巧借Excel輔助列 為數(shù)據(jù)表格整容

很多人都覺得數(shù)據(jù)表格的排版麻煩，尤其是財(cái)務(wù)報表那樣的專業(yè)排版。其實(shí)，有很多小技巧都能輕松地簡化排版過程，讓你也能做出專業(yè)的表格。

在使用Excel編輯各種數(shù)據(jù)表格的過程中，如果碰到一些列數(shù)較少而行數(shù)較多的數(shù)據(jù)表格，常常要先進(jìn)行分欄操作，然后才能排版打印。但對一些布局比較特殊的數(shù)據(jù)表格，分欄之后常常會出現(xiàn)同一個人的多個數(shù)據(jù)單元分別顯示在不同分欄甚至頁面中（如圖1），既影響文檔的打印效果，又不方便對每個人、每一頁數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

如果你也曾經(jīng)碰到類似的數(shù)據(jù)表格，不妨先通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)置操作，對表格結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。選定要轉(zhuǎn)置的數(shù)據(jù)，執(zhí)行“開始/粘貼/選擇性粘貼/轉(zhuǎn)置”命令，雖然可以對數(shù)據(jù)做“行到列”或“列到行”的轉(zhuǎn)置，但是一次只能對一位員工四個季度的銷售額轉(zhuǎn)置，當(dāng)員工人數(shù)較多的時候，操作起來會非常麻煩。其實(shí)，只要借助一個Excel輔助數(shù)據(jù)列，進(jìn)行以下三步操作，就可以輕松解決類似數(shù)據(jù)表格的分欄打印和數(shù)據(jù)匯總問題。

第一步取消數(shù)據(jù)單元格合并

選定員工姓名數(shù)據(jù)區(qū)域，包括標(biāo)題行，右擊執(zhí)行“設(shè)置單元格格式/對齊/文本控制”命令，取消“合并單元格”前面的鉤，單擊“確定”之后，員工序號和姓名都會顯示在取消合并后的單元格最上方（如圖2）。

第二步通過輔助列進(jìn)行排序

在E1單元格中輸入“輔助列”，在E2到E5單元格中依次輸入A、B、C、D，然后選定E2:E5單元格，將鼠標(biāo)指針指向D5單元格右下方，當(dāng)光標(biāo)變成黑色“十”字形狀時，雙擊鼠標(biāo)，將該序列向下復(fù)制到其它單元格。

選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)/排序”命令，以“輔助列”為主要關(guān)鍵字，以“序號”為次要關(guān)鍵字，進(jìn)行升序排列之后，每位員工的季度銷售額會按有序排列，輔助列的值為A對應(yīng)第一季度數(shù)據(jù)，輔助列的值為B則對應(yīng)第二季度，依次類推，而員工序號和姓名也都有序排列在B列的最上方。

第三步 將轉(zhuǎn)置后的數(shù)據(jù)歸位

新建一個工作表，根據(jù)轉(zhuǎn)置后的數(shù)據(jù)格式，設(shè)計(jì)一個標(biāo)題行，然后依次將序號、姓名以及四個季度的銷售額數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到新工作表中對應(yīng)的區(qū)域，就可以完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)置操作（如圖4）。經(jīng)過調(diào)整的表格布局更加合理，每位員工的銷售數(shù)據(jù)都顯示在同一行，更便于統(tǒng)計(jì)分析。如果經(jīng)過轉(zhuǎn)置的表格列數(shù)仍然較少，還可以執(zhí)行分欄操作，這樣就可以避免同一個員工的數(shù)據(jù)行分別顯示在不同分欄或頁面中的情況了。

如果需要轉(zhuǎn)置Word中的表格，需要先將表格復(fù)制到Excel，通過上述方法轉(zhuǎn)置之后，再將其復(fù)制到Word文檔，就可以實(shí)現(xiàn)類似的數(shù)據(jù)表格轉(zhuǎn)置操作。

其他簡化Excel表格排版的方法

1.使用模版：一些常用的表格，比如考勤表、記賬表、加班統(tǒng)計(jì)表、報銷單等，網(wǎng)上都有很多模板，如果嫌麻煩，可以使用WPS 2010內(nèi)置的在線模板。

2.用好軟件內(nèi)置的表格樣式：Excel內(nèi)置了很多現(xiàn)成的表格樣式，在“開始/樣式”中可以找到；如果使用的是WPS表格，則可以安裝一個叫作“表格樣式”的小工具，它同樣內(nèi)置了多種“配色方案”，可以一鍵美化表格。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文