告別忙亂 讓效率飛起來

鋼筋水泥森林中人們每天生活都排得滿滿當當，現代都市生活的快節奏，無休無止的工作，讓人頭疼的生活瑣事，讓都市人的壓力越來越大。時間就如同干海綿再也擠不出水來，精力也如同干涸的溪流，都市人似乎只能深陷在苦惱、彷徨以及忙碌的固定生活模式中，不得解脫。這個怪圈讓都市人越發感覺到落寞。如何讓生活更有條理，做事更加清晰？ 那就運用你曾有的和現有的資源，徹底告別那種忙亂的生活狀態吧。

學會篩選，多任務不必自己扛

壓力的產生，固然與當前快節奏的工作和生活節奏有關，但更多的卻是來源于我們對待事情的方式。抱著十塊石頭走路，自然沒有抱著一塊石頭走路輕松。所以要減輕壓力，我們首先得學會讓自己輕裝上陣。

分清主次，只抱一塊石頭

戴維·艾倫在《盡管去做：無壓工作的藝術》提出了一種釋放壓力的方法，簡稱GDT。該方式提倡的原則是，通過記錄把頭腦中的各種任務移到紙上或其它媒介中，即把頭腦完全清空，然后再集中精力完成當前最應該做的一件事，這就是目前被證實最有效的減壓及提效方法。

GTD基本流程包括五點：收集一切可引起注意的事情；加工處理后，確定它們是否可行并找出解決辦法；組織整理得出的結論；把它們列為行動的選擇議案；行動。對于我們來說，實現GTD的方法有兩種，一是記錄在紙上，二是記錄在軟件中。如何使用GTD方式來處理事情呢？現在就來看看如何通過“ThinkingRock”這款軟件以GTD方式來處理事情的具體流程。

假設當前我們的頭腦中有如下幾件事：告訴朋友他交待的事情已辦妥；三天后必須交整改方案；答應朋友有空時去KTV練歌；朋友的電腦出現了故障，答應明天修理；忽然想到中了彩票后的美好生活；委托小王整理公司季度報表。

收集事情

運行程序后，在主界面中點擊“Create Data File”（創建數據文件）按鈕，打開數據對話框，將文件的保存路徑及文件名按照自己的要求設置后，再點擊“New File”（新文件）按鈕（如圖1），創建一個數據庫，并返回上級界面。點擊“Collect Thoughts”（收集想法）按鈕，在新界面中，選中左上角的“+”按鈕，打開“Thought”（想法）文本框，輸入需要記錄在案的想法，點擊右下角的“ADD”（添加）按鈕（如圖2），將該材料添加到想法列表中。用同樣的方法，添加所有想法到列表，返回程序的主界面。

處理想法

點擊“Process Thoughts”（處理想法）按鈕后，在“Thought”文本框中，便會看到輸入的第一個想法（此例中為“告訴朋友他交待的事情已辦妥”）。由于該任務可執行，所以在“Is this Actionable？”（可執行）欄中選擇“Yes”項。同時，由于它屬于一個簡單的事件，也就是常說的2分鐘任務，在“Next Action”（下一活動）欄下的“Status”下拉菜單中，選擇“Do ASAP”（盡快做），再點擊界面左上角的藍色箭頭（如圖3），繼續處理下一個任務。

管理任務并揀選

點擊“Actions”按鈕，便會在新窗口中看到添加的所有任務，其中“Action”中列出了所有的下一步行動，包括2分鐘任務（Do ASAP）、委托（Delegated）、日程表（Scheduled）和普通任務等。現在需要我們馬上行動起來，將最容易的“Do ASAP”任務解決掉，然后再根據列表顯示，有條不紊地解決下一個。任務完成，在列表中將其選中，然后在右下方的“Action”標簽欄中，勾選“Done”（已完成）項，從當前任務中移除（如圖4）。這樣一來，你會發現事情遠不是你想像的那么多，因為現在你的手中永遠只有一塊石頭！。

一個人的力量有限，眾人拾柴火焰高，對于可以和別人協同完成的工作，一定要爭取合作的機會，這也是讓自己減輕壓力的好辦法。要達到這個目的，科研用百會在線辦公平臺來幫忙。

平臺特點：不同用戶可以同時編輯同一文檔，而且網站會提供1GB的存儲空間。

注冊并添加協作伙伴

進入http://www.baihui.com/頁面，選中擊“請登錄”欄中的“免費注冊”文字鏈接，按提示注冊成為其用戶并登錄。單擊“百會在線辦公室”項（如圖5），在出現的頁面中，單擊“立即進入”文字鏈接，進入自己的網絡辦公平臺。

隨后在“應用”欄下選擇“聯系人”項，切換到相應頁面。點擊“從基于Web的郵箱服務導入聯系人”項中的“Gmail”、“YAHOO”、“Hotmail”等按鈕，按照提示，將上述郵箱中的聯系人導入為百會的聯系人（也可單擊頁面右上方的“跳過這個步驟”項，在出現的頁面中，自行輸入聯系人的姓名、昵稱和郵件地址等信息）。輸入完畢，單擊“保存”按鈕，完成聯系人的添加操作。然后再邀請這些用戶以同樣郵箱注冊成為會員，并成為協作用戶。

協作處理文檔

在“應用”一欄下，點擊“文字編輯”項，選擇右上方的“文件/導入”，在出現的對話框中，選擇共同編輯的文檔（可以是本地文件、網絡URL鏈接等，如圖6）。在編輯界面上方的工具欄中，單擊“協作/共享”，打開“共享此文檔”對話框。根據自己的需要，點擊“添加用戶”按鈕，選中需要編輯此文檔的聯系人后，點擊 “添加”按鈕即可。

協作辦公

被添加的用戶只要登錄百會在線辦公平臺后，即可在下方的“消息”中看到協同辦公提示通知，只要根據提示打開需要協同編輯的文檔，就可以多人同時編輯同一文檔了。當一個用戶編輯時，他所在的段落就會自動鎖定，另一個用戶的段落則會加上顏色，便于強調提醒。同時，任何一方的編輯結果，都會實時更新在文檔。

學會專注，快速完成當前工作

除了學會篩選外，以最快速度完成當前的任務，也是提高工作效率、減輕壓力的不二法門。通常影響我們工作效率的主要原因有兩個，一是一心二用，不夠專心，比如在工作期間瀏覽網頁，在QQ上泡MM等；二是遇到復雜的方案時，頭腦太亂，不能夠迅速理清思路，這時，就可用下面的方法來解決。

看看你究竟在做啥？

在工作時，發發微博、逛逛論壇，再與好友在QQ聊聊八卦，然后在網上搜搜最近熱門的電視與游戲……時間便從這啪啪啪聲中溜走了。一天里究竟浪費了多少時間？現在就借助Free Time Tracker這款工具來了解一下。

Free Time Tracker的特點在于，它可以跟蹤花在每個程序的時間，并生成報表，通過這報表，可以非常直觀地看到這一天的時間分配情況，從而改正不良習慣，將心思花在工作上，在很大程度上改善工作效率。

運行Free Time Tracker后，軟件便會自動檢測目前運行的程序，并將用戶使用該程序的時間顯示在列表中。如果你覺得這種列表的形式，還不足以讓你直觀地查看出自己在工作方面花了多少時間，還可以單擊菜單“Report（報告）/Usage by Categories（使用類別）”，以餅狀圖的形式，更為直觀地顯示出在某一類別的軟件上所花費的時間。這些類別包括：Work（工作）、SysUtils（系統工具）、Web（網頁）和Leasure（休閑）等（如圖7）。通過該圖，相信即使你是一個從來覺得時間無所謂的人，也會為每天的“不務正業”而汗顏了。

思想愛溜號，強制專注

在工作時，發發微博、逛逛論壇，再與好友在QQ聊聊八卦，然后在網上搜搜最近熱門的電視與游戲……時間便從這啪啪啪聲中溜走了。一天里究竟浪費了多少時間？現在就借助Free Time Tracker這款工具來了解一下。

Free Time Tracker的特點在于，它可以跟蹤花在每個程序的時間，并生成報表，通過這報表，可以非常直觀地看到這一天的時間分配情況，從而改正不良習慣，將心思花在工作上，在很大程度上改善工作效率。

運行Free Time Tracker后，軟件便會自動檢測目前運行的程序，并將用戶使用該程序的時間顯示在列表中。如果你覺得這種列表的形式，還不足以讓你直觀地查看出自己在工作方面花了多少時間，還可以單擊菜單“Report（報告）/Usage by Categories（使用類別）”，以餅狀圖的形式，更為直觀地顯示出在某一類別的軟件上所花費的時間。這些類別包括：Work（工作）、SysUtils（系統工具）、Web（網頁）和Leasure（休閑）等（如圖7）。通過該圖，相信即使你是一個從來覺得時間無所謂的人，也會為每天的“不務正業”而汗顏了。

強制自己專注的方法很多，比如用任務計劃禁止在固定的時間運行可分心的程序，使用Q10遠離誘惑等。

用任務計劃禁止運行程序

比如想禁止本機在9點~18點之間運行QQ及IE瀏覽器，可以這樣設置（以Win7為例）。

首先在記事本中輸入以下內容（如圖8）：

@Echo off

taskkill /im iexplore.exe /im qq.exe /f /t

其中“/im”后為要禁止運行的可執行程序。將該文件保存為BAT文件。

然后按下“Win+R”組合鍵，打開“運行”對話框，輸入“control schedtasks”并按下回車鍵，打開“任務計劃程序”窗口。在右側的“操作”欄中，點擊“創建基本任務”按鈕，打開“創建基本任務向導”對話框。現在就在“名稱”文本框中輸入計劃名稱（如：禁止運行），單擊“下一步”按鈕。在接下來的對話框中，依次設置好任務開始周期為“每天”，開始時間為當日的9∶00，執行的操作為“啟動程序”，點擊“下一步”按鈕。

在新出現的對話框中（如圖9），按下 “瀏覽”按鈕，選擇上面建立的BAT文件，單擊“下一步”按鈕。勾選“當單擊‘完成’時，打開此任務屬性的對話框”項，單擊“完成”按鈕，打開“禁止運行屬性”對話框。這時就能切換到“觸發器”標簽，在列表中選擇相應的任務觸發時間，單擊“編輯”按鈕，打開相應的對話框，在“高級設置”欄中，勾選“重復任務間隔”項，將其數值設置為1分鐘，“持續時間”設置為9小時（9∶00到18∶00的時間段）。點擊“確定”按鈕，以后，在指定的時間中，相應的程序就無法運行了，從而達到專心工作的目的。

Q10運行后，會自動將整個屏幕變成編輯區，并在下面提供一行信息條。因此可讓我們遠離各種誘惑，從而達到專心工作的目的。

安裝后啟動程序，整個屏幕將變成編輯區。按下“Ctrl+P”組合鍵調出設置界面，切換到“Layout”（版面）標簽，在“Paragraph”（段落）項下，將“Line spacing（%）”（行間距）和數值由默認的“110”修改為“220”或更多（如圖10）。否則，在輸入較大漢字時，有可能會出現只在編輯區中出現一半的情況。

Q10的編輯方法與“記事本”相似，此處不再贅述。編輯完畢，按下“Ctrl+S”組合鍵，打開“Save”（保存）對話框，可將文件保存到本地。

用思維導圖快速讓方案具象化

思維導圖（Mindmap）又稱概念圖、腦圖，是用來組織和表征知識的工具。它通常將某一主題的有關概念置于圓圈或方框之中，然后用連線將相關的概念和命題連接起來，連線上標明兩個概念之間的關系。采用的圖示多為非常直觀的圖形、圖像甚至GIF動畫等。這種表達方式的好處在于，可以讓用戶同時調動左腦的邏輯、順序、條例、文字、數字，以及右腦的圖像、想像、顏色、空間整體等各種智能，把一些枯燥、雜亂、模糊的知識或資料，以形象有趣的方式有機地聯系起來，從而形成脈絡清晰的線條，極大地提高人們的創造力、想象力和組織力。

目前，創建思維導圖的方法有兩種，一是用專門的工具實現，如FreeMind；二是借助在線應用來完成。

FreeMind快速建立做事方案

安裝后運行程序（需要Java環境支持），雙擊編輯區域中的“中心主題”，在出現的文本框中，輸入導圖標題，比如“從求職高手到職場達人”，輸入完畢，雙擊編輯區空白處，完成輸入操作。然后根據自己的思路，為該主題添加其他子主題。添加方法為右鍵點擊主題文本框，在彈出的右鍵菜單中，選擇“插入/子主題”，并為該子主題添加上文字。然后用類似的方法，為該子主題再添加子主題等。子主題可以無限添加下去，就像我們可以根據自己的需要，在中心主題和各級子主題下，建立起無數的子主題一樣（如圖11）。

在創建思維導圖過程中，時常會遇到某個主題需要加以特別說明的情況，或者需要為其添加說明，以便能在以后的運用過程中，清楚當時的思路，這時，可為其添加備注。右擊該主題，在彈出的右鍵菜單中，選擇“備注”，打開相應的文本框，輸入必要的備注內容即可（如圖12）。

制作完畢，點擊菜單“文件/保存”，在出現的對話框中，設置好文件名及保存路徑，單擊“保存”按鈕，即可將思維導圖保存下來，以便以后隨時調用。如果你想讓保存的文件可以在沒有安裝FreeMind的電腦中查看，先點擊展開制作好的思維導圖所包含的所有節點，接著單擊菜單“文件/導出/導出為JPEG文件”，將該文件保存為JPEG格式的圖片。

在線實現思維方向

由于FreeMind需要安裝后才能使用，在某些特定的情況下，會面臨沒有思維導圖工具的尷尬局面，無法創建思維導圖。這時，可利用一些導圖在線制作網站來實現，Bubbl.us便是這樣的網絡應用。

進入https://bubbl.us/頁面，單擊“Start Brainstorming”（開始頭腦風暴）按鈕，進入編輯頁面。點擊“Start Here”（從這開始）文本框，輸入中心主題。輸入完畢，按下“Ctrl+回車”組合鍵，為該主題下建立子主題。

字體與顏色是區分思維主題的好方法。選中子主題后，在框架上方會出現一個對話框（如圖13）。點擊其中的“Color”按鈕，在出現的調色板中，可為主題文字設置顏色，同樣，單擊“Size”（尺寸）按鈕上方的箭頭，可調大字號，點擊下方的箭頭，則縮小字號。此外，在該對話框中還有一個“Connect”（連接）按鈕，拖動該按鈕到任意主題，可在當前主題和該主題之間建立起連線。如果當前主題不合符要求，在對話框中選擇“Delete”（刪除）按鈕即可。

第三步：保存導圖。導圖編輯完畢，接下來就可以保存了。網站提供了兩種保存方式，一是在工具欄中直接單擊“Save”（保存）按鈕，將文件保存為思維導圖文件，并且直接保存在網站服務器中，前提是我們已經注冊成為網站會員并已登錄（如果你尚未注冊，可以在編輯頁面右側單擊展開“Create Account”項，按提示輸入相關信息進行注冊）；一種是在工具欄中單擊“Export”（導出）按鈕，然后在出現的對話框中，選擇好相應選項，點擊“Export”（導出）按鈕（如圖14），將文件導出為JPG或PNG圖片，下載保存到本地磁盤。

用Q10讓自己遠離誘惑

Q10運行后，會自動將整個屏幕變成編輯區，并在下面提供一行信息條。因此可讓我們遠離各種誘惑，從而達到專心工作的目的。

安裝后啟動程序，整個屏幕將變成編輯區。按下“Ctrl+P”組合鍵調出設置界面，切換到“Layout”（版面）標簽，在“Paragraph”（段落）項下，將“Line spacing（%）”（行間距）和數值由默認的“110”修改為“220”或更多（如圖10）。否則，在輸入較大漢字時，有可能會出現只在編輯區中出現一半的情況。

Q10的編輯方法與“記事本”相似，此處不再贅述。編輯完畢，按下“Ctrl+S”組合鍵，打開“Save”（保存）對話框，可將文件保存到本地。

用思維導圖快速讓方案具象化

思維導圖（Mindmap）又稱概念圖、腦圖，是用來組織和表征知識的工具。它通常將某一主題的有關概念置于圓圈或方框之中，然后用連線將相關的概念和命題連接起來，連線上標明兩個概念之間的關系。采用的圖示多為非常直觀的圖形、圖像甚至GIF動畫等。這種表達方式的好處在于，可以讓用戶同時調動左腦的邏輯、順序、條例、文字、數字，以及右腦的圖像、想像、顏色、空間整體等各種智能，把一些枯燥、雜亂、模糊的知識或資料，以形象有趣的方式有機地聯系起來，從而形成脈絡清晰的線條，極大地提高人們的創造力、想象力和組織力。

目前，創建思維導圖的方法有兩種，一是用專門的工具實現，如FreeMind；二是借助在線應用來完成。

FreeMind快速建立做事方案

安裝后運行程序（需要Java環境支持），雙擊編輯區域中的“中心主題”，在出現的文本框中，輸入導圖標題，比如“從求職高手到職場達人”，輸入完畢，雙擊編輯區空白處，完成輸入操作。然后根據自己的思路，為該主題添加其他子主題。添加方法為右鍵點擊主題文本框，在彈出的右鍵菜單中，選擇“插入/子主題”，并為該子主題添加上文字。然后用類似的方法，為該子主題再添加子主題等。子主題可以無限添加下去，就像我們可以根據自己的需要，在中心主題和各級子主題下，建立起無數的子主題一樣（如圖11）。

在創建思維導圖過程中，時常會遇到某個主題需要加以特別說明的情況，或者需要為其添加說明，以便能在以后的運用過程中，清楚當時的思路，這時，可為其添加備注。右擊該主題，在彈出的右鍵菜單中，選擇“備注”，打開相應的文本框，輸入必要的備注內容即可（如圖12）。

制作完畢，點擊菜單“文件/保存”，在出現的對話框中，設置好文件名及保存路徑，單擊“保存”按鈕，即可將思維導圖保存下來，以便以后隨時調用。如果你想讓保存的文件可以在沒有安裝FreeMind的電腦中查看，先點擊展開制作好的思維導圖所包含的所有節點，接著單擊菜單“文件/導出/導出為JPEG文件”，將該文件保存為JPEG格式的圖片。

在線實現思維方向

由于FreeMind需要安裝后才能使用，在某些特定的情況下，會面臨沒有思維導圖工具的尷尬局面，無法創建思維導圖。這時，可利用一些導圖在線制作網站來實現，Bubbl.us便是這樣的網絡應用。

進入https://bubbl.us/頁面，單擊“Start Brainstorming”（開始頭腦風暴）按鈕，進入編輯頁面。點擊“Start Here”（從這開始）文本框，輸入中心主題。輸入完畢，按下“Ctrl+回車”組合鍵，為該主題下建立子主題。

字體與顏色是區分思維主題的好方法。選中子主題后，在框架上方會出現一個對話框（如圖13）。點擊其中的“Color”按鈕，在出現的調色板中，可為主題文字設置顏色，同樣，單擊“Size”（尺寸）按鈕上方的箭頭，可調大字號，點擊下方的箭頭，則縮小字號。此外，在該對話框中還有一個“Connect”（連接）按鈕，拖動該按鈕到任意主題，可在當前主題和該主題之間建立起連線。如果當前主題不合符要求，在對話框中選擇“Delete”（刪除）按鈕即可。

第三步：保存導圖。導圖編輯完畢，接下來就可以保存了。網站提供了兩種保存方式，一是在工具欄中直接單擊“Save”（保存）按鈕，將文件保存為思維導圖文件，并且直接保存在網站服務器中，前提是我們已經注冊成為網站會員并已登錄（如果你尚未注冊，可以在編輯頁面右側單擊展開“Create Account”項，按提示輸入相關信息進行注冊）；一種是在工具欄中單擊“Export”（導出）按鈕，然后在出現的對話框中，選擇好相應選項，點擊“Export”（導出）按鈕（如圖14），將文件導出為JPG或PNG圖片，下載保存到本地磁盤。

定時定事，千萬別忘

常年奔波的都市人，生活是忙碌的，各種瑣事糾纏在一起：某時刻去某地開會，明天需要把重要資料傳給客戶以及下班后的約會……在工作與生活的雙重壓力下，是否能記住這些重要的事件呢？人腦不行，移動智能設備來幫忙吧。

生活中的定時提醒

日程的定時提醒，是避免忘記待辦事宜的好方法，通過時間線能理清辦事的先后順序，有條理的辦事會讓你的生活變得輕松愉快。

365日歷便是一款能讓你辦事條理化的手機小應用，軟件的日程提醒功能時時刻刻提醒著你，某某會議定在幾月幾號，距離今天還有多少天；某某時段必須把資料發送給客戶等等。進入軟件后，點擊主界面的右上方 “+”號進入日程添加窗口，在新界面的日程框中輸入需要提醒的時間，如果想輸入會議時間便點擊“普通日程”選項，將其更改為“階段日程”（如圖15），并在日程時間修改為會議起始與結束時間，再選中保存就完成了會議日程提示的設置（按照日程的特殊性，還能把365日歷變為生日提醒與周會提醒工具）。

但是當日常設定過多時，一項項地查找基本不太可能。這時就可通過系統自帶的搜索功能進行日程的搜索。天氣預報是365日歷的一個特殊功能，通過這項功能就能把日程與天氣結合起來，在看日程提示時，同時也了解了天氣，這為出差在外的用戶帶來了極大的方便，避免天氣變化帶來的各種尷尬。

多彩便簽滿足生活需求

對于繁忙的現代人來說，機械化的日程提醒并不能滿足需要，因此很多人都有了“貼便簽”的習慣，用便簽快速記錄并提醒重要的事宜非常方便，用手機記錄便簽更簡單也更實用，但隨著智能手機的普及和發展，“便簽”也有了新的玩法。毫無疑問，文字是便簽記錄的主要內容，但在智能手機的支持下便簽可記錄的內容更加豐富。

小米便簽就是讓你隨時隨地記事的小工具，所謂好記性不如爛筆頭，該記就記、想記就記。進入軟件后，就可看到便簽列表欄，點擊界面右上角的加號可以添加新的便簽。事情總有輕重緩急，所以，我們可以用顏色對便簽記錄的事件進行區分（如圖16），顏色越鮮艷記錄的事情就越重要（當然，用戶也可按照自己的喜好設定），當分色完畢后，就可以在內容欄中輸入待辦事宜。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文

當然了，便簽的定時提醒功能絕對不能成為程序的擺設，所以在寫完便簽后，進入時間設置界面，設定便簽提醒的時間。時間一到，小米便簽會像鬧鐘一樣響起，提醒你該做某事了。