略論獨立學(xué)院檔案規(guī)范化管理

摘要：2008年教育部26號令《獨立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的頒布與實施，短短的幾年，獨立學(xué)院如雨后春筍般發(fā)展起來，獨立學(xué)院從母校中脫離出來，伴隨著管理中心的下移，檔案管理成為獨立學(xué)院諸多管理職能的重要職能之一，規(guī)范獨立學(xué)院檔案管理，對于推動獨立學(xué)院檔案事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院檔案管理

2008年教育部第26號令頒布了《獨立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》，為獨立學(xué)院檔案管理工作提供了重要依據(jù)和指導(dǎo)，對獨立學(xué)院健康、持續(xù)、快速發(fā)展進(jìn)行了規(guī)范，也提出了明確的要求。獨立學(xué)院制度的實施，一定程度上調(diào)整了學(xué)校職能部門的管理職能、管理內(nèi)容和權(quán)限范圍，伴隨著管理中心的下移，檔案管理成為獨立學(xué)院諸多管理職能的重要職能之一，獨立分院的檔案管理工作起步較晚，相當(dāng)部分的獨立學(xué)院沒有配備專職的檔案管理員，檔案制度不夠健全，沒有一套完整的制度來保證，等等。因此，探討?yīng)毩W(xué)院檔案管理不容樂觀的問題以及采取什么樣的對策，對于推動獨立學(xué)院檔案事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。

1 獨立學(xué)院檔案規(guī)范化建設(shè)的意義

規(guī)范、完善獨立學(xué)院檔案建設(shè)對于提高學(xué)校檔案工作水平，服務(wù)高等教育與促進(jìn)我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展起著極其重要的作用。第一，獨立學(xué)院檔案信息是學(xué)校的教學(xué)、科研、人事、財務(wù)，等一切活動的最真實的記錄、最原始的憑證，這些憑證對記錄歷史軌跡有重大意義，寶貴性也是毋庸置疑的。第二，獨立學(xué)院檔案信息除了真實地記錄歷史軌跡之外，作為檔案信息的重要信息資源之一，其收集、存貯和管理的主要目的，就是利用這些檔案信息為各檔案用戶提供信息服務(wù)，這將為學(xué)校迎接各種評估、檢查提供良好的借鑒和鋪墊。這將大大推動獨立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展步伐。第三，獨立學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀迫切需要加強規(guī)范管理，檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，目前檔案管理大多遵循的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案機構(gòu)不健全，檔案人員意識薄弱，很多教職工知之甚少，認(rèn)為只是檔案館或者檔案工作人員的事情，不能主動適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會和信息技術(shù)發(fā)展的需要。

2 獨立學(xué)院檔案管理存在的主要問題

獨立學(xué)院由于創(chuàng)辦時間不長，并沒有真正從母體學(xué)校分離出來，依賴于母體學(xué)校的資源還很嚴(yán)重，基礎(chǔ)薄弱，經(jīng)費不足，檔案建設(shè)面臨著種種困難和障礙，只有清楚地認(rèn)識到面臨的主要問題，才能有的放矢，推動檔案事業(yè)的建設(shè)。目前，獨立學(xué)院檔案建設(shè)面臨的主要問題有：

2.1 意識問題

目前，獨立學(xué)院這一新生事情的興起，創(chuàng)辦時間不長，檔案管理意識還很淡薄，認(rèn)為只是一部分的事情，公眾的檔案意識很薄弱，認(rèn)為只是檔案室或者檔案館的事情，廣大教師沒有從根本上認(rèn)識到檔案工作的重要性；檔案的材料收集不完備、不齊全，缺乏系統(tǒng)性、完整性；檔案管理責(zé)權(quán)不明確。

2.2 制度問題

目前大多數(shù)獨立學(xué)院還沒有形成比較健全的檔案管理制度，對檔案管理沒有一套明確的規(guī)定責(zé)、權(quán)、利的規(guī)章制度，如文檔管理制度，檔案工作職責(zé)，安全制度，于是責(zé)任不清的現(xiàn)象常有發(fā)生，有些材料分散，應(yīng)付檢查時東借西湊，沒有將所有檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中管理。沒有形成定期收集、檢查制度，有時懶散，檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，檔案資料收集不及時，致使文件材料殘缺不全，立卷歸檔制度不健全；缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的規(guī)章制度，這不僅直接影響檔案的質(zhì)量，而且也影響其歷史憑證作用。

2.3 管理問題

目前獨立學(xué)院檔案管理中主要存在著以下問題：宏觀管理措施薄弱，如檔案人員意識不統(tǒng)一，沒有健全的管理機構(gòu)，沒有結(jié)合學(xué)校實際建立健全切實可行的相應(yīng)的規(guī)章制度，比如人員安全管理制度，文檔管理制度及保管理期限、教學(xué)、科研文檔收集范圍，檔案安全管理制度、電子文檔安全管理制度等等，盲目管理，應(yīng)付形式，抄襲的多，致使執(zhí)行起來困難，業(yè)務(wù)操作權(quán)限混亂，制度與管理工作脫節(jié)。制約了檔案工作規(guī)范化、有序化地進(jìn)行。

2.4 經(jīng)費問題

目前很多獨立學(xué)院在檔案管理方面的經(jīng)費投入非常有限，實施檔案信息化管理是個長期的、持續(xù)的進(jìn)行過程，有的沒有像樣的檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備，甚至還以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，現(xiàn)代信息技術(shù)手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等應(yīng)用到獨立學(xué)院檔案管理中的很少，此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以說，經(jīng)費問題成為制約檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的瓶頸。作者認(rèn)為，龐大的檔案信息需要大量設(shè)備來存儲，需要專業(yè)人員來維護(hù)，還要對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行研究，這些都是不菲的資金。

3 規(guī)范獨立學(xué)院檔案管理工作的措施規(guī)范

管理對獨立學(xué)院檔案的建設(shè)具有十分重要的意義和作用。管理工作歸根結(jié)底是對人員的管理。“三分技術(shù)，七分管理”這個在其他領(lǐng)域總結(jié)出來的實踐經(jīng)驗，從另一個角度說明了管理工作在檔案建設(shè)中的重要性，針對獨立學(xué)院檔案管理中存在的主要弊端，在此提出相應(yīng)的對策供參考。

3.1 依法治檔，建立健全規(guī)章制度

依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法令法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際，制定一系列檔案制度，如《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案規(guī)范》、《檔案保密制度》，《檔案管理人員職責(zé)》、各類《檔案的保管期限及范圍》等配套的管理制度，等等，在日常管理中去規(guī)范指導(dǎo)檔案工作，保障檔案工作的進(jìn)行，提高獨立學(xué)院檔案管理水平。

3.2 完善組織機構(gòu)

獨立學(xué)院規(guī)范檔案管理是個龐大的系統(tǒng)工程，各單位各機構(gòu)成立專門檔案管理部門，負(fù)責(zé)實施和監(jiān)控整個檔案信息管理活動。每一個環(huán)節(jié)都必須與檔案部門中心進(jìn)行信息交流，檔案管理部門還具有評價檔案信息運作情況的功能。它可以全方位對檔案制度、措施的檔案結(jié)果進(jìn)行分析和評價，然后提出相應(yīng)的改進(jìn)方案，檔案信息管理中心由部門領(lǐng)導(dǎo)、有技術(shù)人員、穩(wěn)定的工作人員組成。

3.3 加強檔案人才的培養(yǎng)

加強獨立學(xué)院檔案管理隊伍培養(yǎng)業(yè)務(wù)要發(fā)展，人才是基礎(chǔ)。在規(guī)范化檔案管理建設(shè)中，人才隊伍建設(shè)是一個突出的問題，當(dāng)今急需提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)，要以教育部發(fā)布第26號令《獨立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》為指導(dǎo)，進(jìn)行高層次與專用技術(shù)人員等多方面的人才培養(yǎng)，檔案工作人員不僅要“具備檔案業(yè)務(wù)知識”，還要具備“相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能”，要大力加強適應(yīng)檔案規(guī)范管理的專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。

3.4 開展形式豐富的培訓(xùn)活動，提升檔案人員素質(zhì)

開展各種形式的活動，調(diào)動廣大檔案人員的積極性，促進(jìn)檔案隊伍上臺階①不定期對人員進(jìn)行檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，更要對人員進(jìn)行二次培訓(xùn)，以加強檔案管理策略的有效程度。②舉辦檔案知識競賽活動，將枯燥的檔案知識通過競賽形式變得生動有趣，易懂易記。③每年或者每學(xué)期舉辦檔案工作評比活動，組織有關(guān)方面對學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行逐個檢查，經(jīng)過評比，評出先進(jìn)集體和先進(jìn)個人，并召開表彰大會，進(jìn)行表彰。這樣極大地調(diào)動了檔案人員工作熱情和積極性，促進(jìn)了檔案工作上臺階。

3.5 大力提升獨立學(xué)院檔案管理信息化水平

現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)入了信息化時代，作為高校檔案建設(shè)和管理基礎(chǔ)的獨立學(xué)院，也要與時俱進(jìn)，適應(yīng)新時代學(xué)校、學(xué)院建設(shè)和發(fā)展的要求，實現(xiàn)獨立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)、粗獷式獨立學(xué)院檔案管理模式已不能適應(yīng)高校改革深入的需要。只有運用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推行教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，建立教學(xué)檔案信息平臺，利用網(wǎng)絡(luò)對教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理，以全新的工作方式及時、準(zhǔn)確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)，才能對獨立學(xué)院優(yōu)化人才培養(yǎng)、促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展和提高辦學(xué)質(zhì)量起到積極的推動作用，使獨立學(xué)院檔案管理工作逐漸步入正規(guī)化和現(xiàn)代化的軌道。

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