淺談提高水利建設項目檔案質量的措施

　　摘要:建設項目檔案的質量關系到今后發揮其憑證作用取得的經濟效益效果。提高水利建設項目檔案質量員應采取超前控制；加強檔案業務跟蹤與技術咨詢服務；開展歸檔質量工作檢查，把好建設項目檔案內在質量關；嚴把竣工檔案驗收關，使工程竣工檔案質量達標等有效措施。加強水利建設項目檔案信息著錄規范化建設，培養復合型項目檔案管理人才，適應工程建設管理的需要，更好地為水利工程建設項目服務。
　　關鍵詞:水利工程 項目檔案 質量提高
　　中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2011)10(b)-0000-00
　　
　　晉江為福建省五大江之一，發源于泉州市安溪縣桃舟鄉達新村梯仔嶺東南坡，流經安溪、永春、南安、晉江、泉州市區等縣市區，流域面積5629km2。多年來，晉江流域河道、水庫及各水利設施的建設已取得初步成效，其形成的水利建設項目檔案是全面反映工程建設全過程的真實記錄，這些檔案不僅在工程建設質量評定，而且在事故原因的分析、索賠、竣工驗收及其它日常維護、管理工作中具有無可替代的重要作用。水利建設項目檔案的質量關系到今后發揮其憑證作用取得的經濟效益效果，為此，提高水利建設項目檔案質量也日益受到了水利檔案部門的重視。
　　
　　1 水利建設項目檔案質量常見的問題
　　為強化對建設項目檔案的質量控制，國家出臺了一系列標準，如：《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，歸納起來，建設項目檔案質量的總體要求是：做到檔物相符、數據準確；書寫規范、字跡、線條、影像清晰及牢固程度符合檔案制成材料要求；組卷遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內科技文件材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。目前，水利建設項目檔案質量普遍存在以下問題：
　　(1)水利建設項目檔案完整性方面：①項目準備階段文件材料，如立項文件有請示沒有批復，有些檔案人員將水利建設項目的立項，計劃任務書等紅頭文件歸檔在文書檔案。②施工階段產生的工程質量保證材料不全，材料試驗報告提供的內容及數量達不到要求。③歸檔的文件材料，有的缺隱蔽工程記錄、工程質量檢查記錄、產品出廠合格證等。
　　(2)水利建設項目檔案資料不準確：①水利建設項目復雜，涉及多套裝置或單元同時進行施工，出現了大量的設計變更等。由于工期緊，為了進度，忽視圖紙更改環節的把關，檔案資料的圖物不能夠互相符合，給今后的利用工作造成很大的危害。②簽章手續不全，有的文件材料工程技術人員沒有簽字，竣工圖沒蓋竣工章等，這些現象都會給工程質量的責任認定造成隱患。
　　(3)水利建設項目檔案組卷缺乏系統性，案卷組卷沒有嚴格按照建設項目檔案資料的形成規律排列。如項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等文件材料排列順序不符合規范。
　　(4)歸檔案卷有些科技文件材料的載體和書寫材料不符合規定。①大量使用不能耐久保存的材料，如圓珠筆、復寫紙、熱敏紙等。②施工文件材料的規范化、標準化各參建單位執行標準不統一，不同的施工單位，執行標準化的力度不同。如施工隊伍報送的內業資料，內容填報內容不一致，材料報表規格不統一。
　　
　　2 提高水利建設項目檔案質量的有效措施
　　為保證水利建設項目檔案的質量，需要加強水利建設項目檔案形成、收集、整理各個工作環節的管理，確保檔案質量完整、準確和規范化、標準化。
　　(1)超前控制是保證水利建設項目檔案質量之根本。檔案部門前期介入，從各建設項目文件形成的源頭進行控制，能夠確保水利建設項目形成文件材料的完整率和準確率。①根據國家、部、省有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設項目文件材料的歸檔渠道和流向。②制定各項管理制度、明確管理職責，檔案的收集、整理與移交工作環節，必須具體落實到責任人，檔案部門應全程對責任單位和責任人進行跟蹤、考核。③制定竣工資料編制實施細則，確保歸檔檔案資料的質量。針對水利建設項目參建單位多，施工地點分散，檔案材料復雜多樣的自身特點，檔案部門要編制操作性較強的《水利建設項目竣工文件材料編制細則》，對水利工程檔案的收集范圍、整理規范，如分類號、檔號、卷內目錄和備考表填寫等組卷編制要求，有利于檔案部門依據《水利建設項目竣工文件材料編制細則》內容進行全面檔案質量監督。
　　(2)加強檔案業務跟蹤與技術咨詢服務，是提高水利建設項目檔案質量的關鍵。水利建設檔案部門要加強檔案業務跟蹤與技術咨詢服務，把監督指導工作貫穿于水利建設工程的全過程，積極主動地對參建單位技術人員歸檔整理業務進行輔導。檔案部門應到現場指導，深入各標段提供技術咨詢服務，從項目審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付等階段進行跟蹤指導，為水利檔案質量的全面提高提供支撐服務。
　　(3)開展歸檔質量工作檢查，把好水利建設項目檔案內在質量關。水利檔案部門應對已經收集的文件材料進行檢查，加強項目檔案歸檔工作的控制措施，在檢查中及時發現存在的問題。
　　(4)嚴把竣工檔案驗收關，使工程竣工檔案質量達標。抓好水利建設項目檔案專項驗收制度的落實，應嚴格執行“檔案不合格、工程不驗收”的原則，全面規范水利建設項目檔案驗收工作流程。
　　
　　3 加強電子檔案信息著錄標準化工作，為提高水利電子檔案質量奠定基礎
　　隨著水利事業的發展，建設項目的檔案不斷增多，信息量不斷增大，如果采用手工書寫形式對檔案信息進行整理，則很難提高檔案信息的共享和管理效率。隨著我國經濟快速持續的發展，水利建設項目會越來越多，同時，以計算機和網絡為代表的信息技術的突飛猛進，為水利檔案載體帶來了多元化，CAD/CAM等計算機輔助技術的應用，使水利建設在工程設計、施工和生產中，形成了以反映二維繪圖的圖形、聲音、圖像等多媒體信息。實現建設項目檔案著錄規范化，必須建立統一規范、標準的水利檔案組卷、著錄、標引體系，如“正題名、第一責任者、時間、分類號、檔號、縮微號、參見號”等要依據國家的《檔案著錄規則》標準進行設計。在使用的水利建設項目檔案管理軟件方面，建設單位和參建單位對工程項目檔案進行著錄、組卷時，所采用的數據結構必須一致，有利于不同單位的建設項目數據進行交換。
　　
　　4 提高檔案管理人員素質，適應工程建設管理的需要
　　提高水利工程檔案管理人員的自身素質既關系到水利工程檔案管理工作的水平，又決定著整個水利工程建設檔案質量。檔案人員要提高自身素質和運用新知識的能力，努力使自己成為懂工程、精業務、善協調、能指導的復合型建設項目檔案管理人才。要在實踐中，培養檔案人員運用科技檔案管理學知識，結合本單位的實際情況制定《水利建設項目檔案歸檔范圍和組卷質量標準》等一系列管理文件，針對建設項目檔案管理存在的問題，能夠深入研究，提高解決問題的綜合能力。同時，創新檔案服務意識，轉變管理理念，把建設項目檔案管理的重心，逐步從實體管理向信息管理轉變，提高水利檔案科學管理水平。檔案部門通過數字化技術對水利建設項目檔案資料進行科學管理和有效利用，促進本單位建設項目檔案管理整體水平的提高，更好地為水利工程建設項目服務。