淺談EPC國際工程項目的采辦管理

郭麗 劉軍

摘 要：EPC工程總承包模式是伴隨著工程建設的不斷實踐逐步發展起來的一種全新的工程管理模式。而EPC采辦管理作為EPC項目管理的一個關鍵環節，是EPC項目建設的物質基礎，更關系著項目的順利完工及成本控制。文章對EPC項目的采辦管理的特點和主要流程及相關關鍵環節的管理作出了闡述，并對EPC項目的采辦管理提出了健全采辦管理體系，建立優秀的專業化采辦人才隊伍，強化合同及文件控制工作等建議。

關鍵詞：EPC 采辦 進度 成本 供應商

中圖分類號:F282文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）01-089-02

伴隨著建設市場的不斷開放，EPC總承包模式已經逐漸成為市場的主流模式之一。在EPC項目的合同模式下，總承包商或者承包聯營體按照合同要求，承攬整個工程項目的設計、采購、施工安裝、試運行等工作，并對項目的質量、安全、工期、造價進行全面負責。對于大部分EPC項目來說，物資設備采辦費用約占EPC項目總合同額的50%以上。因此，采辦管理作為EPC項目管理的重要組成部分，其采購進度控制、物資質量、采購成本控制等工作將對實現工程的順利交付及整個項目的盈利具有著重要的意義。

一、EPC項目采辦管理的特點及流程

EPC項目采辦工作管理的各個環節貫穿整個項目始終，是一項全面的綜合性管理工作。采辦工作管理得好壞與否將直接關系到整個項目的工程質量及盈利：所采購設備材料的質量是項目工程質量的基礎；設備材料的交貨期和運輸進度同工程進度緊密聯系；設備材料的采購成本將直接影響項目盈利目標的實現。同時，EPC項目的采辦工作，具有著采購程序復雜，所采購設備涉及面廣、種類繁多、技術含量高、專業性強，采購物資的供應進度必須嚴格控制等特點，包含確定采購計劃、采買、催交、檢驗、運輸、設備現場安裝調試的協調等各項具體工作環節。現將常規的EPC項目采辦的主要流程及關鍵環節概述如下：

1.采辦計劃的制定。承包商結合項目總體計劃，同時在做好同設計計劃、施工計劃的緊密銜接的基礎上，制定項目采辦計劃，明確采購設備材料采購方式，制定各設備材料的詢價、采買、監造、驗收、運輸的完成時間，同時對各項設備材料的采購費用制定控制目標等，并在之后的采辦工作中按此計劃執行。當項目總體計劃或其他項目客觀因素發生變更時，對采辦計劃進行適時的調整。

2.采買。采買工作是指從設備材料的詢價到下訂單之間發生的工作流程。首先，采辦部按照設計所提供的設備材料清單、相關技術文件及該項目業主確定的“供應商名單”（VENDOR LIST）進行采買的預詢工作。對于可自行選擇供應商的設備材料，則在充分考慮項目成本的同時，積極尋找在產品質量、供貨周期、技術水平等各方面狀況良好的廠家進行詢價。其次，確保同設計的通力合作，對技術標書的批復、技術澄清的答疑等進度嚴格控制。在確認了設計對廠家提交的技術標的最終批復之后，采辦部對所詢供應商的報價單、供貨周期、相關資質等方面進行綜合評審，并做好詳細的詢價、比價記錄。最后，以公平公正高效的原則組織并進行設備材料的招投標工作，組織相關專家進行技術和商務方面的綜合評審，并最終確定中標供應商及簽署采購合同。

3.催交。設備材料的催交工作即為下發中標通知書或者簽署采購合同后一直到設備材料生產完畢交貨為止。主要關鍵環節如下：（1）采購合同簽署后，嚴格把握各項生產環節，及時跟蹤供貨商的生產制造情況，對廠家的材料制造計劃、交付計劃等進行落實。必要時派相關人員進行不定期現場檢查督促及駐廠監造等工作，對設備材料的關鍵性工廠測試進行目擊或直接參與。（2）要求供貨商嚴格按照合同及其他相關文件的要求及時提交階段性文件（包括圖紙、質量計劃、質量控制程序等），同時嚴格控制設計對相關技術文件的批復進度。

4.檢驗。檢驗工作是采辦工作的核心之一，以確保產品的質量符合合同及項目的要求。在EPC項目中，業主通常會指定關鍵的設備材料在出廠前必須經過權威檢驗機構的檢測（即第三方檢驗），并出具相應的第三方檢測報告。除此之外，承包商應配備專業的檢驗工程師，根據設備材料的情況，執行相應的檢驗工作，包括工序節點檢驗、最終檢驗、技術資料檢驗、性能檢驗等，并做好相應的檢驗記錄，此類檢驗并不解除供應商對產品的質量所應付的責任。對于不符合合同要求的產品，承包商應按照合同規定要求供應商采取相應措施。

5.運輸。在EPC項目下，業主對運輸的要求各不相同，設備材料從生產完畢到運送至現場要經過多項運輸關節，且設備材料的運輸是屬于最容易受客觀環節及不可抗力等因素影響的環節，直接關系到項目的進度及成本控制。如果業主未指定專門的運輸公司，承包商一般都應建立專門的物流部門，嚴格按照項目合同要求執行設備材料的運輸工作，制定專門的運輸計劃（包括運輸成本計劃、運輸進度計劃等），做好設備材料的發運、確定船期、商檢、報關、清關、提貨、運輸的各項事宜。例如：將貨物的包裝方式及相關要求作為承包商同供應商簽署的采購合同中的合同條款，并在合同中選擇合理的貿易術語；在發貨前派人對設備材料的包裝進行嚴密審查，包括包裝方式、嘜頭粘貼方式、嘜頭內容正確與否等；協調并做好進出口口岸接貨、進出口報關等工作，做好提單等發運文件的管理工作。及時了解貨物的訂艙、裝船、船期、到港、清關等信息的交流工作。

二、對加強EPC采辦管理提出的幾點建議

EPC項目采辦工作的程序復雜，每個環節都對項目起著關鍵性的決定作用。如何提供EPC項目的采辦管理水平，以確保EPC項目工程的高質量，以及經濟效益的最大化，筆者提出以下建議：

1.建立齊全的項目采辦管理辦法，制定完善的采辦計劃，為EPC項目的采辦工作指引方向。EPC項目的采辦工作程序復雜，因此，必須建立整套齊全有效的采辦管理辦法，對采買、催交、檢驗、運輸、設備現場安裝調試的協調等各項具體工作環節的操作流程、規章制度進行制定，讓采辦工作有章可循，從而高效有序地開展EPC項目的采辦管理工作。

2.建立一支勇于拼搏、責任感強、業務精通的采辦專業化人才隊伍。要做好EPC項目的采辦管理，必須要對采辦部門的組織職位進行細化，應分別設置文件控制人員、采辦工程師、催交工程師、驗收工程師、物流工程師等。同時，要注意加強采辦工作人員的文化素質和專業技能。

3.建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優秀供應商。在EPC項目的采辦工作中，優秀的供應商是采辦工作順利開展的保障。承包商有時為了控制項目成本，一味地堅持“低價”中標的原則，單一性地降低采購成本，將很有可能會對項目的整體管理和順利完工埋下隱患。承包商必須要建立采購管理的全流程的概念，在降低成本的同時，應考慮其他相關方面的利益。尤其對于一些關鍵性的設備，除了考慮采購的成本，還應考慮產品后續的安裝、維護等費用。因此，必須根據所采購設備材料的情況，制定相應的評標辦法。

4.加強供應商管理理念和監控力度，完善供應商的評選體系及數據庫，與優秀的供應商構建戰略伙伴關系。同時，對于采購過的材料建立價格檔案，為以后的項目采購工作建立良好的詢價依據。

5.強化合同及文件控制工作，為項目采辦管理提供支持。合同管理主要是指對合同的草擬、執行、關閉等過程進行的管理。對于合同的草擬，尤其是設備材料采購合同的草擬，必須保證其完整及嚴謹性，避免因對部分條款定義不清造成后期合同執行的麻煩。合同簽署完成并生效后，承包商應嚴格按照合同條款執行相應權利和義務。尤其是對于支付條件，承包商務必按照合同規定的要求提前做好資金計劃，避免因為付款工作不到位，導致發生供應商延遲交貨等問題。同時對于合同中規定的各項供應商需要履行的義務，承包商應嚴格按照合同的規定對各環節進行控制，當發生與合同規定不符的情況時，應做好相應的文件記錄，并及時通過正式函件告知供應商，為日后的索賠工作做好鋪墊。

文件控制工作，則是對在承包商與業主、供應商及其他相關機構的聯絡工作中的文件往來進行有效的記錄和管理工作。確保來往文件的完整性、有效性、追溯性，可以提高采辦工作效率，有效跟蹤關鍵節點，并對采辦的不同工作階段起到推進作用，以及日后的索賠等談判工作提供強有力的依據，是采辦高效工作的基礎保障。

6.高度重視采辦與設計、采辦與施工的交流和協調工作。做好與設計、施工方面的信息交流和協調工作應是EPC項目采辦工作的重中之重。設計是EPC項目的龍頭，為了確保采辦的工作質量和工作進度，首先要做好同設計方的協作和信息交流工作，確保同設計人員的密切配合，加強就技術問題，如技術澄清、設計變更等供應商和設計人員的協調和信息交流工作，并設置專門的文控崗位同設計配合，對設計的相關進展情況進行實時掌握，同時派專門的人員協調設計的技術資料的審批、澄清等相關進度；同時為了保證施工建設的正常建設，承包商應加強采辦同施工部門的交流工作，建立臨時采購、緊急采購流程，對現場施工臨時追加急用料采取積極的應對措施，對采辦的進度計劃進行實時更新并做好同施工部的信息交流，以避免因信息不暢導致出現工期延誤的情況。

三、結語

每一個EPC項目的執行情況各有不同，承包商應充分認識到采辦工作對項目管理的價值，在實踐的基礎上加深對EPC項目管理、采辦管理的研究，嚴格把握采辦工作的各項環節，建立健全高效的EPC項目采辦管理模式，從而進一步提高項目的管理水平，為承包商帶來更大的盈利。

參考文獻：

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2.田政等.項目采辦管理與定標策略解析.中國海上油氣，2008（5）

3.楊潔等.從印度東氣西輸工程探析國際工程項目采辦計劃的編制和執行管理.項目管理技術，2008（2）

（作者單位:中國石化集團公司中原石油勘探局工程建設總公司 河南濮陽 457001）

（責編：賈偉）