淺析企業外包業務中的控制

　　摘 要：今天，全球競爭中的成功者已經學會把精力集中在經過仔細挑選的少數核心本領上，也就集中在那些使他們真正區別于競爭對手的技能與知識上。由此應運而生了外包業務。外包業務無疑為企業集中精力、資源與核心業務提供了很好的機會。但要使外包業務得到預期效果，必須加大外包業務內部控制，尤其是重大外包業務的整個過程的控制尤為重要。
　　關鍵詞：企業 外包業務 控制
　　中圖分類號:F270 文獻標識碼:A
　　文章編號:1004-4914（2011）07-260-01
　　
　　業務外包是近幾年發展起來的一種新的經營策略，其實質是企業重新定位，重新培植企業的種種資源，將資源集中于最能反映企業相對優勢的領域，塑造和發揮企業自己獨特的、難以被其他企業模仿或替代的核心業務，構筑自己的競爭優勢，獲得使企業持續發展的能力。
　　一、業務外包的含義
　　《企業內部控制應用指引第13號——業務外包》所稱的業務外包，是指企業利用專業化分工優勢，將日常經營中的部分業務委托給本企業以外的專業服務機構或經濟組織（以下簡稱承包方）完成的經營行為，通常包括研發、資信調查、可行性研究、委托加工、物業管理、客戶服務、IT服務等。隨著社會主義市場發展及國際產業分工呈細化趨勢，我國業務外包市場必將有較大發展。
　　二、業務外包中存在的主要風險
　　外包業務中主要存在的風險有：一是外包范圍和價格不合理、承包方選擇不當，可能導致企業遭受損失；二是業務外包監控不嚴、服務質量低劣，可能導致企業難以發揮業務外包的優勢；三是業務外包存在商業賄賂等違法行為，可能導致企業相關人員涉案。
　　三、業務外包中主要風險的控制措施
　　根據外包業務中的風險，不難看出外包業務控制措施主要有以下三點：
　　（一）外包業務選擇環節的控制
　　外包業務選擇環節包括選擇適當的業務外包和選擇適當的承包方。
　　1.企業應當選擇適當的業務實行外包。首先，企業外包業務必然是非核心業務。外包業務的終極目的是為了“將資源集中于最能反映企業相對優勢的領域，塑造和發揮企業自己獨特的、難以被其他企業模仿或替代的核心業務，構筑自己的競爭優勢，獲得使企業持續發展的能力。”因此，企業選擇外包業務時，首先應該清楚什么業務是企業具有核心競爭力的業務，可以外包出去的必然是非核心業務，絕不能將自己的核心業務外包出去。其次，企業外包業務必然可以節約成本。企業應當根據成本效益原則，權衡利弊，合理確定外包業務。換句話說，就是要測算業務外包和自己生產，成本孰多孰少，以此來確定業務是否外包。
　　2.企業外包業務時應當選擇適當的承包方。企業應當按照批準的業務外包實施方案，遵循公開、公平、公正的原則，擇優選擇承包方。采用招標方式選擇承包方的，應當符合招標投標法的相關規定。承包方至少應當具備以下三條：一是承包方是依法成立和合法經營的專業機構或其他經濟組織，具有相應的經營范圍和固定的辦公場所。二是承包方應當具備相應的專業素質，其從業人員符合崗位要求和任職條件，并具有相應的專業技術資格。三是承包方的技術經驗水平符合本企業業務外包的要求。
　　選擇承包方的關鍵控制點還有簽訂外包合同。由于外包業務是個長期的合作關系，因此，發包方和承包方的合同必須要建立在平等協商的基礎上。雙方在簽訂合同時，應當將所有的因素——包括價格、服務范圍、服務等級、服務標準等都考慮的清清楚楚，并統一意見分歧。不能讓外包合同埋藏風險。
　　（二）外包業務實施環節的控制
　　外包業務實施環節的控制是確保外包業務正常完成的關鍵環節。很多企業外包業務在選擇承包方、簽訂外包合同環節等環節都做得很好，以為就高枕無憂，等待成果了。其實不然，外包業務在組織實施過程控制非常重要，在過程中，一旦某個環節出現漏洞，可能會造成不可逆轉的損失。本文將從三個方面對實施環節的控制加以闡述。
　　1.要建立完善的外包組織實施管理制度。企業要按照業務外包制度、工作流程和相關要求，制定業務外包實施全過程的管控措施，包括落實與承包方之間的資產管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機制，確保承包方在履行外包業務合同時有章可循。
　　2.要全過程關注承包方的履約能力。企業將業務外包后，并不是萬事皆休，而是要加強與承包方的交流溝通，全過程密切關注承包方的履約能力，并對承包方的履約能力進行持續評估，有確鑿證據表明承包方有重大違約行為，導致業務外包合同無法履行的，應當及時終止合同。承包方違約并造成企業損失的，企業應當按照合同對承包方進行索賠，并追究責任人責任。企業還應當建立應急機制，避免業務外包失敗造成企業生產經營中斷。
　　3.要按照明確的驗收標準進行嚴格驗收。企業外包業務的驗收一般是對最終產品或服務進行一次性驗收。外包業務驗收必須要有明確的標準，不管是產品還是服務，都必須按照規定的標準，認真驗收，不能流于形式。驗收結果要有責任人簽字的驗收報告。驗收過程中發現異常情況的，應當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協商采取恰當的補救措施，并依法索賠。
　　企業還應當根據驗收結果對業務外包是否達到預期目標作出總體評價，據此對業務外包管理制度和流程進行改進和優化。
　　（三）外包業務會計控制
　　企業財會部門應當根據國家統一的會計準則制度，對業務外包過程中交由承包方使用的資產、涉及資產負債變動的事項以及外包合同訴訟等加強核算與監督。并結合外包業務特點和企業管理機制，建立完善外包成本的會計核算方法，進行有關會計處理，并在財務報告中進行必要、充分的披露。在向承包方結算費用時，應當依據驗收證明，嚴格按照合同約定的結算條件、方式和標準辦理支付。
　　
　　參考文獻：
　　1.財政部.企業內部控制應用指引第13號——業務外包.2010
　　2.財政部會計司.加強業務外包管理.防范業務外包風險.2010
　　3.錢逢勝.CFO的觀點:通過財務業務流程外包取得良好業績.2009
　　（作者單位：安徽銅陵華廈建筑安裝有限責任公司 安徽銅陵 244000）
　　（責編：賈偉）