讓幻燈片和Word文檔轉(zhuǎn)換自如

參加各種培訓(xùn)、聆聽各類講座時(shí)，常常都要和PowerPoint演示文稿打交道。對(duì)于講授者而言，為投影所講的主要內(nèi)容制作投影，需要提前將很多文字內(nèi)容插入到幻燈片當(dāng)中，有時(shí)制作一個(gè)講座的PPT文件，可能需要花費(fèi)很長時(shí)間。對(duì)于學(xué)員和聽眾而言，為了提高學(xué)習(xí)效果，往往還需要將演示文稿打印出來。直接通過PowerPoint的講義方式打印，雖然能在每一張紙上打印多張幻燈片內(nèi)容，但如果每一張幻燈片都包含圖片和文字段落格式，相鄰幻燈片之間又會(huì)自動(dòng)保留一定的間距，如果碰到文字內(nèi)容比較多的幻燈片，打印后的閱讀效果常常不能令人滿意（如圖1）。其實(shí)，可以利用演示文稿和Word文檔之間的相互轉(zhuǎn)換功能，提高幻燈片的制作速度，改善演示文稿內(nèi)容的打印效果。

輕松提取幻燈片中的文字

對(duì)于沒有備注內(nèi)容的幻燈片文件，借助PowerPoint本身提供的文件轉(zhuǎn)存功能，將幻燈片轉(zhuǎn)存為RTF格式的文本文件，稍加排版之后再打印，就可以顯著地改善閱讀效果。這里以PowerPoint 2007為例，首先打開要提取文字的幻燈片文件， 例如“經(jīng)典故事.ppt”，執(zhí)行“Office/另存為”命令，在“保存類型”的下拉列表中選擇“大綱/RTF文件（*.rtf）”文件格式選項(xiàng)，單擊“保存”按鈕，即可將幻燈片文件轉(zhuǎn)存為RTF格式的文本文件（如圖2）。雙擊轉(zhuǎn)存后的RTF文件，系統(tǒng)默認(rèn)會(huì)啟動(dòng)Word軟件來打開文件，再進(jìn)行排版打印就很方便了。

通過幻燈片文件轉(zhuǎn)存RTF文件的方法，只能提取幻燈片正文大綱頁面中的文字，如果幻燈片中還包含許多備注文字，則需要借助“幻燈片文字提取程序”這款綠色小軟件。具體操作方法如下：同時(shí)打開Word 2007和PowerPoint 2007軟件，然后運(yùn)行“幻燈片文字提取程序”，將目標(biāo)幻燈片文件拖到主程序窗口的轉(zhuǎn)換框當(dāng)中，單擊“開始”按鈕，軟件就會(huì)自動(dòng)打開每一頁幻燈片，依次復(fù)制文本框和備注中的文字內(nèi)容，并按原來順序粘貼到Word文檔窗口當(dāng)中。通常只需要一兩分鐘就可以完成提取工作并自動(dòng)退出程序，最終形成一個(gè)名為“×××.ppt.Convertor.doc”的Word文檔，其中“ ×××.ppt”為原來的幻燈片的文件名稱（如圖3）。對(duì)該文檔稍加編輯，同樣可以得到我們真正需要的文本內(nèi)容。

快速將Word文檔轉(zhuǎn)換成幻燈片

在制作演示文稿的過程中，常常需要將Word文檔中的文字內(nèi)容依次復(fù)制粘貼到PowerPoint當(dāng)中。如果文字內(nèi)容較多，插入樣式又比較接近，就可以使用Word 2003提供的文件發(fā)送功能，將Word文檔內(nèi)容直接發(fā)送到PowerPoint幻燈片當(dāng)中，從而節(jié)省下大量復(fù)制粘貼的繁瑣操作時(shí)間。

這里以上例提取Word文檔中的經(jīng)典故事的發(fā)送操作為例。首先運(yùn)行Word 2003，打開對(duì)應(yīng)的文檔，一手按住鍵盤上的Ctrl鍵不放，一手按住鼠標(biāo)左鍵，依次拖動(dòng)選中不連續(xù)的故事內(nèi)容，然后執(zhí)行“格式/項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，選擇任意一種項(xiàng)目符號(hào)，單擊“確定”按鈕。如果文檔內(nèi)容較多，還可以分批選中每個(gè)小故事的內(nèi)容，分別執(zhí)行上述命令，插入同一種項(xiàng)目符號(hào)（如圖4）。

接下來，執(zhí)行“文件/發(fā)送/Microsoft Office PowerPoint”命令，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開PowerPoint，將每一個(gè)故事單獨(dú)放置在一張幻燈片中，故事名稱在標(biāo)題文本框中，宋體44磅，居中對(duì)齊；故事正文在內(nèi)容文本框中，宋體32磅，左對(duì)齊，如果故事內(nèi)容太多，常常會(huì)超出內(nèi)容文本框的顯示范圍，還需要對(duì)幻燈片進(jìn)行必要的編輯修改操作。

由于PowerPoint自動(dòng)版式模板中有兩個(gè)文本框，系統(tǒng)會(huì)以回車換行符號(hào)（直接按回車鍵，又稱段落符號(hào)），作為文本框的分隔符號(hào)，設(shè)置了項(xiàng)目符號(hào)的文本內(nèi)容，會(huì)自動(dòng)插入內(nèi)容文本框，否則就插入到標(biāo)題文本框。如果文本內(nèi)容包含多個(gè)段落，可以將回車換行符號(hào)替換為人工換行符號(hào)（同時(shí)按下Shift鍵和回車鍵），對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行人工換行操作（如圖5）。

最后，回到PowerPoint 2003，對(duì)自動(dòng)生成的幻燈片進(jìn)行編輯操作。首先執(zhí)行“格式/幻燈片設(shè)計(jì)”命令，選擇一種合適的幻燈片設(shè)計(jì)模版，并應(yīng)用于所有的幻燈片。然后執(zhí)行“視圖/母版/幻燈片母版”命令，通過母版視圖設(shè)計(jì)界面，對(duì)自動(dòng)版式標(biāo)題和內(nèi)容區(qū)的文本框進(jìn)行必要的格式設(shè)置，如字體、字號(hào)、對(duì)齊方式等。最后單擊“關(guān)閉母版視圖”按鈕，母版視圖修改操作就可以生效。對(duì)于個(gè)別文本內(nèi)容特別多的幻燈片，可能還需要根據(jù)實(shí)際情況，手工改變文字大小。經(jīng)過上述Word文檔發(fā)送和PowerPoint文檔編輯修改等操作，很容易就可以把樣式比較一致的大量文本內(nèi)容迅速地插入到幻燈片當(dāng)中（如圖6），節(jié)省下大量寶貴的工作時(shí)間。

上述幻燈片的編輯修改操作在PowerPoint2003/2007中都可以實(shí)現(xiàn)，但是文本發(fā)送操作卻只能在Word 2003中實(shí)現(xiàn)，因?yàn)樵赪ord 2007當(dāng)中，根本找不到類似的文檔發(fā)送選項(xiàng)，實(shí)在令人遺憾。