǒng)前后的工作情況：

4.1 發(fā)文管理 （使用辦公自動化系統(tǒng)前）

文件擬稿后要文秘送給部門領(lǐng)導(dǎo)去審核，然后要送給某部門領(lǐng)導(dǎo)去會簽，如果領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室就要重新送，這個過程可能會重復(fù)很多遍；如果領(lǐng)導(dǎo)出差或是有事情，文件可能要滯后很長時間，而且也浪費了傳送者的很多時間。如果文件擬好后領(lǐng)導(dǎo)看完不合格要重新起草，這樣會浪費很多紙張。如果很多領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容進行修改，會導(dǎo)致文件的頁面非常混亂。文件辦結(jié)后分發(fā)時要印出很多份，極大的浪費了紙張。要查看以往的文件時，需要人為去借閱，還要說出文件題目或是編號等比較具體的信息，并且一份文件一次只能由一個人借閱。據(jù)實際情況最快發(fā)一個文件要一周左右。一般情況發(fā)一個文件要用到10份以上的紙張。文件不規(guī)范、不統(tǒng)一。

4.2 發(fā)文管理（使用辦公自動化系統(tǒng)后）

擬稿人直接在系統(tǒng)中擬稿，秘書只需要點一個按鈕，文件就會自動送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書隨時可以監(jiān)控文件的情況，如果領(lǐng)導(dǎo)出差或是長時間未處理，可以隨時把文件收回，送給其他領(lǐng)導(dǎo)簽署。處理一份文件最快的情況只需要幾分鐘。

領(lǐng)導(dǎo)看完文件覺得不合格可以直接回退，擬稿人可以修改之后重新流轉(zhuǎn)。

多個領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容修改也不會導(dǎo)致頁面的美觀度，需要查看留痕時，只需要點擊“查看留跡”按鈕即可用不同顏色顯示領(lǐng)導(dǎo)的修改痕跡。

文件分發(fā)也只需要選定分發(fā)的對象即可發(fā)送給相關(guān)人員查看，不需要打印很多份。要查閱文件可以到文件瀏覽里查看，所有的文件都會保存在文件庫里，還支持模糊查詢。發(fā)文件時間快，效率大大提高。發(fā)一個文件最多只需打印出一份文件存檔，甚至不用打印。文件得到了規(guī)范，文件的傳遞更加人性化、合理化。

4.3 會議管理

開會首先要打電話去預(yù)定會議室，并要聯(lián)系相關(guān)的人員整理會議室，申請一個會議需要很長時間，并且領(lǐng)導(dǎo)要隨時去詢問自己的會議情況，很不方便。

在使用OA系統(tǒng)后，單位的會議預(yù)定就快捷了很多，并且會議形成了周表，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看自己的會議安排情況。

4.4 信息發(fā)布

單位的信息情況基本是采用人通知人的方式或?qū)⑿畔⒋蛴〕鰜恚职l(fā)至各個部門，很不利于信息的共享且浪費資源。

信息可以分成不同的版塊，并設(shè)置不同權(quán)限的用戶查看不同級別的信息，使得信息的管理上更加規(guī)范，更加合理，也使信息的傳遞效率得到了大幅度的提高。

4.5 簽報管理

單位的簽報（請示、報告）很不規(guī)范，打了請示后沒有經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核或是部門級的會簽就直接送到辦公室，或是需要會簽的部門遲遲不予辦理，使文件滯后，給工作上帶來了很多不便。使用系統(tǒng)后，使得簽報的呈送得到了規(guī)范，并且簽報的流轉(zhuǎn)過程都可以監(jiān)控到。

5 OA協(xié)同辦公模塊目前運行現(xiàn)狀及今年后續(xù)工作計劃

單位為了更好更快的推進OA的運行，辦公室在去年下半年已經(jīng)相應(yīng)地對公司員工進行過四次內(nèi)部培訓(xùn)，OA單位管理員對協(xié)同信息、公文管理、表單應(yīng)用、知識管理、電子郵件、公共信息、個人事務(wù)等內(nèi)容操作程序都進行過具體的現(xiàn)場講解，但由于公司前期網(wǎng)絡(luò)一直不穩(wěn)定，影響了大家登錄OA的熱情，再加上一些管理上的疏忽，以至于很多日常性的OA信息傳送工作無法流暢的開展，無法成為公司信息交流的一種常規(guī)化運作。

為改善目前公司內(nèi)部OA運行的種種弊病，使OA信息化工作能良性化、日常化運作起來，真正地為公司發(fā)展建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)結(jié)合集團總公司不久前制定的《信息系統(tǒng)應(yīng)用考核辦法》，辦公室已結(jié)合公司現(xiàn)狀制定出公司內(nèi)部OA考核的量化細(xì)分標(biāo)準(zhǔn)。通過適當(dāng)?shù)募顧C制和獎懲措施來完善OA流程模塊的日常運用。

OA單位管理員根據(jù)各個部門在OA協(xié)同辦公操作上所遇到的一些具體運用問題，來進行相關(guān)技術(shù)性指導(dǎo)，除進一步讓員工熟悉協(xié)同事項、公文表單、在線消息、通知公告的發(fā)送、接收等技術(shù)流程外，還需進一步強化員工對OA的參與意識，逐步培養(yǎng)他們對OA協(xié)同辦公的興趣和認(rèn)同。

要進一步加大各部門和基層單位的OA建設(shè)力度，要進一步強化對部門OA信息員的培訓(xùn)力度，使他們在熟悉具體技術(shù)流程基礎(chǔ)上，能根據(jù)本部門OA運行所存在的問題提出具體建設(shè)性意見，并公司內(nèi)部各方面的交流合作、群策群力，把OA信息化建設(shè)提高到一個新的水平。

6 運行信息化建設(shè)的工作

隨著OA系統(tǒng)在我單位的推廣運行，使我們更加的體會到了該系統(tǒng)的強大功能，在OA上如何進行電子郵件收發(fā)管理、計劃管理、會議管理、公文表單的綜合查詢、博客管理等方面，我們將結(jié)合目前公司的運作現(xiàn)狀不斷作出相應(yīng)的調(diào)整。繼續(xù)強化公司每天的OA信息化維護，并對各位員工在使用過程中所發(fā)現(xiàn)的疑難事項及時在線解答或現(xiàn)場指導(dǎo)。我們將結(jié)合公司形象宣傳的實際要求和員工的具體信息需求，加大單位空間和個人空間版面的美化力度，以求更好地反映出公司積極進取、精益求精的精神風(fēng)貌。隨著安寧草鋪回遷房和首領(lǐng)公館項目的展開，如何將OA系統(tǒng)流暢地運行在新開發(fā)的項目上，使OA系統(tǒng)能積極有效地為項目的各項事務(wù)服務(wù)，成OA系統(tǒng)建設(shè)的一個新的課題。

7 總結(jié)

辦公自動化，首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請,單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?簽字,蓋章.這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進行.其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張.第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行.第四是提高企業(yè)競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

辦公自動化系統(tǒng)可顯著節(jié)約各單位的辦公經(jīng)費，同時提高了辦公效率和決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性及綜合管理水平。

[1]周應(yīng)萍.積極探索企業(yè)信息化建設(shè)的新路徑.西安財經(jīng)學(xué)院[J].商場現(xiàn)代化，2005.07.05.