淺析企業(yè)設(shè)備大修檔案的管理

劉洪光

黑龍江華信家具有限公司，黑龍江 哈爾濱 150300

淺析企業(yè)設(shè)備大修檔案的管理

劉洪光

黑龍江華信家具有限公司，黑龍江 哈爾濱 150300

企業(yè)設(shè)備大修檔案是企業(yè)進(jìn)行設(shè)備大修理過(guò)程中所產(chǎn)生的重要資料，大修檔案可以真實(shí)的記載每臺(tái)設(shè)備在不同運(yùn)行時(shí)期所出現(xiàn)的故障，同時(shí)也包括了故障產(chǎn)生原因、檢修部位及檢修方法等。本文論述了企業(yè)設(shè)備大修檔案管理存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，為今后的研究提供些有利的依據(jù)。

企業(yè)設(shè)備；大修檔案；資料

概述

隨著企業(yè)的快速發(fā)展以及各種設(shè)備儀器數(shù)量的大量增加，對(duì)設(shè)備檔案的管理工作也提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)設(shè)備大修檔案是由三個(gè)部分組成的:一是設(shè)備的完整檢修記錄，包括大修計(jì)劃書、設(shè)備檢修記錄、大修預(yù)算、大修總結(jié)等等；二是新購(gòu)設(shè)備的開箱資料，包括合格證、安裝說(shuō)明書以及備品配件清單等；三是技術(shù)改造項(xiàng)目的申請(qǐng)書、設(shè)計(jì)施工合同、批準(zhǔn)書及竣工圖等。一套完善的企業(yè)設(shè)備大修檔案不僅有利于對(duì)設(shè)備的平時(shí)保養(yǎng)及維護(hù)，還能夠?yàn)樵O(shè)備的下次大修提供依據(jù)。

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，大型機(jī)械設(shè)備、大型精密儀器已經(jīng)陸續(xù)地進(jìn)入到各企業(yè)單位，所以設(shè)備檔案在設(shè)備管理工作中的作用尤為突出。為了要將企業(yè)做大、做強(qiáng)，并適應(yīng)當(dāng)前的趨勢(shì)，就必須要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案的管理，更好的發(fā)揮出企業(yè)設(shè)備檔案的作用，為企業(yè)服好務(wù)。

1 企業(yè)設(shè)備大修檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 歸檔時(shí)間較長(zhǎng)

企業(yè)設(shè)備大修工作是在工程結(jié)束后進(jìn)行的，采取的是全線停車檢修。其中，設(shè)備檢修的質(zhì)量和時(shí)間的長(zhǎng)短都將直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以，我們?cè)诖罅﹂_展設(shè)備的大修工作時(shí)，企業(yè)要?jiǎng)訂T所有力量，以便能保證大修工作按時(shí)、并保證質(zhì)量地完成。另外，同樣狀況的對(duì)比下，大修資料的歸檔工作卻開展的相對(duì)緩慢，經(jīng)常是要拖后很長(zhǎng)一段時(shí)間才能完成，在規(guī)定的三個(gè)月內(nèi)完成移交工作的情況是少見的。

1.2 大修檔案的內(nèi)容不全面

技術(shù)改造措施項(xiàng)目的竣工圖還有很多后續(xù)工作沒做，而在整個(gè)改造項(xiàng)目中，還要涉及和多方面，如:設(shè)備的增減、工藝管線的變更，要及時(shí)處理，加強(qiáng)修改。同時(shí)，也需要水、電、儀、氣等相關(guān)因素的緊密配合，在整個(gè)項(xiàng)目竣工之后，也就是竣工圖失真之時(shí)，所以為了避免竣工圖失效，給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失，就必須要做好修改。

1.3 檔案管理意識(shí)淡薄

盡管檔案法已經(jīng)頒布多年，人們的檔案意識(shí)也明顯提高了，但是重建設(shè)、輕檔案的思想還是存在的，這樣就影響了企業(yè)設(shè)備大修檔案管理工作的開展。加之有很多企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及部門對(duì)檔案管理這一工作缺少正確的認(rèn)識(shí)，宣傳力度不夠，所以檢修單位也只是在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，只要是工程質(zhì)量合格就可以拿到合格證，重視了工程質(zhì)量，卻忽視了對(duì)原始資料的歸檔和保存。這種無(wú)意識(shí)下的檔案意識(shí)薄弱，直接影響著檔案管理工作的順利開展。

1.4 設(shè)備檔案材料收集難

很多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案的管理重視程度不夠，并且有關(guān)的管理制度不健全，不能進(jìn)行及時(shí)歸檔，因此，導(dǎo)致了大量設(shè)備資料流失。這種情況直接使有些設(shè)備無(wú)法形成一套完整的檔案，也影響了企業(yè)設(shè)備的正常使，還給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)影響。例如:對(duì)于新購(gòu)置的設(shè)備來(lái)說(shuō)，如果在開箱時(shí)沒有檔案人員參加，就擅自截留應(yīng)歸檔案資料，那么在今后的設(shè)備維修時(shí)就無(wú)法找到資料進(jìn)行查證，也延誤了工期。還有的設(shè)備圖紙需要變更，而技術(shù)人員卻沒有將繪制的新圖及時(shí)歸檔，也沒有在圖紙上說(shuō)明一下，時(shí)間久了，也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大損失。

1.5 字跡不符合要求，書寫的不規(guī)范

結(jié)合檔案管理的要求，書寫必須要用不易褪色的黑色或藍(lán)黑色墨水。但是多數(shù)企業(yè)沒注意這一點(diǎn)，都是用圓珠筆，甚至是鉛筆來(lái)書寫企業(yè)的大修檔案。

2 加強(qiáng)企業(yè)設(shè)備大修檔案管理的措施

2.1 建立健全文件資料管理制度

企業(yè)設(shè)備大修檔案資料的形成比較復(fù)雜，應(yīng)及時(shí)加強(qiáng)收集和管理，否則很多資料就會(huì)散失，給日后檔案收集工作帶來(lái)了很大困難。所以，制度的完善與實(shí)施可以使設(shè)備大修檔案的收集工作滲透到大修理過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，成為企業(yè)設(shè)備大修理計(jì)劃的制訂、實(shí)施、竣工、驗(yàn)收等各項(xiàng)活動(dòng)不可缺少的環(huán)節(jié)。從另一個(gè)方面看，完善檔案工作的日常積累、檢查考核，也要結(jié)合文件資料管理制度。

2.2 取得領(lǐng)導(dǎo)支持是關(guān)鍵

企業(yè)的任何一項(xiàng)工作，都是離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)的重視才能使很多工作順利開展，反之將使很多工作難以進(jìn)行。檔案部門應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳力度，使員工們真正的認(rèn)識(shí)到大修檔案的重要性，并明確檔案的歸檔時(shí)間，這些對(duì)企業(yè)檔案管理有重要意義。另外，要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作，促使領(lǐng)導(dǎo)更加重視大修檔案管理工作。

2.3 制定出大修檔案歸檔范圍

企業(yè)中大修檔案數(shù)量較大，并且涉及的內(nèi)容很復(fù)雜，所以要科學(xué)合理的確定出歸檔范圍，這樣不僅能為收集工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也能提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位的設(shè)備大修實(shí)際情況，在大修工作開始前，確定出大修資料。其中，如果涉及對(duì)設(shè)備的各種檢修記錄，應(yīng)保證及時(shí)、完備。

2.4 深入現(xiàn)場(chǎng)，管理到位

檔案人員必須要主動(dòng)參加設(shè)備檢修現(xiàn)場(chǎng)召開的一系列專業(yè)會(huì)議，要學(xué)會(huì)借勢(shì)開展工作，通過(guò)一系列會(huì)議了解到檔案工作的重要性；還要大力倡導(dǎo)全員參與管理，工作布置要條理清晰。檔案人員要及時(shí)地通報(bào)設(shè)備檢修科技文件的發(fā)放、使用情況，還要布置檔案管理的相關(guān)事宜，有針對(duì)性地調(diào)整管理部署和工作細(xì)節(jié)。

2.5 書寫問(wèn)題

為了解決歸檔資料中使用圓珠筆和鉛筆的情況，其唯一途徑就是要加大宣傳力度，從根本上提高各級(jí)技術(shù)人員對(duì)設(shè)備大修檔案的管理意識(shí)，全面提升檔案管理員的綜合素質(zhì)。只有在長(zhǎng)期的工作中，我們持之以恒地堅(jiān)持下去，那么企業(yè)的設(shè)備大修檔案管理將得到一個(gè)提升。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)設(shè)備的大修檔案管理是企業(yè)設(shè)備管理的重要組成部分，因此必須保證設(shè)備大修檔案的歸檔質(zhì)量，更好地適應(yīng)并服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)。

[1]馬云馳,郭英華,王志剛.淺談設(shè)備大修與更新階段的成本控制.港口裝卸,2007年03期

[2]耿慧艷,張麗芳.淺談企業(yè)設(shè)備大修檔案的管理.設(shè)備管理與維修,2003年01期

[3]劉東.淺談企業(yè)設(shè)備大修檔案歸檔.裝備維修技術(shù),2006年10期

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.21.066