文書檔案的科學化管理探討

隋敏

（格球山農場社區，黑龍江 五大連池 164154）

引言

檔案是社會發展的記載器，記錄著社會發展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。隨著科學技術的進步發展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學化管理，并針對當前發展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現代化呈現出的新發展趨向，具有較有價值的參考意義。

1 科學化管理的措施

1.1 文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現錯誤，或者出現文書檔案管理程序過于復雜出現，甚至出現難以修改已管理好的個別檔案的復雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。鑒于此，隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。

另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正的實施將對文書檔案的科學化管理帶來嶄新的發展空間，將使得文書檔案管理進行一個更加科學，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實施必須依賴于規范化的公文處理，即從文書處理工作開始實行規范化。通過對文書檔案實行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經過規范化的前處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而充分發揮文書檔案的真正效果。

1.2 基于計算機的文書檔案管理

隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，從紙質形式轉變為電子資源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理。基于計算機的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。再且，基于計算機的文書檔案處理，使紙質的文書檔案轉變成電子版的文獻信息，加上網絡技術應用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率，這些都是傳統管理方式所無法能及的。同時對文檔進行計算機化處理也是解決文檔分離，實現文檔一體化管理的根本辦法。

1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄.動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用.同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人.數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

1.2.2 電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如：數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際建設從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障。應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

2 提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業道德修養

文書檔案工作由于其工作特點以及環境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現錯誤，從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質量效果。因此，文書檔案工作的性質決定檔案工作者應要有高尚的職業道德修養，應耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。

2.2 擁有專業知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

3 結語

新穎的管理模式、先進的計算機技術等自然而然地成為文書檔案科學化管理的重點。正是基于這點，本文提出了文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等是實現文書檔案科學化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學化的管理模式，對文書檔案的管理工作具有較高的參考價值。

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[2]高磊.對文書檔案實行全面質量管理的探討[J].科技情報開發與經濟，2004，14(10):59-60.