如何做好地質科技資料檔案管理工作

摘要：目前地勘單位的檔案數據管理，存在職責不明、保存不妥的現象，造成了不良后果和嚴重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質量意識和建立地質檔案數據管理體系。推動檔案管理工作的規范化、信息化，標準化。

關鍵詞：地質資料 檔案管理 信息化 標準化

地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1. 加強領導，建立組織 ，收集數據

抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。

2. 建立制度，編制方案，完善規則

長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目；按原始地質資料立卷歸檔規則，根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。 首先，數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。其次，管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3. 加強培訓依法制檔

目前，地勘單位的數據文件管理工作遠不能跟上飛速發展的地勘形勢的要求。一個單位數據文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數據的組織者對檔案數據的重視程度有著極大的關系。數據文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材。要結合地勘單位的特點，加強對數據文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。根據現存在情況，應將檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協議簽定工作，形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。認真學習檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案管理人員業務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4. 檔案信息電子化， 紙質檔案數字化

資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程，地質科技檔案管理人員要熟練掌握adobereader8.0軟件并應運好它。把地質科技資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現地質科技檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。

參考文獻：

[1] 《地質數據管理條例實施辦法》中華人民共和國國土資源部部令第16號.

[2] 《中華人民共和國檔案法》．