淺談縣級(jí)檔案館館藏檔案在利用過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

摘要：作者按照檔案利用中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、檔案利用過程中存在風(fēng)險(xiǎn)的原因、采取有效措施避免檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策的順序進(jìn)行了論述，強(qiáng)調(diào)只有把風(fēng)險(xiǎn)管理程序化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地融入日常檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，才能保證檔案更加安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的利用壽命，發(fā)揮好檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用，為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案館 檔案利用 風(fēng)險(xiǎn) 對(duì)策

檔案利用，是檔案利用者通過查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)，檔案利用在傳承文明、服務(wù)社會(huì)及各項(xiàng)事業(yè)中，扮演著越來(lái)越重要的角色。但是，在檔案利用過程中，也存在著不同程度的利用風(fēng)險(xiǎn)。

一、檔案利用中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

（一）檔案人員安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)淡薄

檔案利用工作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。作為檔案管理的責(zé)任主體，檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)顯得尤為重要。例如崔某到某市檔案館查閱招工檔案，在利用中趁工作人員不注意，擅自涂改招工檔案內(nèi)容，造成了檔案的失真。這其中固然有利用者的違法行為，但檔案管理者的監(jiān)管責(zé)任同樣不可忽視。在檔案利用過程中，經(jīng)常見到一些檔案管理人員直接把檔案交給利用者，任由查閱者隨意翻閱、摘抄與拍照復(fù)制，而缺乏必要的監(jiān)管，這樣做極易造成檔案的丟失和檔案失密、泄密。

（二）檔案資料利用制度建設(shè)需進(jìn)一步完善

檔案部門雖然制定了檔案查閱利用制度，但是隨著利用范圍的擴(kuò)大、利用者的增多、利用目的的多元化，檔案查閱利用的制度需要及時(shí)的完善和補(bǔ)充。面對(duì)檔案利用者新的利用需求，檔案人員依然墨守成規(guī)，制度落實(shí)不到位，思想觀念沒有更新。再者有些檔案人員的責(zé)任感、業(yè)務(wù)素質(zhì)還需再提升，即使有完善的制度也未嚴(yán)格按照要求去做，礙于人情和面子，在工作中存在著違規(guī)操作的現(xiàn)象。如李某，某科研單位檔案管理員，違反利用規(guī)定將兩份絕密檔案擅自提供給他人，造成檔案泄密，最終受到了法律的嚴(yán)懲。

（三）檔案開放鑒定工作不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案利用存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案開放鑒定工作是檔案利用前的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，鑒定工作的質(zhì)量高低直接關(guān)系到檔案信息的安全和有效利用。《檔案法》第四章第十九條規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年。”檔案的開放鑒定準(zhǔn)確與否，直接關(guān)系到檔案的安全。明明是不應(yīng)該公開的檔案，如果檔案館工作人員不細(xì)致，不認(rèn)真，卻作為開放處理了，被查閱者隨意查閱或在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行公布，易造成檔案信息失密。

（四）電子檔案的不可讀與失真現(xiàn)象更加普遍

隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，電子檔案大量產(chǎn)生，給檔案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和閱讀的同時(shí)，也給檔案安全管理帶來(lái)了新的課題和新的挑戰(zhàn)。比如電子檔案與讀取設(shè)備的不兼容造成電子檔案不能讀取；網(wǎng)絡(luò)黑客與電腦病毒的攻擊對(duì)檔案信息的威脅，給篡改和仿制檔案帶來(lái)了可能，對(duì)檔案的憑證作用產(chǎn)生質(zhì)疑。

（五）檔案正常利用中對(duì)檔案造成的損毀或失密

在正常的檔案利用過程中，也有可能對(duì)檔案造成損害。一是由于利用者不小心，在利用過程中損毀或污損檔案，這雖屬“意外傷害”，但檔案人員也應(yīng)及時(shí)提醒利用者多加注意，盡可能地避免對(duì)檔案的損害。二是工作人員違反操作規(guī)程，例如有的沒按要求填寫調(diào)卷單、有的調(diào)卷后隨意堆放、有的違反網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)定等，這些都會(huì)增加檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案利用過程中存在風(fēng)險(xiǎn)的原因

（一）主觀原因

檔案工作人員的責(zé)任心、工作經(jīng)驗(yàn)與業(yè)務(wù)素質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是檔案利用存在風(fēng)險(xiǎn)的主要原因，檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅性、科學(xué)性、系統(tǒng)性的工作，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)直接影響到檔案利用工作的安全與工作質(zhì)量。在整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案的鑒定、庫(kù)房管理、設(shè)備管理與運(yùn)行、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理、檔案的調(diào)閱與審核、案卷的質(zhì)量等方面跟檔案人員的綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系。工作人員的責(zé)任心強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力過硬，檔案管理和利用的風(fēng)險(xiǎn)就小。同時(shí)，檔案工作人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)強(qiáng)與弱，對(duì)產(chǎn)生檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果也不同。檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、責(zé)任心強(qiáng)，利用的風(fēng)險(xiǎn)就小，反之，則利用風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)增加。

（二）客觀原因

1．檔案利用者的廣泛性以及檔案內(nèi)容的豐富性

隨著社會(huì)檔案意識(shí)的不斷提高，檔案利用者及檔案的利用率也逐年增長(zhǎng)，館藏檔案資料在編史修志、宣傳教育、化解矛盾糾紛、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面都發(fā)揮著不可替代的作用。檔案憑證和查考作用的充分發(fā)揮，均源于館藏檔案門類和內(nèi)容的日益豐富。檔案資源越豐富，利用就會(huì)越頻繁、越廣泛，隨之而來(lái)的就是檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)越來(lái)越大。

2．檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展與深入，增加了檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化程度的不斷提高，為檔案利用提供方便、快捷的利用方式的同時(shí)，也給檔案的保密工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設(shè)備的兼容性、電腦病毒的攻擊，這些都會(huì)增加檔案的利用風(fēng)險(xiǎn)。

三、應(yīng)采取有效措施，控制檔案利用風(fēng)險(xiǎn)

（一）狠抓檔案利用的基礎(chǔ)性工作

抓好安全和責(zé)任意識(shí)教育至關(guān)重要。檔案利用的安全需要責(zé)任到人，層層抓落實(shí)，檔案安全不能總停留在口頭上，而是要制定實(shí)實(shí)在在的責(zé)任追究制度，主管領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)總責(zé)，層層把關(guān)，一級(jí)抓一級(jí)，不斷提高檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)所主管部門工作人員的安全和責(zé)任意識(shí)教育，做到防患于未然、警鐘常鳴。

（二）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

樹立和強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，促業(yè)務(wù)素質(zhì)提升。檔案資源是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)不可缺少的寶貴財(cái)富。隨著全社會(huì)檔案意識(shí)的提高，檔案利用者與檔案利用率逐年增加，針對(duì)檔案的保護(hù)與保密工作也亟待加強(qiáng)，檔案利用過程中要時(shí)刻提高檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，把好檔案工作環(huán)節(jié)中的鑒定關(guān)、庫(kù)房管理關(guān)、查閱利用關(guān)、案卷質(zhì)量關(guān)、網(wǎng)絡(luò)管理關(guān)、設(shè)備安全運(yùn)行關(guān)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的再認(rèn)識(shí)，積極創(chuàng)新檔案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低檔案在利用過程中的損失和風(fēng)險(xiǎn)。

（三）完善法律法規(guī)和制度建設(shè)

檔案管理與利用是一個(gè)科學(xué)的、系統(tǒng)的管理過程，明確職責(zé)可以有效保證檔案管理和利用工作的正常有序進(jìn)行。筆者認(rèn)為，檔案部門要做到有效防范和降低利用風(fēng)險(xiǎn)就必須依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定，建立科學(xué)的、完善的檔案管理、保密、利用等一系列具有可操作性的規(guī)章制度和管理程序，以此來(lái)規(guī)范檔案工作人員和檔案利用者的行為，只有這樣，檔案利用工作才能做到有法可依，有章可循。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用安全防范

在檔案利用網(wǎng)絡(luò)化不斷深入的條件下，查詢和利用檔案信息的手段發(fā)生了根本性的變化。利用者到檔案館查閱和復(fù)制利用檔案這種面對(duì)面的服務(wù)方式將逐步減少或消失，檔案管理和利用要依靠信息技術(shù)手段，依靠新的管理方法、新的管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù)與控制，做到主動(dòng)服務(wù)，安全管理。為此，筆者認(rèn)為，檔案部門一方面要突破以往利用方式單一的模式，積極開發(fā)檔案信息資源，加快檔案數(shù)字化建設(shè)；另一方面要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用的安全防范工作，根據(jù)數(shù)字化檔案的特點(diǎn)制定網(wǎng)絡(luò)查詢、利用檔案數(shù)據(jù)信息的管理辦法。其內(nèi)容大致可包括：明確管理人員職責(zé)，專機(jī)專用；涉密計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁上網(wǎng)；做好電腦病毒的預(yù)防；按時(shí)做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份與異地備份；科學(xué)維護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證設(shè)備的安全運(yùn)行；準(zhǔn)確分配網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限等。另外，為了保證數(shù)字檔案的安全，數(shù)據(jù)庫(kù)管理員需要與用戶簽定保密協(xié)議，以此來(lái)控制數(shù)字檔案的利用和有效防范風(fēng)險(xiǎn)。

總之，隨著社會(huì)對(duì)檔案利用量的增加，在工作中檔案的作用越來(lái)越顯著。而需求增加的同時(shí)，也面臨著風(fēng)險(xiǎn)的增加，檔案利用中出現(xiàn)的越來(lái)越多的問題，時(shí)刻提醒著我們，警惕檔案利用過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)決不是杞人憂天，把風(fēng)險(xiǎn)管理程序化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地融入日常檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，才能給檔案更多的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的利用壽命，才能充分發(fā)揮好檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用，為各項(xiàng)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展和社會(huì)的和諧進(jìn)步創(chuàng)造良好的條件。

作者單位：北京市延慶縣檔案局