信息時代電子檔案面臨的問題及應對措施

楊 靜

（山西大學商務學院，山西 太原 030031）

1 電子文件的定義及特征

1.1 電子文件的定義。新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

1.2 電子文件的特征

1.2.1 操作方便 。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

1.2.2 傳遞快捷、實現資源共享。一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

1.2.3 存儲空間小。無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。

1.2.4 具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形,聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

1.2.5 復制時不容易丟失信息

紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。

2 電子檔案在應用過程中面臨的問題

2.1 電子檔案的接收格式問題.我國住房和城鄉建設部發布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定"列入城建檔案館(室)接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。"這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

2.2 電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題

2.2.1 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種"原始狀態"，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.2.2 真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容"出錯"的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

2.2.3 完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清'

2.2.4 安全性問題。安全性由于計算機病毒已成為當今破壞計算機操作系統的頭號殺手，它會以各種方式和途徑攻擊計算機系統的應用軟件和數據庫以及硬件設備，從而造成電子文檔的破壞或系統的癱瘓。隨著國際互聯網和許多局域網的廣泛應用，的確給人類信息的傳播帶來了極大的便利，但同時也給計算機病毒的入侵與蔓延打開了大門，這些病毒在網絡環境下是很難被徹底清除的，且病毒的更新速度卻永遠領先于殺毒技術。

3 對策及建議

3.1 建立電子檔案統一接收數據格式

推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一為一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

3.2 采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。具體方法為：

3.2.1 采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。所謂"備份"是指為電子文件制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子文件放在一個安全的地方，一旦原文件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。為了防止存檔載體物理性能變化或設備故障而丟失信息，電子文件的備份系統可以從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份三個層次入手，這種多層次的綜合應用才能達到理想的備份目的，做到萬無一失。

3.2.2 消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否"完好如初"，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。

為了防止無權限者操作系統和信息資源，通常在用戶登錄或實施某項操作之前，系統將對其身份進行驗證，并根據事先的設置來決定是否許可。通常驗明用戶身份是采用口令來確認，安全的口令必須是位數長于六位、大小寫字母混用、非字母和非數字符號混合使用，這樣才能確保口令的安全而不被非法用戶輕易破解，并要定期更改口令以防密碼泄露。此外，為確保信息的安全，在電子文件傳輸過程中還可采用公共密鑰和私人密鑰相結合的加密方法，且這兩者必須配對使用方可防止非法用戶截獲機密文檔破解原文內容，以真正確保電子文件的完整和安全。

3.2.4.運用"防火墻"技術，防止非法訪問或病毒入侵。所謂"防火墻"是一種訪問控制技術，它是建立在專用網絡和公用網絡之間的一道保護墻。凡是符合事先設置的安全規定的信息允許通過，否則將拒之于墻外，以此用于實現訪問控制，即杜絕外來非法訪問和內部機要信息的非法輸出。因此"防火墻"是當今電子檔案網絡安全技術不可缺少的保護神。與此同時，防止計算機病毒入侵也是保護電子檔案不可忽視的重要內容。它包括預防和殺毒兩個方面。為了防止病毒入侵，要杜絕使用非法軟件及不隨意從網絡上下載軟件，同時還必須在計算機系統中安裝殺毒軟件，并且還要不斷升級更新殺毒軟件，以確保網絡與系統的安全，確保電子檔案的真實性和安全性。

3.2.5.建立健全規章制度，提高檔案管理人員的綜合素質。為了確保電子檔案的安全性，我們還必須建立一套完整的規章制度來加強管理，即建立崗位責任制和管理人員安全管理措施。我們不僅要對電子文件制作者的職責嚴格規范，還要對利用者的利用行為實施有效的監控，以此避免某些非法操作帶來不必要的損失。此外，還要對檔案工作人員加強管理和教育，提高檔案工作人員的政治素質、職業道德和業務水平，加強對密碼、口令、機房的安全管理及應用軟件、數據庫管理的維護工作，重視電子檔案的安全管理。

結語。總之，信息時代的到來涌現出了大量的電子檔案，給檔案工作提出來新的課題。這就要求檔案工作人員在實際工作中了解電子檔案的特性，采取相應措施做到揚長避短，發揮電子檔案的做大價值。

[1]陳衛民.高新科技在檔案管理中的應用[J].黃河科技大學學報.2005年02期 .

[2]陳劍.電子檔案的安全維護[J].現代情報.2005年09期.