淺析工程公司采購管理系統選擇中的溝通管理

王成浩

上海交通大學，上海 200001

淺析工程公司采購管理系統選擇中的溝通管理

王成浩

上海交通大學，上海 200001

關于在工程設計類公司采購管理系統選擇中，如何建立良好的溝通管理以幫助更好的完成項目的實施和管理。

物料采購管理系統；工程設計；項目實施管理；SPMAT

引言

SPMAT采購管理系統是屬于鷹圖公司的一款管理采購申請、采購訂貨、貨品檢驗、倉庫收料、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統用于完善企業物料采購信息管理。其整個系統的設計對于工程設計類公司做了針對性的設計，因為工程設計內容的不斷變化，整個采購流程的各個環節內容都會發生變化，所以怎樣建立一個高效的、適應性強的系統，并成功在在企業中實施該系統項目，溝通管理是項目實施中的一個關鍵因素。

1.系統的選擇

作為具有設計，采購和施工管理能力的工程設計類公司來說，采購是公司經營的一個重要組成部分。我們知道，要保證好四個基本的因素，即質量，成本，交付和服務。那么對于工程公司來說，如何保證這四個因素，就需要一個良好的制度和信息系統來輔助和改善。

首先，我們需要選擇一個適合于企業業務流程的采購管理系統。對于工程設計類公司來說，一般的工程項目業務流程是這樣的。

1） 工程項目設計

2） 工程設備清單

3） 根據清單設備索取技術參數

4） 技術參數確認

5） 詢價采購

6） 項目經理確認

7） 采購確認

8） 設備發貨/貨品質量檢驗

9） 變更管理

10) 供應商管理

可以看出，這個流程不僅僅涉及采購部門的人員，也涉及設計人員和工程現場的技術和管理人員，而且還需要各部門的人員之間互相配合，及時的傳遞信息資料。對于出現的突發情況，還需要及時地做出變更處理，避免采購中出現不必要的損失。

那么我們就需要針對這一類公司業務的經營特點，選擇或者開發出相對應的適合的信息系統來實施來改善和管理業務流程。

工程設計類的公司對系統的要求相對于通用的采購管理系統來說，因為其公司業務和工作流程的特點，需要對其采購管理做一些設計和改進，以更加適合此類公司實際的需要。

首先，傳統通用的采購系統功能比較單一，就是為了最終完成訂單和發貨，還有一些附加一些簡單的倉管和貨品檢驗記錄功能。基本不能照顧到在進入采購流程的工作業務，不能起到互動的作用。而專業的工程設計類項目需要與采購流程有著接口，能夠及時得知上游工作的狀態和變化，能夠實現設計確認后，設計中所確認的需要采購的設備，能夠及時的自動反映到采購系統中，即進入采購流程。而且我們知道，工程項目與傳統的單一的采購流程不同，不可能在設計完全結束以后才進入采購流程，這樣的話，效率會大大地降低，也必然會延長項目的整個工期，不能達到效率最大化。所以，及時的自動的信息系統接口是非常必要的。

其次，一般的采購系統在拿到請購單以后直接憑著請購單上的貨品參數，進行詢價，比較和確認下單。但是在工程設計中，設計師不光要承擔設計的責任，同時也要負責供貨商提供的設備是否能夠確實滿足設計的需要，即技術的二次確認，必要的時候甚至需要去廠家進行現場的設備審核和確認。所以，在工程設計類的采購系統中，需要增加技術的二次確認這樣一個步驟，同時確認廠家所能提供的服務能力。而且因為技術人員一般不參與采購的詢價能環節以避免出現舞弊現象，所以系統中需要特別設置，設計人員只能看到詢價階段供貨商提供的設備技術參數，而不能看到價格能保密信息。

再有因為項目經理是整個項目的負責人，需要對整個項目的進展和費用負責。所以在詢價結束后，在訂單確認之前，需要項目經理確認訂購的設備既能夠得到技術人員的確認，也能夠在價格費用上是合理范圍內的。

接下來的步驟就是發貨管理和設備檢驗過程，這個也是確保工程項目成功的必需環節，直接影響到項目的質量。

我們在前面提到過，因為基本上設計和采購在時間上有重疊的過程，所以必然會產生之前的設計發生變更，導致采購的設備的技術參數或者數量上發生變化，這些都是對采購的成本有很大的影響。所以除了及時有效的數據接口外，良好的變更管理是必需的。其主要管理技術資料的版次和詢價資料的版次，是整個流程不會產生不一致的錯誤。在技術參數資料發生變化升版的同時，詢價流程也必須自動升版以適應之前的變化，避免出現錯誤的訂單，造成損失。

另外，供貨商管理也是非常重要的問題，不僅僅給采購人員提供歷史參考的作用。在技術上也給設計人員同樣起著參考的作用，可以在設計的時候，有選擇性的選擇以往質量較好的設備和供貨商，回避不合格的或者被黑名單的。

2.溝通管理

所謂溝通管理，就是管理溝通的過程。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創造出好的產品和服務來滿足客戶，從而為企業創造價值和財富。而且，溝通管理也是項目管理中九大知識領域之一，具有非常重要的作用。

同樣的，對于采購系統項目來說，溝通管理是一定且必需的。在前一節，分析對于工程設計類公司采購系統的選型時，列出了較為詳細的工作流程和任務。而且也提到，這些流程需要涉及除采購部門之外的如設計部門，項目管理部門等等。

所以在采購系統的選擇階段，不能簡單的只考慮到采購人員的意見，更要通盤考慮所有干系人的意見和利益。一般來說，對于企業組織內部的項目管理者，我們將干系人溝通分為以下幾個情況并給出不同的溝通建議，

a) 與最高管理者決策層溝通，明確企業的現狀和需要達到的戰略目標；

同時項目的實施必然需要最高管理者給予充分支持，需要提供必要的資源，如財力，人力，物力等。

b) 和管理層溝通，了解企業的詳細運營流程和各業務部門的業務內容流程；

及時反饋項目進展的信息，包括項目的設計階段，讓管理層了解系統是否充分符合業務的流程，否則如果到實施、收尾階段才發現問題，必然會大大影響項目的工期，甚至浪費大力的資源進行變更。

c) 與最終用戶溝通，了解最主要使用人員的工作內容和操作習慣，否則項目失敗的大部分原因和障礙都是來自經常使用的人員。

作為系統使用最頻繁的人員，良好的操作方式和界面是能否被快速并最終接受的關鍵。否則本來為了改善工作效率的系統，會達不到原先的設計預計效果，甚至負面效果和項目失敗

d) 與項目提供商溝通，因為項目提供商所提供的產品和服務是項目的最基本組成部分，項目的質量和時間管理等等都決定項目的成敗。

3.結語

通過上述對工程設計類公司業務的特點和工作流程的分析，我們可以看出，不同的行業在選擇和實施信息系統改善公司業務流程的同時，需要在啟動選型階段就要與采購流程有關系的干系人取得充分的溝通，只有充分了解了干系人的需求，選擇對了正確的方向和產品，并與干系人建立良好的互動，才能為一個成功的項目實施建立一個良好的開端。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.118