淺談縣級檔案館館藏檔案在利用過程中存在的風險及對策

摘要：作者按照檔案利用中存在的風險點、檔案利用過程中存在風險的原因、采取有效措施避免檔案利用風險的對策的順序進行了論述，強調只有把風險管理程序化、系統化、科學化地融入日常檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結合”的原則，才能保證檔案更加安全，最大限度地延長檔案的利用壽命，發揮好檔案不可替代的憑證和依據作用，為各項事業發展創造良好的條件。

關鍵詞：縣級檔案館 檔案利用 風險 對策

檔案利用，是檔案利用者通過查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源的利用價值得以實現的過程。隨著經濟的發展和社會的不斷進步，社會檔案意識明顯增強，檔案利用在傳承文明、服務社會及各項事業中，扮演著越來越重要的角色。但是，在檔案利用過程中，也存在著不同程度的利用風險。

一、檔案利用中存在的風險點

（一）檔案人員安全風險意識、責任意識淡薄

檔案利用工作是整個檔案管理系統中的重要環節，也是檔案工作的根本出發點和落腳點。作為檔案管理的責任主體，檔案人員的風險防范意識和責任意識顯得尤為重要。例如崔某到某市檔案館查閱招工檔案，在利用中趁工作人員不注意，擅自涂改招工檔案內容，造成了檔案的失真。這其中固然有利用者的違法行為，但檔案管理者的監管責任同樣不可忽視。在檔案利用過程中，經常見到一些檔案管理人員直接把檔案交給利用者，任由查閱者隨意翻閱、摘抄與拍照復制，而缺乏必要的監管，這樣做極易造成檔案的丟失和檔案失密、泄密。

（二）檔案資料利用制度建設需進一步完善

檔案部門雖然制定了檔案查閱利用制度，但是隨著利用范圍的擴大、利用者的增多、利用目的的多元化，檔案查閱利用的制度需要及時的完善和補充。面對檔案利用者新的利用需求，檔案人員依然墨守成規，制度落實不到位，思想觀念沒有更新。再者有些檔案人員的責任感、業務素質還需再提升，即使有完善的制度也未嚴格按照要求去做，礙于人情和面子，在工作中存在著違規操作的現象。如李某，某科研單位檔案管理員，違反利用規定將兩份絕密檔案擅自提供給他人，造成檔案泄密，最終受到了法律的嚴懲。

（三）檔案開放鑒定工作不嚴謹，導致檔案利用存在風險

檔案開放鑒定工作是檔案利用前的一項重要基礎性工作，鑒定工作的質量高低直接關系到檔案信息的安全和有效利用。《檔案法》第四章第十九條規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年。”檔案的開放鑒定準確與否，直接關系到檔案的安全。明明是不應該公開的檔案，如果檔案館工作人員不細致，不認真，卻作為開放處理了，被查閱者隨意查閱或在網絡上進行公布，易造成檔案信息失密。

（四）電子檔案的不可讀與失真現象更加普遍

隨著檔案信息化的不斷發展，電子檔案大量產生，給檔案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和閱讀的同時，也給檔案安全管理帶來了新的課題和新的挑戰。比如電子檔案與讀取設備的不兼容造成電子檔案不能讀取；網絡黑客與電腦病毒的攻擊對檔案信息的威脅，給篡改和仿制檔案帶來了可能，對檔案的憑證作用產生質疑。

（五）檔案正常利用中對檔案造成的損毀或失密

在正常的檔案利用過程中，也有可能對檔案造成損害。一是由于利用者不小心，在利用過程中損毀或污損檔案，這雖屬“意外傷害”，但檔案人員也應及時提醒利用者多加注意，盡可能地避免對檔案的損害。二是工作人員違反操作規程，例如有的沒按要求填寫調卷單、有的調卷后隨意堆放、有的違反網絡安全和數據庫管理規定等，這些都會增加檔案利用的風險。

二、檔案利用過程中存在風險的原因

（一）主觀原因

檔案工作人員的責任心、工作經驗與業務素質、風險意識是檔案利用存在風險的主要原因，檔案工作是一項嚴肅性、科學性、系統性的工作，檔案工作人員的業務素質、工作經驗、風險防范意識直接影響到檔案利用工作的安全與工作質量。在整個檔案管理環節當中，檔案的鑒定、庫房管理、設備管理與運行、檔案網絡化管理、檔案的調閱與審核、案卷的質量等方面跟檔案人員的綜合素質有著密不可分的關系。工作人員的責任心強、工作經驗豐富、業務能力過硬，檔案管理和利用的風險就小。同時，檔案工作人員風險意識強與弱，對產生檔案利用風險的結果也不同。檔案人員的風險意識、責任心強，利用的風險就小，反之，則利用風險就會增加。

（二）客觀原因

1．檔案利用者的廣泛性以及檔案內容的豐富性

隨著社會檔案意識的不斷提高，檔案利用者及檔案的利用率也逐年增長，館藏檔案資料在編史修志、宣傳教育、化解矛盾糾紛、工作查考、學術研究、經濟建設等方面都發揮著不可替代的作用。檔案憑證和查考作用的充分發揮，均源于館藏檔案門類和內容的日益豐富。檔案資源越豐富，利用就會越頻繁、越廣泛，隨之而來的就是檔案利用的風險也會越來越大。

2．檔案信息的網絡化、數字化的發展與深入，增加了檔案利用的風險。檔案信息網絡化、數字化程度的不斷提高，為檔案利用提供方便、快捷的利用方式的同時，也給檔案的保密工作帶來了新的挑戰。電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設備的兼容性、電腦病毒的攻擊，這些都會增加檔案的利用風險。

三、應采取有效措施，控制檔案利用風險

（一）狠抓檔案利用的基礎性工作

抓好安全和責任意識教育至關重要。檔案利用的安全需要責任到人，層層抓落實，檔案安全不能總停留在口頭上，而是要制定實實在在的責任追究制度，主管領導要負總責，層層把關，一級抓一級，不斷提高檔案安全意識，加強對所主管部門工作人員的安全和責任意識教育，做到防患于未然、警鐘常鳴。

（二）強化責任意識和風險意識

樹立和強化風險意識，促業務素質提升。檔案資源是促進社會發展、經濟建設不可缺少的寶貴財富。隨著全社會檔案意識的提高，檔案利用者與檔案利用率逐年增加，針對檔案的保護與保密工作也亟待加強，檔案利用過程中要時刻提高檔案工作人員的風險防范意識，認真抓好檔案人員的業務素質的提升，把好檔案工作環節中的鑒定關、庫房管理關、查閱利用關、案卷質量關、網絡管理關、設備安全運行關，進一步加強對檔案工作的再認識，積極創新檔案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低檔案在利用過程中的損失和風險。

（三）完善法律法規和制度建設

檔案管理與利用是一個科學的、系統的管理過程，明確職責可以有效保證檔案管理和利用工作的正常有序進行。筆者認為，檔案部門要做到有效防范和降低利用風險就必須依據有關的法律法規的規定，建立科學的、完善的檔案管理、保密、利用等一系列具有可操作性的規章制度和管理程序，以此來規范檔案工作人員和檔案利用者的行為，只有這樣，檔案利用工作才能做到有法可依，有章可循。

（四）加強網絡環境下的檔案利用安全防范

在檔案利用網絡化不斷深入的條件下，查詢和利用檔案信息的手段發生了根本性的變化。利用者到檔案館查閱和復制利用檔案這種面對面的服務方式將逐步減少或消失，檔案管理和利用要依靠信息技術手段，依靠新的管理方法、新的管理制度來實現有效的服務與控制，做到主動服務，安全管理。為此，筆者認為，檔案部門一方面要突破以往利用方式單一的模式，積極開發檔案信息資源，加快檔案數字化建設；另一方面要加強網絡環境下檔案利用的安全防范工作，根據數字化檔案的特點制定網絡查詢、利用檔案數據信息的管理辦法。其內容大致可包括：明確管理人員職責，專機專用；涉密計算機嚴禁上網；做好電腦病毒的預防；按時做好數據庫備份與異地備份；科學維護計算機設備，保證設備的安全運行；準確分配網絡用戶的權限等。另外，為了保證數字檔案的安全，數據庫管理員需要與用戶簽定保密協議，以此來控制數字檔案的利用和有效防范風險。

總之，隨著社會對檔案利用量的增加，在工作中檔案的作用越來越顯著。而需求增加的同時，也面臨著風險的增加，檔案利用中出現的越來越多的問題，時刻提醒著我們，警惕檔案利用過程中存在的風險決不是杞人憂天，把風險管理程序化、系統化、科學化地融入日常檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結合”的原則，才能給檔案更多的安全，最大限度地延長檔案的利用壽命，才能充分發揮好檔案不可替代的憑證和依據作用，為各項事業的科學發展和社會的和諧進步創造良好的條件。

作者單位：北京市延慶縣檔案局