PowerPoint技巧

簡單的技巧即可讓你的演示文稿更吸引眼球，例如通過音樂和圖像來敘述一個故事將會更令人興奮。本文為你介紹的這些PowerPoint技巧能夠迅速地提高你的PowerPoint編輯水平，可以讓你的演示更精彩。

在日常工作中，許多用戶不時需要使用PowerPoint創(chuàng)建自己的演示文稿，由于大部分用戶都熟悉Word的文檔編輯操作，所以對于PowerPoint的使用方法也能夠觸類旁通，掌握基本的操作，但是卻很難做出有水平的演示文稿。實(shí)際上，微軟公司也考慮到了這一點(diǎn)，在新版的PowerPoint中特意為大家準(zhǔn)備了許多簡單易用的功能，幫助用戶輕松創(chuàng)建專業(yè)的演示文稿。

創(chuàng)建和使用幻燈片母版

在PowerPoint中幻燈片母版是幻燈片層次結(jié)構(gòu)中的頂層，用于存儲有關(guān)演示文稿的主題和幻燈片的設(shè)計(jì)布局，包含背景、顏色、字體、大小、效果等信息。每個演示文稿至少包含一個幻燈片母版，修改幻燈片母版可以對演示文稿中的每張幻燈片進(jìn)行統(tǒng)一的更改，不論是此前已經(jīng)編輯的還是其后添加的內(nèi)容。因而，通過創(chuàng)建和使用幻燈片母版，你可以無需在多張幻燈片上鍵入相同的信息，節(jié)省大量的時間之余，還可以統(tǒng)一演示文稿風(fēng)格。

在功能區(qū)“視圖”選項(xiàng)卡“母版視圖”中單擊“幻燈片母版”，PowerPoint將打開“幻燈片母版”視圖，顯示當(dāng)前演示文稿的幻燈片母版編輯界面，如果當(dāng)前的演示文稿沒有創(chuàng)建或設(shè)置幻燈片母版，則將顯示一個具有默認(rèn)版式的空幻燈片母版。在編輯界面上，你可以像編輯演示文稿一樣地編輯幻燈片母版，通過功能區(qū)“幻燈片母版”選項(xiàng)卡，你可以輕松地安排主題、版式、背景，根據(jù)演示文稿的需要，添加任意的元素。編輯完成后，單擊功能區(qū)“文件”選項(xiàng)卡上的“另存為”，在“保存類型”列表中選擇“PowerPoint模板”，在“文件名”框中鍵入文件名稱并單擊“保存”按鈕，即可保存自己的“幻燈片母版”。在PowerPoint中，單擊功能區(qū)中“幻燈片母版”選項(xiàng)卡“關(guān)閉”中的“關(guān)閉母版視圖”，即可返回到演示文稿編輯界面。

在演示文稿中添加音樂

要在演示文稿中添加音樂，可以在“插入｜媒體｜音頻”中選擇“文件中的音頻”添加音頻文件，或者選擇“剪貼畫音頻”，并在“剪貼畫”任務(wù)窗格中選擇所需的音頻剪輯添加到演示文稿中。

添加音樂后在演示文稿中選擇音頻剪輯的圖標(biāo)，在“播放｜音頻選項(xiàng)”中選擇音樂的播放方式。音頻剪輯可以設(shè)置為“自動”，在顯示幻燈片時自動開始播放，或者設(shè)置為“單擊時”，在單擊鼠標(biāo)時開始播放，要連續(xù)播放音頻剪輯直至你停止播放，選中“循環(huán)播放，直到停止”即可。

轉(zhuǎn)換和使用SmartArt圖形

與文字相比，插圖和圖形更有助于讀者理解和記住信息，能夠快速、輕松、有效地傳達(dá)信息，但是大部分PowerPoint用戶只擅長創(chuàng)建文字內(nèi)容的演示文稿。為此，PowerPoint加入了SmartArt圖形功能，通過SmartArt圖形可以輕松地將文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換成圖形，以直觀的視覺形式展示流程、機(jī)構(gòu)、關(guān)系等信息。

選擇包含轉(zhuǎn)換內(nèi)容的文本框，在功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡“段落”中選擇“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形”，在打開的庫中選擇需要的SmartArt圖形布局。對于已經(jīng)轉(zhuǎn)換并加入到演示文稿的SmartArt圖形，單擊選擇后，在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上“SmartArt工具”下可通過“SmartArt樣式”進(jìn)行編輯和修改。如果沒有看到“SmartArt工具”或“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，請確保已經(jīng)選擇SmartArt圖形，并嘗試通過雙擊SmartArt圖形的方式打開“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。

插入圖表

圖表能夠直觀地表示數(shù)據(jù)，圖表對于需要展示和比較大批數(shù)據(jù)的演示文稿非常重要。在最新版本的PowerPoint中，你可以使用柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、散點(diǎn)圖、股價圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖和雷達(dá)圖等多種數(shù)據(jù)圖表，并且創(chuàng)建圖表的方法非常簡單。

在功能區(qū)中“插入”選項(xiàng)卡“插圖”中單擊“圖表”，在打開的“插入圖表”對話框中單擊箭頭滾動選擇圖表，選擇所需圖表的類型后單擊“確定”即可插入圖表。在單擊選擇圖表或者選擇圖表中的內(nèi)容時，功能區(qū)“圖表工具”選項(xiàng)卡將被激活，在“圖表工具”選項(xiàng)卡中單擊“設(shè)計(jì)”、“版式”和“格式”選項(xiàng)卡，可以通過選項(xiàng)卡中提供的功能選項(xiàng)，對圖表進(jìn)行修改和定義。此外，你也可以通過右鍵單擊圖表中的某些元素，例如圖表軸或圖例，訪問這些圖表元素特有的設(shè)計(jì)、布局和格式設(shè)置功能，按照自己的需要對目標(biāo)元素進(jìn)行修改。

另外，你可以在PowerPoint演示文稿中插入或鏈接Excel工作簿中的圖表，當(dāng)電子表格中的數(shù)據(jù)改變時，PowerPoint演示文稿中的圖表也可以輕松地隨之更新。要在PowerPoint 2010中插入鏈接的Excel圖表，可打開包含所需圖表的Excel工作簿，選擇圖表并在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”中單擊“復(fù)制”，打開所需的PowerPoint演示文稿，定位需要插入圖表的位置，在“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”中單擊“粘貼”下面的箭頭，選擇“保留源格式和鏈接數(shù)據(jù)”可保留圖表在Excel文件中外觀的方式插入，選擇“使用目標(biāo)主題和鏈接數(shù)據(jù)”可使用PowerPoint演示文稿圖表外觀插入圖表。如果以后電子表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生改變，需要在PowerPoint文件中更新數(shù)據(jù)，那么可選擇圖表并在功能區(qū)“圖表工具”下“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“數(shù)據(jù)”中單擊“刷新數(shù)據(jù)”即可。

根據(jù)觀眾定義放映內(nèi)容

如果你的演示文稿需要面向不同的目標(biāo)群體進(jìn)行演示，那么你仍然可以將用于所有群體的內(nèi)容都放到同一個演示文稿中。在完成編輯之后，你可以為不同的群體創(chuàng)建自定義的放映方案。你可以定義在為某一個群體演示的過程中顯示哪些幻燈片以及顯示的順序。在功能區(qū)“幻燈片放映”選項(xiàng)卡“開始放映幻燈片”中單擊“自定義幻燈片放映”，在打開的“自定義放映”對話框中單擊“新建”按鈕，在“幻燈片放映名稱”中定義一個能夠識別該自定義放映目標(biāo)人群的名稱，然后在左側(cè)“在演示文稿中的幻燈片”列表中選擇這一自定義放映需要的幻燈片，單擊中間的“添加”按鈕將它們添加到“在自定義放映中的幻燈片”列表中，并通過右側(cè)的上下箭頭按鈕調(diào)整幻燈片的放映順序，即可創(chuàng)建一個自定義的放映。完成定義后，在“自定義放映”對話框中選擇需要的放映方案，單擊右下角的“放映”按鈕，即可放映你定義的放映方案。

插入和復(fù)制表格

要在演示文稿中插入表格，可選擇要添加表格的幻燈片，在“插入｜表格”中單擊“表格”，在“插入表格”對話框中單擊并移動指針，選擇表格所需的行數(shù)和列數(shù)，選擇好后釋放鼠標(biāo)按鈕即可插入表格。或者單擊“插入表格”，然后在“列數(shù)”和“行數(shù)”列表中輸入數(shù)字選擇表格所需的行數(shù)和列數(shù)即可插入表格。

如果要將Word、Excel等應(yīng)用程序中的表格復(fù)制到演示文稿中或者復(fù)制演示文稿中其他的表格，那么可以單擊要復(fù)制的表格，或者選擇Excel工作表中要復(fù)制的單元格范圍，在功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”中單擊“復(fù)制”，再定位要插入表格的幻燈片，然后在功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡上單擊“粘貼”即可。

分拆和調(diào)整剪貼畫

在演示文稿中通過功能區(qū)“插入”選項(xiàng)卡中的“圖像”選擇“剪貼畫”，可以插入微軟的剪輯藝術(shù)圖像，這些圖像雖然是一個文件，并且在插入時顯示的也是一個圖像，但是卻可以將其分拆成多個獨(dú)立的矢量圖形。你只需右擊插入的剪貼畫，指向“組合”，選擇“取消組合”，并在軟件提示是否將其轉(zhuǎn)換為圖形時確認(rèn)是，這樣就可以分拆該剪貼畫。

接下來，你可以單擊該剪貼畫局部的圖案，拖動調(diào)整其位置，期間原剪貼畫的其余部分應(yīng)不會隨之移動。右擊圖形，也可以對其進(jìn)行單獨(dú)的編輯和設(shè)置，例如將一個圖形置于另外一個圖形之上或者之下。由于一個剪貼畫是由許多圖形所組成的，所以通過上述方法可以改變原剪貼畫的圖案，產(chǎn)生一個新的圖案，可根據(jù)演示文稿的需要用于傳遞出不同的含義。