城建檔案數(shù)字化工作的相關(guān)問題

孫潔

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字檔案具有信息的非人工識(shí)讀性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息與載體之間的可分離性等特點(diǎn)。面對(duì)庫(kù)房日益增多的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的密集架式保存方式和目錄式管理，不但占用大量的庫(kù)房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，查閱時(shí)易破損。數(shù)字化不僅大大方便了檔案查詢，還有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案，并為防范涂改造假等問題增設(shè)了“監(jiān)控器”和“防火墻”。由于城建檔案數(shù)量多、涉及面廣、分類復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理的弊端迫切要求加快城建檔案的數(shù)字化進(jìn)程。本文對(duì)城建檔案數(shù)字化處理過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，探討出一套可行的城建檔案數(shù)字化處理方案。

城建檔案數(shù)字化處理的對(duì)象

需要數(shù)字化處理的現(xiàn)有城建檔案內(nèi)容豐富，分類繁多，根據(jù)《城市建設(shè)檔案分類大綱》（修訂稿），城建檔案設(shè)十八個(gè)大類，102個(gè)屬類，其中既包括民用建筑類、地下管線類等基本建設(shè)檔案，又包括聲像類這種特殊載體的檔案。面對(duì)海量城建檔案，想要全部完成數(shù)字化工作難度非常大，加之檔案資料的特殊性，現(xiàn)階段應(yīng)選取重要的、利用率高的城建檔案開展數(shù)字化工作。為此，應(yīng)充分做好準(zhǔn)備工作，制定嚴(yán)格的數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化工作高效有序開展，從而充分發(fā)揮城建檔案的積極作用。

城建檔案數(shù)字化處理的步驟

紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化的基本原則是使城建檔案信息資源能夠準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)，使可以公開的城建檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)城建檔案利用的需求。為方便查詢利用檔案，我們城建檔案館已對(duì)館藏工程檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，共掃描檔案6000多卷，掃描入檔793168頁次，數(shù)據(jù)量175.65G。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

選用實(shí)用、通用、高效的城建檔案管理軟件。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及數(shù)字副本的長(zhǎng)期保存是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)工程，需投入大量的人力、物力、財(cái)力。因此，數(shù)字化的城建檔案管理要注重對(duì)管理軟件的選擇，根據(jù)實(shí)際需要，選擇先進(jìn)、成熟的城建檔案管理軟件，用于完成包括聲像檔案在內(nèi)的各種城建檔案的收集、整理、數(shù)字化加工處理、檢索、查閱等工作流程，符合檔案數(shù)字化工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，具備滿足需求的基本功能和特色，操作簡(jiǎn)單快捷，維護(hù)方便，大大提高辦公效率，提高經(jīng)濟(jì)效益，適應(yīng)城建檔案數(shù)字化管理的需要。

目錄錄入和目錄掛接。

已存在電子版目錄的城建檔案，可以直接進(jìn)行目錄掛接，將原有的電子版目錄導(dǎo)入到城建檔案管理系統(tǒng)中，這樣可以減少錄入目錄的工作量，避免重復(fù)作業(yè)。需要錄入目錄的城建檔案，既可以在Word文檔中錄入目錄，然后選擇目錄掛接，將新目錄導(dǎo)入到城建檔案管理系統(tǒng)中；又可以在城建檔案管理系統(tǒng)的目錄管理模塊直接錄入目錄。缺少紙質(zhì)目錄的城建檔案，可以在城建檔案管理系統(tǒng)中檢索目錄，選中所需的目錄并打印。紙質(zhì)目錄一式兩份，一份存放在檔案盒中，另一份匯總裝訂成冊(cè)并設(shè)立目錄封面，以備斷電等特殊情況時(shí)方便查詢。

紙質(zhì)城建檔案掃描

對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的城建檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊等處理。對(duì)折皺不平影響掃描質(zhì)量的城建檔案原件進(jìn)行壓平等處理后再掃描。

根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀。A3幅面的文件可選用A3掃描儀。建筑工程總平面圖、立面圖、剖面圖等工程圖紙采用大幅面掃描儀進(jìn)行掃描。對(duì)于大幅面城建檔案還可以采用分幅掃描，然后將形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證城建檔案數(shù)字化圖像的整體性。紙張狀況好的檔案可采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式，自動(dòng)送稿掃描可以加快掃描速度，減少掃描時(shí)間，提高工作效率。紙張狀況較差或過軟、過薄、過厚的檔案要采用平板掃描方式。

因?yàn)槟夸浶畔⒁呀?jīng)導(dǎo)入城建檔案管理系統(tǒng)中，所以一盒城建檔案的頁碼信息是系統(tǒng)可以檢測(cè)的，如果掃描完成后頁數(shù)不夠就無法上傳到服務(wù)器中。啟用檔案掃描模塊的頁碼校對(duì)功能，一旦掃描過程中漏掃某頁，就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

數(shù)字化圖像處理。

原始圖像處理。在城建檔案管理系統(tǒng)中對(duì)城建檔案原件的掃描圖像進(jìn)行處理。將方向不正確的圖像旋轉(zhuǎn)，以符合閱讀習(xí)慣。將出現(xiàn)偏移的圖像糾偏，可采用自動(dòng)糾偏和手動(dòng)糾偏，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏移。將多余的白邊裁剪去除，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。之后將處理后的圖像上傳到服務(wù)器中。

高清圖像處理。進(jìn)入城建檔案管理系統(tǒng)中的高清模塊，先將處理后的原始圖像轉(zhuǎn)化為高清圖像。然后，在不影響可懂性的前提下，按照精確復(fù)制的原則實(shí)行高清圖像處理，清除雜色，去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等，去污處理可選用局部去污和全局去污，從原始圖像中摳取照片和印章，使新生成的圖像更清晰，并準(zhǔn)確地反映城建檔案原件的原始面貌。最后將高清圖像上傳到服務(wù)器。

數(shù)據(jù)質(zhì)檢

數(shù)據(jù)質(zhì)檢可分為初檢、復(fù)查和終檢，貫穿于檔案掃描和圖像處理的過程中，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，防止遺漏。一盒城建檔案掃描完成后，緊接著質(zhì)檢員進(jìn)行初檢，檢查有沒有錯(cuò)掃，看掃描件是否清晰，如果不清晰，重新掃描。原始圖像處理完成后，質(zhì)檢員進(jìn)行復(fù)查。高清圖像處理完成后，終檢員進(jìn)行最終檢驗(yàn)。檢查圖像處理質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，重新處理圖像。通過全面的質(zhì)量檢查，可以確保數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確豐富，形成最終的數(shù)字檔案。

異地備份

我館根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合本地區(qū)的地質(zhì)、氣象特征等，加快檔案異地備份保存的實(shí)施，所有電子檔案?jìng)浞萃戤吅笏偷轿覀兊漠惖貍浞輰?duì)口單位淄博市城建檔案和地下管線管理處進(jìn)行保存，在省內(nèi)率先實(shí)現(xiàn)了異地備份。實(shí)現(xiàn)異地備份一方面為了降低危害檔案安全的各種災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，另一方面為了應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代檔案信息安全的新挑戰(zhàn)。為了降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性與可用性，必然要對(duì)重要城建檔案開展異地備份工作。

新時(shí)代下，我們要正確地把握數(shù)字檔案館建設(shè)的正確方向，即時(shí)掃描，搭建超鏈接，加強(qiáng)檔案資源的整合利用，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮城建檔案信息化的整體效益。隨著綜合管廊、海綿城市等新型檔案的產(chǎn)生，如何更加合理、科學(xué)地收集管廊建設(shè)檔案、海綿城市建設(shè)聲像資料的問題亟待解決。加大搜索力度，不斷拓展檔案信息收集范圍和渠道，推進(jìn)信息資源的互聯(lián)互通、共建共享，為城建檔案工作提供更加全面、準(zhǔn)確、鮮活的檔案信息服務(wù)。

（作者單位：菏澤市城建檔案技術(shù)咨詢服務(wù)中心）