信息化環境下企業會計控制體系的構建

一、會計信息化下企業會計控制存在的問題

1.管理控制方面。

（1）對內部會計管理制度的重要性認識不夠。有些企業領導往往錯誤地認為，只要購買了會計軟件，會計控制方面的工作也由軟件的生產商制定好了，企業只需簡單設置并運用即可，所以沒有建立相應的內部管理制度，使得會計控制制度形同虛設。

（2）企業內部會計控制制度的操作性較差。一個良好的會計控制制度應該是在對企業性質、管理要求、人員配備、軟硬件等情況進行了全面分析后制定的。企業的管理各具特色，信息化環境下會計控制制度應結合本單位實際情況制定。

（3）企業內部會計控制制度滯后于會計信息化的發展。會計信息化經過了二三十年的發展，會計信息系統也由核算型過渡到管理型、集成化的階段，但有的企業的制度還停留在核算系統的階段，沒有適應信息化的發展而不斷完善充實相關制度，出現了與實際脫節的現象。

2.系統控制方面。

（1）會計信息系統缺乏兼容性，系統內部銜接性差。目前會計信息系統很難在不同制造商的會計系統和其他管理系統上實現完全的數據共享。會計軟件雖然比較成熟，但對于管理型財務軟件開發力度尚小，存在的問題依然較多，系統內部銜接性也較差。

（2）數據保密性、安全性差。隨著會計信息系統與管理系統的進一步集成化，會計數據涉及的范圍也進一步擴大，并與管理數據相結合，數據的存儲也集中到企業的管理部門。但目前的會計系統只是在進入系統時加上諸如操作密碼和操作權限設置等限制手段進行控制，實際上還不能真正起到數據的保密作用，會計數據的安全性難盡如人意。

（3）企業對會計信息系統日常維護能力差，會計人員信息化水平亟待進一步提高。

二、會計信息化對企業會計控制的影響

信息化在企業管理中掀起來了一場新的革命，通過對企業經營狀況，財務管理流程的改變，極大程度上完善了和增強了企業內部會計制度的效率。信息技術的廣泛應用使企業與客戶、國家之間及企業之間的資源共享成為可能，企業內外邊界逐漸模糊；企業內部會計控制程序趨于簡單化，從順序化向并行化演變，信息過程與業務過程的同步實現減少了信息差錯率，企業、客戶、供應商三者之間的信息溝通，業務信息得到了更好更及時的處理。除了上述積極影響外，信息化環境下存在企業內部會計控制的風險加大和企業會計控制效能降低等消極影響。

三、會計信息化環境下企業會計控制的實施建議

營造符合信息化特點的會計控制環境長期的會計實踐使傳統會計形成了一系列行之有效的內控方法，如:職務分離、財產清查、審批與復核等，在會計工作中發揮了很大的控制作用。但在信息化環境下，傳統的控制方法受到了挑戰。一些方法的控制作用被削弱，一些方法則歸于無效，必須采用新的方法和手段來替代。

1.重新營造與核算環境相適應的控制環境。

（1）對會計機構進行崗位調整會計控制的關鍵在于不相容職務的分離，但由于會計信息化的實現，使得傳統會計中制單、復核、記賬等不相容崗位之間相互牽制的作用有所削弱，會計控制中的組織控制功能被減弱。為了保證會計控制中的組織控制和管理控制發揮其應有的功能，恢復被弱化的崗位牽制作用，應當重新劃分工作崗位。系統管理員主要負責系統的軟件、硬件管理工作，一般可由財務部門的負責人擔任，也可以指定專人擔任。由于這一崗位的特殊性，系統管理員應保持一定的穩定性，若有人員的變動必須辦理嚴格的交接手續。系統操作員由熟悉本單位的會計業務，具備一定計算機知識并掌握會計軟件使用方法的會計人員擔任，可以進入系統操作被授權的功能。數據審核員主要負責審核信息化系統的數據處理過程及結果，防止利用計算機進行作弊。其審核的內容主要包括:審核機內數據與書面資料是否一致；監督數據保存方式的安全性、合法性，防止歷史數據被非法修改；對系統運行的其他環節進行監督、審查，防止紕漏的出現等。系統維護員主要負責系統的運行管理與維護工作，可由懂得較多計算機知識，了解會計軟件結構及其編程語言的軟件開發人員或其他合格人員擔任，必要時可以對軟件進行二次開發。

（2）建立必要的日常管理規章、日常操作規程。職責不同的操作人員是會計信息化系統的主體，也是會計信息安全、準確的重要保證。

①對操作人員管理的重點是通過操作規程進行恰當的權限控制。系統管理員是系統的超級用戶，負責系統軟、硬件的管理和系統的資源分配，具體操作人員應該嚴格在被授予的權限內進行操作，不得越權使用系統。系統的維護人員不得進行各種具體功能操作，以避免人為因素或操作不當給系統帶來不必要的風險和損失。

②系統工作環境管理制度。包括對機房的使用、維護制度，安全保密措施，機房的溫度控制，防火報警系統，防磁、防塵等方面的控制；對于會計信息系統的各種硬件設備，要建立一套比較完備的管理辦法，以保證設備的完好和正常運行。

③檔案管理制度。會計信息化系統的有關資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般包括:合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。

2.強化會計信息系統自身的控制功能。

在會計信息化環境下，會計控制的方式發生了變化，有些控制功能要通過會計軟件來實現，因此，會計軟件的研制和開發過程應盡可能體現會計控制的要求。

（1）核算理念向管理理念轉變。

會計信息系統軟件的發展方向是由核算型向管理型轉變，其中將更多的體現管理和控制功能。在會計信息系統的開發過程中，應將會計軟件作為企業管理系統的一個有機組成部分，軟件是對整個企業而言的，所使用的數據從生產業務開始，財務部門與生產、采購、銷售、庫存等環節緊密相連。

（2）數據輸入控制。

輸入環節是會計信息化系統的信息入口，也是容易出問題的環節。必須嚴格控制和檢驗會計信息的錄入過程，力求在取得原始信息的同時，有效控制信息傳遞損耗和人為操作錯漏。一般可以采用過濾程序加載、重復輸入設計的方法來增強輸入數據的準確性。

（3）處理過程的會計控制設計。

會計數據一般是按照輸入、審核、匯總、登賬、結賬、編制報表的流程進行處理的，這是一個嚴格的順序，在軟件的設計上必須遵循，使數據不能隨便改變處理程序；數據修改模塊的設計尤其要重視會計控制功能，對它的控制也要求較高，在數據修改時，程序自動加載一條記錄，用于記錄數據的原始情況和修改情況，并結合日志文件的記錄明確相關責任；在信息化系統中，結賬必須在一個會計期間的期末，并且全部的數據處理完畢后才能進行，否則拒絕結賬。

（4）數據輸出控制。

會計信息的輸出包括查詢、打印輸出和向磁盤輸出等形式，輸出的內容涉及總賬、明細賬、日記賬、會計報表等數據和文件。在數據輸出程序的設計上，除了保證數據的完整、安全以外，還可加載數據審核控制、授權輸出控制等功能，從多方面對輸出的數據進行內部控制。

3.網絡安全控制。

針對信息化網絡系統還應加強網絡安全控制，在技術上對整個網絡財務系統的各個層次都要采取安全防范措施，建立綜合的多層次安全體系。

（1）周界控制。

周界控制是通過對安全區域的周界實施控制來達到保護區域內部系統的安全性，它是預防一切實行外來攻擊措施的基礎，主要包括:設置外部訪問區域，明確企業內部網絡邊界，防止黑客通過互聯網進入系統；建立防火墻，在內部網和外部網之間界面上構造保護屏障，防止非法入侵。

（2）訪問控制。

企業應針對網絡財務系統的外部訪問采取相應保護措施。外部網絡的訪問控制主要有:在網絡財務系統中設置多重口令，對用戶的登錄名和口令的合法性進行檢驗；合理設置網絡資源的屬主、屬性和訪問權限。

（3）數據通訊控制。

數據通訊控制可以采取各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。如將大量的經濟業務劃分成小批量數據傳輸，數據傳輸時應順序編碼，傳輸時要有發送和接收標識，收到被傳輸的數據時要有確認的信息反饋等。

（4）防病毒控制。

在系統的運行過程中應高度重視對計算機病毒的防范。可以采取如下控制措施:采用基于服務器的網絡殺毒軟件進行實時監控、追蹤病毒；在網絡服務器上采用硬件和軟件防護措施相組合，有效防止病毒；財務軟件可掛接和捆綁第三方反病毒軟件，加強軟件自身的防病毒能力；對外來軟件和傳輸數據必須經過病毒檢查，在業務系統中嚴禁使用游戲軟件；及時升級本系統的防病毒軟件等。

4.加強內部稽核和內部審計。

內部稽核和內部審計既是內部控制系統的重要組成部分，也是強化會計內部監督的制度安排。在會計信息化系統中，由于人機之間的對話的特殊形態，而對內部稽核和內部審計提出了更高、更嚴格的要求。具體可從以下幾個方面進行稽核:對會計資料定期進行稽核；審計機內數據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的報表處理后應及時調整；監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞；提高會計人員和內審人員的素質。通過內部稽核和內部審計，可以發現各種控制手段的弊端，找出進一步改進的措施。在系統運行的各個環節，都應有內審人員參與，定期檢查和測試會計信息化系統的工作情況，參與制定和監督執行相關管理制度。

（作者單位：江西贛能股份有限公司）