縣級供電企業檔案管理初探

王云

(四川洪雅供電有限責任公司，四川 洪雅，620360)

前言。隨著社會的不斷發展,過去那種傳統的被動服務方式已遠遠不能滿足市場經濟對檔案的需求,檔案工作不僅要做好查閱利用服務,而且要做好主動服務。在新的形勢下,縣級供電企業檔案管理工作應跟隨改革發展的步伐,與時俱進,開拓創新,充分發揮其服務作用。

1.縣級供電企業檔案管理工作的現狀

1.1.檔案意識和法制觀念淡薄管理不規范

由于縣級供電企業一些領導、部門以及員工對《檔案法》不了解，思想觀念落后，檔案意識不夠，沒有認識到檔案工作的重要性，在管理上松懈、檔案隨意擱置，沒有按照國家的有關規定，實行"集中管理"的原則，各種門類載體的檔案分散保存在各職能部門，有的企業雖然實行集中管理，但只是把各種檔案集中到一個庫房，管理還是各職能部門，只是形式上的集中，而沒有真正做到意義上的集中統一管理。檔案管理不能隨著企業的發展而共同提高，檔案工作不能列入到企業發展規劃，使企業檔案工作明顯滯后于企業的整體發展。

1.2.檔案資料整理不規范

縣級供電企業由于種種原因，不能按照供電企業檔案分類表和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》對檔案進行一系列的分類、整理、排列、編目、組卷、裝訂等等。特別是建設項目檔案，工程竣工后，由于參建單位的人員責任心不強，檔案意識淡薄，不注意工程各階段檔案資料的收集與整理，等到工程項目達標投產考核期滿后，要進行投產達標檢查時，施工單位才不得不突擊收集、七拼八湊檔案資料，移交縣局，以應付檢查，這樣造成了文件資料的嚴重短缺不全,使文件材料失去了檔案最本質的屬性原始記錄性，既影響工程竣工檔案質量，也影響到日后的提供利用。而檔案人員缺乏工作主動性，不主動催交，移交多少就接收多少，缺少也就"木已成舟"，不能挽救，而接收的資料既不辦理移交接收手續，也不整理，將資料隨意堆放到一起，更談不上目錄和索引等等。

1.3.沒有實行檔案管理的現代化

在信息時代的今天，由于各種原因，檔案室管理工具落后，沒有實行現代化電腦軟件管理，有的單位即便安裝了檔案管理系統軟件，也由于技術、人員素質等問題沒有使用，只是一個擺設。檔案信息資源無法實現共享，不能適應現代化企業的發展需求。

2.加強縣級供電企業檔案管理工作的重要性和必要性

建設社會主義新農村是當前建設我國社會主義和諧社會的客觀要求。1998年始,國家對農村電網實施了"兩改一同價"工程,初步改善了農村用電狀況,但按照社會主義新農村的要求,就地區均衡性而言,當前農電在基礎建設和管理水平及方式上存在相當大的差距。服務于新農村建設,電力企業肩負著直接的責任。一方面要解決好用電公平消費問題;另一方面要重視農村供配電設備建設,即以建設好鄉鎮電網的骨干線路為重點,輻射改進山區、邊遠地區的陳舊老化電力線路,全面實行村民用電一戶一表制,實現城鄉電網一體化。在這種新形勢下重視和加強檔案工作顯得越來越重要。

2.1.加強縣級供電企業檔案管理是供電企業改革發展的需要

企業檔案是企業發展軌跡的真實、全面的紀錄,如企業發展中一些歷史性的軌跡,這些資料如果不注意保存,就會失去憑證作用,與之相關的事就會無法得到佐證。同時企業檔案又是企業管理的基礎,做好企業的檔案工作,對于規范企業科學化管理,維護企業的合法權益,促進企業健康發展具有重要作用。

2.2.加強縣級供電企業檔案工作是供電企業加強經營管理、提高企業經濟效益的需要

企業檔案工作是反映企業生產、經營、科研、管理活動和企業資產、產權、資信等的真實記錄,是企業適應復雜多變的市場環境、提高競爭力的信息保障,是維護企業經濟利益、合法權益的重要依據。

2.3.加強縣級供電企業檔案工作是供電企業加強精神文明建設的客觀需要

隨著縣級供電企業創一流和雙文明建設的開展,由此形成的材料自然是企業檔案的重要組成部份。在縣供電企業發展過程中取得了優秀成績,積累了成功經驗,這些材料作為企業的精神財富保存下來,作為教育和激勵職工尤其是青年職工的教材顯得尤為重要。

3.健全和規范縣級供電企業檔案工作

3.1 加強領導,建立健全規章制度

作為一個縣供電企業,公司領導對檔案工作的態度和認識決定著企業檔案工作的命運。公司管理層應高度重視公司檔案工作:首先是認識到位。企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容,是企業整體工作的有機組成部分,對企業實現科學化、規范化管理具有不可或缺的作用。規范的檔案工作有利于完善企業管理,提高企業工作效率,從而提高企業經濟效益。應從人力、物力、財力上大力支持檔案工作,使企業檔案工作做到"人員、措施、設施、設備"四到位,為開展檔案工作創造有利條件。其次是措施得力。檔案工作作為企業管理的一項重要工作應納入企業中長期規劃和年度計劃,并將其列入領導的議事日程。對檔案工作進行規范管理,成立以總經理任組長的檔案工作領導小組,建立綜合檔案室,制定檔案管理人員崗位責任制。選拔具有專業知識技能的專職檔案工作人員。同時在各部門和基層單位聘用兼職檔案員,形成涵蓋全公司的檔案管理體系。再次是完善制度。制定企業檔案管理的各項規章制度和有關人員崗位責任制,使檔案管理的各項程序有章可循。堅持檔案工作"三納入"和檔案人員"四參加"制度,檔案部門按時參加全局性重要會議,參加課題鑒定、設備開箱、工程驗收等活動,保證文件材料立卷、歸檔工作的準確、系統、完整。

3.2 加大宣傳力度,增強法制觀念

要做好企業檔案工作,不僅領導要有較高的檔案意識,企業全體員工都要增強檔案意識。應把檔案宣傳工作作為提高全員檔案意識的有效途徑。一是經常組織學習《檔案法》《、檔案法實施辦法》及檔案工作基本知識,不斷增強各級管理人員的檔案意識。二是不定期地在企業內部進行檔案業務培訓,普及檔案工作知識,提高員工的檔案工作意識。三是利用宣傳欄宣傳檔案工作,為其鼓呼、吶喊,使檔案工作深深地刻入每個企業員工的腦海里。四是充分利用網絡進行檔案宣傳。

3.3 加大培訓,不斷提高檔案人員素質

人是發展的關鍵檔案事業,選拔聘用熱愛檔案事業、工作責任心強、綜合業務水平高的檔案人員,是搞好縣級供電企業檔案工作的前提。一是加強檔案人員的崗位培訓,如參加檔案業務培訓班、研討班等;鼓勵檔案人員積極參加各種繼續教育和學歷教育;不斷提高檔案隊伍的政治素質和業務素質,培養"政治堅定、業務精通、勇于開拓、作風優良"的檔案干部。二是加強實踐鍛煉,不斷提高他們的業務能力和水平,努力成為本職工作的行家里手,成為懂檔案、會專業、精信息技術的復合型人才。三是組織檔案人員到先進單位參觀學習,開拓檔案人員的視野。

3.4 開拓創新,做好檔案服務工作

檔案工作的兩大任務:一個是管理;一個是利用,而利用則是檔案工作的根本目的。在做好檔案規范化管理的基礎上,積極開展利用服務工作,改善服務態度,完善服務措施,將服務的觸角延伸到生產經營管理的各方面、各環節,不斷提高服務水平,使檔案工作在企業生產、經營中發揮重要作用。一是完善檔案檢索體系,編制檔案總目錄、分類目錄、專題目錄等多種檢索目錄,并將其發放到有關部門,同時將檔案資料輸入計算機,為查找利用提供多種檢索途徑,提高檔案資料利用率。二是積極挖掘檔案信息資源,開展檔案編研工作。結合企業需要,進一步挖掘檔案信息資源,編寫一些能為企業管理層提供決策參考的編研資料,如《大事記》《企業規章制度匯編》《重要文件匯編》《企業土地房產統計匯編》等編研材料,并把編研資料發放到企業管理人員手中,方便他們利用,使檔案工作更好地服務于企業生產、經營活動。

3.5 實行目標管理,促進檔案管理工作上臺階。通過制定實施檔案目標進行科學管理。目標確定以后,檔案人員對照《檔案管理工作目標標準》,把檔案目標管理指標進行分解,找出存在的問題,制訂實施計劃,逐項實施。通過目標管理,提高現代化設備和管理手段,豐富庫藏,進一步提高案卷質量,進一步完善檢索工具體系,使檔案管理工作更加規范化和標準化。

[1]趙夢臨.淺議新時期企業檔案管理[J]北京：起重運輸機械.2010（10 月）.

[2]李莉.市場經濟條件下企業檔案管理的探討[M]北京:中國檔案出版社.2006.