對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考

摘 要:檔案是一種寶貴的信息資源，在各個(gè)行業(yè)、各個(gè)企業(yè)中起著重要的作用。由于檔案具有原始性和不可再生性，因此它的地位遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于圖書情報(bào)等資料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，體制的改革，人們對(duì)于檔案的需求量越來(lái)越大，需要一個(gè)方便快捷的方法以最快的速度、最便利的操作來(lái)實(shí)現(xiàn)資源的管理與共享。而原始的記錄方式、儲(chǔ)存方式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求，因此需要發(fā)掘新的方式以跟隨社會(huì)發(fā)展的速度與進(jìn)程。本文將根據(jù)檔案管理的重要意義以及信息化的必要性進(jìn)行闡述，并以醫(yī)院的檔案管理為例，提出建議與對(duì)策，使其在未來(lái)的檔案管理中形成一個(gè)便捷的儲(chǔ)存管理模式，用以提高其工作效率，為廣大人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化 效率發(fā)展

1 檔案管理的重要意義

檔案是一種信息資源，具有原始性和不可再生性。作為一種寶貴的資源，其對(duì)于企業(yè)的重要性不言而喻。檔案對(duì)于任何企業(yè)來(lái)說(shuō)都是改變和調(diào)整企業(yè)格局的依據(jù)，優(yōu)化資源配置的有力支撐。無(wú)論是人員的調(diào)配還是資源的調(diào)整，企業(yè)都需要一個(gè)完善的檔案信息管理機(jī)制，而隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，要求人們的工作效率需要不斷提高，因此原始的檔案記錄與管理辦法，已無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)的需要、社會(huì)的變革。因此需要一種全新的檔案信息管理模式也就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

2 檔案管理信息化

2.1 檔案信息化的含義

檔案信息化是指將過(guò)去以檔案保管為重點(diǎn)的形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕴峁n案實(shí)體服務(wù)為重點(diǎn)的形式，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到信息的收、發(fā)、儲(chǔ)存一體化，做到真正的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的新變革。

2.2 檔案信息化的內(nèi)容

檔案信息化的核心是網(wǎng)絡(luò)，因此其軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案信息化的基礎(chǔ)條件。檔案信息作為社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，對(duì)其的開(kāi)發(fā)與利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案管理，逐步的形成一個(gè)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.3 檔案管理信息化的注意事項(xiàng)

當(dāng)代檔案學(xué)已經(jīng)成為一門完善的、嚴(yán)密的科學(xué)，信息化的管理作為一種全新的管理手段，需要注意的是檔案信息的安全保障，提高安全意識(shí)和保密意識(shí)。并且規(guī)范管理檔案信息，使其形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的格式，一來(lái)方便檔案的管理、歸類;二來(lái)方便提高檔案的讀取速度和資源共享效率。

3 醫(yī)院實(shí)行檔案管理信息化的意義與措施

3.1 醫(yī)院實(shí)施檔案信息化管理的必要性

醫(yī)院是一個(gè)來(lái)往人群繁雜的場(chǎng)所，每天接觸的病患遍及各個(gè)行業(yè)、各個(gè)年齡段，如果仍然按照以往的檔案管理方式，那么整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)作將會(huì)變得混亂不堪，原始的檔案管理無(wú)論是從信息的收集、還是資料的整理都是一個(gè)緩慢的過(guò)程，這樣大大降低了醫(yī)院工作人員的工作效率，檔案信息無(wú)法被正常的傳遞，嚴(yán)重影響病患順利就醫(yī)的速度，因此無(wú)可避免的將要面臨眾多的投訴。

傳統(tǒng)檔案工作主要以紙質(zhì)檔案為工作對(duì)象，采取手工的操作方式，工作效率低，進(jìn)程緩慢，而現(xiàn)代人們普遍追求的是高效、快捷。因此，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，方便快捷的信息化管理將成為未來(lái)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.2 醫(yī)院檔案管理信息化的措施

3.2.1 人員的培訓(xùn)

現(xiàn)代化的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有力保證。而目前醫(yī)院從事檔案管理的工作人員，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，因此會(huì)成為檔案管理趨于現(xiàn)代化、信息化的阻礙力量。為此想要改變這種現(xiàn)狀，就必須改變管理隊(duì)伍的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)于已經(jīng)工作在這一崗位的人員更是需要加大培訓(xùn)力度，在短期內(nèi)完成上崗培訓(xùn)。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)廣泛地吸收檔案管理的專業(yè)人才，做好人才儲(chǔ)備。尤其是既掌握檔案管理知識(shí)，又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，以滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需要。

3.2.2 信息的保密管理

檔案的種類很多，從醫(yī)院的角度來(lái)看，對(duì)于一些機(jī)密檔案，比如人事檔案、病例檔案等等，都是不應(yīng)隨意外泄的，因此在醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)有專人對(duì)這部分資料進(jìn)行管理，并需要設(shè)立查詢的級(jí)別，不能說(shuō)任何人想看就可以看到這些信息。并應(yīng)設(shè)立一定的獎(jiǎng)罰機(jī)制，以此來(lái)加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。

3.2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院要想進(jìn)行檔案信息化管理，應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備及軟、硬件設(shè)施。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政檔案，方便使用者查閱，既省時(shí)有省力，進(jìn)一步加快了工作效率。

3.2.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代檔案管理需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，從最初的收集，整理到最終的歸檔、錄入都要求要做到條理清晰、目的明確，以確保檔案記錄的完整，避免遺漏內(nèi)容，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。醫(yī)院的檔案管理更應(yīng)如此，醫(yī)院的檔案涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研等眾多方面，容不得一絲馬虎。為了能夠更好的服務(wù)于患者，服務(wù)于社會(huì)，應(yīng)該設(shè)立多種信息檢索模式，從而提高信息的利用率，為醫(yī)療人員創(chuàng)造便利的工作環(huán)境。

3.2.5 加強(qiáng)管理者思想的創(chuàng)新

能否實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理關(guān)鍵在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持以及各部門主管的配合。如果部門領(lǐng)導(dǎo)不具備先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)和進(jìn)步思想，那么想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是不可能的。現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理，其重點(diǎn)就是努力把檔案信息化作為醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)代化和醫(yī)療服務(wù)現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，逐步形成一個(gè)完整的檔案信息平臺(tái)，因此管理者的思想意識(shí)創(chuàng)新就成為了必不可少的先決條件。

3.2.6 創(chuàng)建自身特色

檔案信息化不光是局限于表面的、形式的，更重要的是為了實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能的全面拓展，自身價(jià)值的完美體現(xiàn)。而規(guī)范化、具體化地進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，保證了檔案資料的真實(shí)可信性和完整性。醫(yī)院的各個(gè)部門可以根據(jù)自身科室的專業(yè)傾向不同，發(fā)揮自身的聰明才智，建立一個(gè)完全符合自身專業(yè)特點(diǎn)的信息化檔案管理體系，可以讓人一目了然就能從中發(fā)現(xiàn)其特色，這特色可能源自于管理的風(fēng)格、錄入的格式、也可能是源自檔案的完整與全面。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理從以前到現(xiàn)在都具有重要意義和作用，隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，其影響力更是只增不減，涵蓋所有行業(yè)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高度流行的今天，信息化是二十一世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，在以知識(shí)和信息為主要發(fā)展特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)與處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化將在新世紀(jì)發(fā)展的醫(yī)療工作中發(fā)揮出不可替代的作用。我們必須堅(jiān)定發(fā)展信息化檔案管理的信念，利用一切可以利用的資源，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。

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