淺論辦公室管理

理念決定思路，思路決定出路，面對新的形勢任務，做好辦公室工作關鍵的是要創新服務理念和思路，找準角色定位。辦公室是一個單位系統開展工作的核心部門，是溝通上下的喉嚨、協調左右的紐帶、傳遞信息的中樞，又是協助領導決策的“外腦”和處理日常事務的手足，其工作水平和工作質量直接影響一個單位的整體工作。由此可以看出，辦公室工作人員必須有較強的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風。

一、建章立制，實行規范管理。在原有的管理制度上，進一步按照時代的發展建立健全各種規章制度，比如崗位目標責任考核制度、值班制度、工作人員過錯追究辦法等。在制度制定時把握政策性和實效性，多一些標準，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規則細化到每一項具體事務的處理上。做到到外聯接待、車輛調度、文電處理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。

二、注重尊重，實行人性化管理。要努力尋求制度化管理與人情管理的契合點。在平時的工作過程中，我們注重尊重人、理解人入手，經常用換位思考來衡量規章制度和合理性，在處理有時會破壞其部門工作高效運行的日常問題時，必須做到公正、坦率。必須時刻關心辦公室干部的成長進步，把對他們的感情寄寓在積極創造成才環境的過程之中，及時把那些黨性強、作風硬、實質突出的優秀干部推薦到領導崗位，真正使辦公室成為“一池活水”。

三、忠于領導，實行負責制管理。辦公室工作人員是領導身邊的輔助人員，和領導有著密切的工作關系。對于領導者來說，他們豐富的工作經驗和待人處事的方略，都是值得辦公室人員借鑒的，我們應該尊重他們，忠于他們。但尊重和忠誠不是意味著我們就要對領導百依百順，唯唯是諾。而現代辦公室人員不應該唯命事從，而要做領導的幫手，幫助領導出謀劃策，幫助領導來做一些決定，防止領導發生一些決定上的錯誤。

四、統籌安排，實現計劃管理。辦公室組織的每項工作活動，事先要動腦子，集中精力搞好策劃，工作是否能成為“精品”，關鍵看策劃。作為辦公室的工作人員來說，如果沒有計劃，就會經常被一些繁瑣的事物搞的暈頭轉向。所以當遇到一些事情以后，應該提前進行周密考慮和安排。同時，對辦公室工作進行測量與評定工作效率。對于辦公室工作時間及業績和貢獻的都需要全面確定行為價值。其次，就是掌握好動靜結合的原則。具體可通過制定工作標準，制訂工作定額的要求，辦公室工作分類。

五、團結協助，實現團隊式管理。辦公室工作無論大小，都必須一絲不茍，不得有半點懈怠，更不得有半點差錯。雖然時間上沒有定數、任務上沒有定量，都不得憑工作論報酬，需要的是無私奉獻。這種品質的形成，不是指令所能做到的。需要創造一種和諧、溫暖、健康的工作環境，把大家引導到熱愛集體，維護整體利益的層面上來，有計劃地開展一些團隊活動，給大家在有益的整體活動中增進了解，加強意識，以所在集體為榮，以所在集體為樂，愿意為了集體的利益努力工作，無私奉獻。同時，著力于引導大家樹立強烈的事業心，樹立不斷創新和追求卓越的意識，讓大家在工作中達到默契，共同創造一種通力合作、群策群力的工作環境。

六、標新立異，實現創優式管理。一個單位要想“心往一處想、勁往一處使”，除了有一個共同的目標以外，還必須要有一個融洽的團隊，更重要的事需要有一種昂揚向上的狀態。所以要以培育好的思想、鍛煉好的潛力、保持好的作風、樹立好的形象為重點，在辦公室工作人員中深入開展“創先爭優”活動。積極開展讀書活動，做到每日一讀、每周一學、每月一課、每季一題和每半年一考，使學習成為一種自覺行為；建立和完善激勵制度和機制，就能激勵越來越多的人奮發努力，在本職崗位上做出更大的貢獻。

七、有效溝通，實現走動式管理。建立辦公室與基層單位之間的有效溝通是單位面臨的人際關系中最重要與亟需解決的問題之一。溝通不是一種由企業領導到辦公室到基層單位的單向通道。溝通要能有效，必須是雙向的，雙向溝通是許多單位成功的一個重要因素。在有效的雙向溝通中起助手作用的是辦公室成員，他起著“連接拴”的作用，是上、下溝通的主要渠道。辦公室同時是局中兩個互相重迭群體的成員。作為“連接拴”，辦公室人員必須小心地選擇用于雙向溝通的合適媒介，這種媒介能清楚地向接收者傳輸信息，而后者通過反饋將表明他們對信息內容有明確的理解并將采取預定的行動。（作者工作單位系潞安集團王莊煤礦）