基于SWOT-CLPV矩陣模型的高校圖書館業務外包工作研究

〔摘 要〕文章引用了SWOT-CLPV矩陣模型分析了高校圖書館業務外包中內在的優勢因素、劣勢因素及外部環境帶來的機遇與挑戰，并對這些因素進行組合、分析，得出相應的高校圖書館業務外包發展戰略，進而采取積極的措施。

〔關鍵詞〕高校圖書館；業務外包；SWOT-CLPV矩陣模型

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．１２．０３５

〔中圖分類號〕Ｇ２５１.５ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）１２－０１２７－０４

Study of University Library Outsourcing

Work Based on SWOT-CLPV Matrix ModelNi Yan

（Library，Hefei University of Technology，Hefei 230009，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕The article has quoted SWOT-CLPV matrix model analysis of the university library in the inherent advantages of outsourcing factors，weaknesses and external environmental factors，opportunities and challenges，and carried on the combination，the analysis to these factors，has obtained the appropriate university library outsourcing strategy，and then took positive measures.

〔Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ〕university library;outsourcing;SWOT-CLPV matrix model

１ SWOT-CLPV矩陣模型闡述

１.１ SWOT分析法

SWOT分析法是由舊金山大學的管理學教授于20世紀80年代提出來的，SWOT中的4個英文字母分別代表優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)和威脅(Threat)。所謂SWOT分析法，就是對企業自身存在的優勢、劣勢以及外部環境帶來的機會、威脅進行綜合分析，據此構思、評價和選擇企業戰略方案的一種戰略分析方法［１］。

１.２ SWOT-CLPV矩陣模型

SWOT-CLPV矩陣模型理論是在SWOT理論的基礎上，分析內部的優勢(Strengths)和劣勢(Weaknesses) 因素與外部的機遇(Opportunities)和威脅(Threats)因素的相互作用，變化和產生出四種不同的市場環境及戰略態勢［２］。分別為：“杠桿作用”L(Leverage)：S+O；“抑制性”C(Control)：W+O；“問題性”P(Problem)：W+T；“脆弱性”V(Venerability)：S+T。面對4種態勢所采取的戰略為：

(1)在“杠桿作用”態勢時，要充分利用外部環境機遇，放大內部資源優勢，鞏固已有成果，多元開發，獲取更高、更快發展。

(2)在“抑制性”態勢中，盡可能改善內部資源劣勢，迎合或適應外部機會，消除劣勢，促進內部劣勢向優勢轉化。

(3)對內部劣勢與外部威脅相迫的“問題性”態勢，要避開威脅，進行內部資源調整，提高自己。

(4)在“脆弱性”態勢中，利用內部優勢盡可能地降低環境帶來的危機，發揮優勢，尋找契機，突破發展。

１.３ SWOT-CLPV矩陣模型分析問題的特點

SWOT-CLPV矩陣模型與其他分析方法相比具有顯著的結構化和系統科學方法的特點。在結構化方面，SWOT-CLPV矩陣模型不僅從表現形式上構造了結構矩陣，對矩陣的不同區域賦予了不同的分析意義。而且在內容上，其主要理論基礎也強調從結構分析角度，對外部環境和內部條件進行分析。在系統科學方法方面，SWOT-CLPV矩陣模型利用系統科學方法的思想將外部環境的機會、威脅，內部的優勢、劣勢，這些獨立的因素互相組合起來進行綜合分析，得出4種態勢。根據這4種態勢分別形成SW戰略、OT戰略、S0戰略、WO戰略、ST戰略及WT戰略，使得所制定的戰略計劃更具有科學性和合理性。

２ 高校圖書館業務外包工作

２.１ 高校圖書館業務外包含義

業務外包作為一種新型的管理模式，依據深厚的理論基礎和成功的管理經驗，自20世紀60年代在美國出現以來，得到了廣泛應用。隨著外包業務的發展，它的應用范圍從最初的企業逐步擴展到學校、醫院、圖書館等非營利性組織。

高校圖書館作為學校教學、科研的信息服務機構，擔負著為教學、科研提供文獻信息資源保障的重要職責。高校圖書館業務外包是指高校圖書館借鑒企業業務外包的管理經驗，并結合自身的特點，利用外部的專業資源，將一些核心、非核心、次要的或輔助性的業務，以合約的方式委托外部服務機構辦理。業務外包能夠克服內部專業技術人員不足，降低運營成本，強化核心業務，開展深層次讀者服務，提高圖書館的核心競爭力，確保高校圖書館為學校教學、科研、學科學位建設提供有力的支持和保障。目前，圖書館業務外包在歐美發達國家的圖書館，特別是高校圖書館已普遍存在，且外包的業務范圍也比較廣泛［３］。

基于SWOT-CLPV矩陣模型的高校圖書館業務外包工作研究２.２ 高校圖書館業務外包范圍

高校圖書館業務外包范圍包括技術性、事務性工作。技術性業務外包指圖書采訪、編目、期刊采訪、書目數據庫建設、全文數據庫建設、紙質文獻數字化、數據存儲、硬件設備與信息系統管理等外包。

事務性業務外包指圖書加工，如圖書蓋館藏章、貼磁條、貼條碼。期刊、報紙裝訂、書庫整理、上架、整架、設備的維護和管理、公共衛生、綠化、安全、消防等［４］。

我國圖書館業務外包模式分為：短期部分外包模式、長期完全外包模式、長期部分外包模式［５］，上述3種外包模式可以基本涵蓋圖書館業務的事務性外包和技術性外包。

３ 高校圖書館業務外包工作的環境分析

高校圖書館業務外包的外部環境包括機會因素和威脅因素，影響業務外包的有利和不利因素；內部條件包括優勢和劣勢，指業務外包中自身存在的積極和消極因素。

３.１ 外部環境

高校圖書館外部環境分為圖書館一般環境與行業環境。一般環境是任何一個組織都要面臨的社會大背景環境，由經濟、人口、社會文化、政策法律、技術、全球這6方面因素構成。另一個是圖書館行業環境，對圖書館組織來說的其行業內部環境［６］。

本文SWOT分析法中的外部環境假設為圖書館行業環境。選用社會需求、政策、管理體制、讀者群、競爭對手等作為圖書館的行業環境，分析高校圖書館實施業務外包的能力。

３.２ 內部條件

本文SWOT分析法中的內部條件假設為高校圖書館資源要素條件。高校圖書館資源要素主要指辦館條件、基礎業務、讀者服務和科學管理等內容。通常辦館條件包括圖書館的館舍、經費、人員等。基礎業務包括館藏量、文獻入藏量、自動化、網絡化、數字化建設情況。讀者服務是指圖書館借閱服務、信息服務和讀者培訓等［７］。

在上述外部環境和內部條件的假設基礎上，對高校圖書館業務外包工作的環境進行分析、整理、歸類，構造SWOT分析表如下：

T2.國內各高校圖書館館藏資源、館藏特色各不相同，亟待與外包商之間進一步溝通，達成共識。

T3.國內各高校圖書館館員隊伍的知識層次、結構各不同，急需建立一支熟悉圖書館各個業務流程的技術專家隊伍。內部條件優 勢劣 勢S1.彌補自然減員帶來的人員不足。

S2.提高高校圖書館的工作效率。

S3.提高高校圖書館的服務質量和水平。

S4.提高高校圖書館的核心競爭力。

S5.降低用人成本，節約資金。W1.圖書館經費不足。

W2.圖書館工作人員思想上易產生懈怠、依賴。

W3.圖書館功能、職能及館藏特色會受到影響。

W4.增大圖書館的管理難度。

W5.外包過程中的質量監管問題。

４ 高校圖書館實施業務外包的戰略選擇

在完成環境因素分析和SWOT分析表的構造后，便可以將表１內所列舉的各種環境因素相互匹配起來加以組合，做進一步的SW、OT、SO、ST、WO、WT分析，見表２。

1.國內不少高校圖書館對圖書館業務工作實施外包，分為核心業務外包與非核心業務外包。

2.業務外包有利于館員與外包商共同做好圖書館業務工作，更好為讀者展開深層次服務。

3.傳統圖書館向現代圖書館轉型的需要。

1.國內高校圖書館對業務外包工作還沒有形成一套值得借鑒的成熟管理經驗。

2.國內各高校圖書館圖書館藏資源、館藏特色各不相同，亟待與外包商之間進一步溝通，達成共識。

3.國內各高校圖書館館員隊伍的知識層次、結構各不同，急需建立一支熟悉圖書館各個流程的技術專家隊伍。威 脅

1.彌補自然減員帶來的人員不足。

2.提高高校圖書館的工作效率。

3.提高高校圖書館的核心競爭力。

4.提高高校圖書館的服務質量和水平。

5.降低用人成本，節約資金。W+T=P

1.圖書館經費不足。

2.圖書館工作人員思想上易產生懈怠、依賴。

3.圖書館功能、職能及館藏特色受到影響。

4.增大圖書館的管理難度。

5.外包過程中的質量監管問題。

由表２分析所得，以上因素為高校圖書館業務外包提供科學的決策依據，從而構建出一系列高校圖書館業務外包發展的戰略方案。

４.１ 如何發揮優勢來減少劣勢(SW分析)

高校圖書館實施業務外包可以減少每年由自然減員帶來的人員不足，外包工作提高了圖書館的工作效率、核心競爭力、服務質量和水平。由于高校圖書館是一個非營利性的機構，其經費來源完全依靠學校或國家撥款，一直面臨經費不足的壓力。然而業務外包工作是以商業模式運作，必須具有足夠的商業利潤空間才可以促使外包商從事這項活動，形成相應的市場。在這種情況下，高校圖書館可以將一些事務性的工作如圖書加工、庫房整理、環境衛生等進行外包，實行部分外包模式。可以減少圖書館經費的支出，利于對外包工作的監督、管理。圖書館館員可以利用更多的時間從事專業性工作，進行核心技術研究，提高自身業務素質，減少對外包商的依賴。同時圖書館功能、職能及館藏特色不會受到影響。

４.２ 如何利用機會來減少威脅(OT分析)

國內不少高校圖書館實施業務外包工作，分為核心業務外包與非核心業務外包。對國內高校圖書館業務外包的成功經驗進行學習推廣，探索出一套適合本館業務發展需要的成熟管理經驗。國內各高校圖書館的館藏資源、館藏特色各不相同，高校圖書館與外包商之間需要建立一種長期合作關系，外包商要充分了解高校圖書館整體建設規劃、高校特色及實施方案。對從事專業性業務外包的人員進行學術及業務研討、業務培訓等工作。高校圖書館同時需要建立一支采訪、編目、參考咨詢、數據庫建設、計算機信息系統應用等技術專家隊伍，更好地為讀者展開深層次服務。

４.３ 如何發揮優勢來利用機會(SO分析)

高校圖書館實施業務外包工作，是實現傳統圖書館向現代圖書館轉型的有效途徑。現代化的圖書館不僅為讀者提供借閱文獻服務，還要提供信息服務，讀者咨詢，擴大服務內容與服務領域，體現個性化服務特色［８］。高校圖書館實施業務外包工作，與外包商共同做好圖書館業務工作的同時，更好地為讀者展開深層次服務。提高高校圖書館的服務質量和水平，從而增強高校圖書館的核心競爭力，使高校圖書館有限的資金發揮出更大的效用。為學校教學、科研、學科學位建設方面提供有力保障。

４.４ 如何防止劣勢妨礙利用機會(WO分析)

高校圖書館業務外包需要大量的經費支持，資金不足會使外包工作進展緩慢，一方面加大學校投資的力度，一方面根據本館實際制定相應的政策，才能確保外包工作地順利進行。在高校圖書館實施外包前，應與外包商溝通，根據具體業務需要，來選擇相適應的外包內容、外包模式。實施外包過程中，圖書館館員不僅積極參與，而且監督、管理外包過程中的每個技術環節。同時進行評估與意見反饋，進一步指導和調整外包實施過程中的不足，使業務外包工作成功實施。

４.５ 如何利用優勢來減少威脅(ST分析)

高校圖書館業務外包工作的實施，提高了圖書館的綜合業務水平，推進了傳統圖書館向現代圖書館轉型的進程。高校圖書館員通過不同形式的學習，努力適應時代發展的需求，緊跟信息技術前進步伐，逐步從傳統的圖書館館員角色中解脫出來，投入到圖書情報學、深層次讀者服務、信息資源、數字圖書館等方面研究。國內各高校圖書館館員隊伍的知識層次、結構各不同，需要通過各種形式的學習，建立一支熟悉圖書館各個業務流程的技術專家隊伍。

４.６ 如何克服劣勢避開威脅(WT分析)

高校圖書館實施業務外包易使館員思想上產生依賴。圖書館功能、職能及館藏特色受到影響，增大圖書館的管理難度，外包過程中的質量監管等問題。通過建立激勵制度，可以消除館員的懈怠思想。高校圖書館與外包商的合作中，也應該適當引入獎勵、激勵機制。圖書館在選擇外包商合作時，加強溝通了解。高校圖書館與外包商在簽訂合同以外，還應單獨附加條款，明確業務外包的權利和義務，保證高校圖書館館藏資源、館藏特色不受影響。

５ 實施高校圖書館業務外包工作的措施

為了克服高校圖書館業務外包工作中出現的一些被動局面，可以考慮采取以下措施：

５.１ 選擇合適的外包模式及外包范圍

高校圖書館根據自身經費情況、技術人員情況，通過一定的協調與合約支持，選擇適應本館的外包模式及外包范圍，實現業務的系統規劃與協調管理，有利于館員集中技術力量做好核心業務研究，提高核心競爭力。也有利于更科學更合理地使用經費，節約大量的人力、物力，提高整體效益水平。

５.２ 高校圖書館與外包商之間建立有效溝通

高校圖書館業務外包工作需要與外包商之間進行有效溝通，有利于降低對業務外包管理的模糊性，提高管理的效能。特別是國內各高校圖書館館藏資源、館藏特色、館藏結構各不相同，需要與外包商之間進一步溝通，達成共識。使業務外包工作更順應本館持續、穩定發展。

５.３ 監管機制

外包實施過程中，要求外包商定期或不定期地反饋業務進展情況，建立外包質量監管機制。由專家與讀者組建成第三方質量監督小組，對業務外包的實施過程和效果進行監督、評價、驗收。并將驗收結果與外包商的承包費用、續約與否掛鉤。外包商提供的產品或服務驗收不合格的，要求立即采取補救措施或賠償［９］。

５.４ 激勵機制

在高校圖書館與外包商之間引入激勵機制，有利于理順高校圖書館、外包商、高校圖書館與外包商之間的責任、權力、利益關系。通過物質激勵、精神激勵、工作激勵和情感激勵等方式，調動廣大圖書館員工、外包商的工作積極性，努力提高圖書館業務外包的水平和服務效率。

５.５ 建立一支館員技術專家隊伍

隨著外包業務范圍的逐步擴大，外包工作由事務性向技術性轉移，對專業館員的需求并沒有因為業務外包而減少，反而對人才的綜合素質提出了更高的要求［１０］。需要高校圖書館建立一支由館員組成的技術專家隊伍。這支隊伍既要有圖書采訪、編目、數據庫建設、數據存儲、硬件設備與信息系統管理方面的人才，又要有參考咨詢、深層次讀者服務等方面的人才。這支人才隊伍是高校圖書館成功實施業務外包的保證。

高校圖書館實施業務外包是提高圖書館核心競爭力的需要，是高校圖書館服務事業發展的客觀要求和必然趨勢。業務外包是現代圖書館建設的重要內容。對高校圖書館業務外包進行SWOT-CLPV矩陣模型分析，得出影響高校圖書館業務外包的優、劣因素，做到揚長避短。以保證高校圖書館業務外包戰略的有效實施，為高校創新型高水平大學圖書館目標的實現做出貢獻。

參考文獻

［１］李海峰，張瑩.管理學——原理與實務［Ｍ］.北京:人民郵電出版社，2010:110.

［２］陳茂強.SWOT-CLPV理論及應用［Ｊ］.浙江工商職業技術學院學報，2005，(10):9-13.

［３］周博.試論高校圖書館業務外包［Ｊ］.宿州學院學報，2010，(9):100-103.

［４］沈蓉蓉.高校圖書館流通業務部分外包的實踐與思考——北京工業大學圖書館流通業務部分外包成功案例介紹［Ｊ］.圖書館論壇，2010，(6):166-169.

［５］陳碧，莫振軒.圖書館業務外包模式的評價與選擇研究——以圖書編目業務外包為例［Ｊ］.大學圖書情報學刊，2010，(12):43-46.

［６］劉娜.基于SWOT分析法的圖書館事業風險規避［Ｊ］.圖書與情報，2007，(6):28-32.

［７］陳詩琴.高校圖書館與公共圖書館的SWOT分析——以重慶為例［Ｊ］.情報雜志，2010，(6):59-61.

［８］吳慰慈.圖書館學基礎［Ｍ］.北京:高等教育出版社，2004:113-115.

［９］王浩.基于信息博弈的圖書館業務外包風險研究與對策［Ｊ］.農業圖書情報學刊，2010，(4):108.

［１０］黃如花.數字圖書館原理與技術［Ｍ］.武漢:武漢大學出版社，2005:293.