淺析加強農民教育培訓機構檔案管理規范化

楊云媛，黃春杰，楊國華

（塘沽區農業廣播電視學校，天津 300450）

隨著農民教育培訓項目內容的不斷豐富，各培訓機構所承擔的教育培訓專項越來越多，加強農民教育培訓檔案管理有著十分重要的意義。

1 檔案管理的重要意義

檔案管理具有重要的現實意義。檔案是一種在社會現實中廣泛存在且表現形態多種多樣的復雜事物，每個人在工作和生活中能應用到各式各樣的檔案資料。

1.1 一般功能

檔案是單位工作的有效工具、經濟建設的重要依據、科學研究的必要條件及宣傳教育的生動素材。

1.2 特殊功能

檔案的特殊功能主要是指檔案在人們社會活動中具有的其它文獻所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。

2005年開始，塘沽區農業廣播電視學校注重農民教育培訓檔案的留存，2005-2007年，承擔了天津市塘沽區農村勞動力“351”培訓工程，在組織實施綠色證書、藍色證書、紅色證書、農村經紀人及村干部培訓的同時也建立了相應的培訓檔案，整理各專項紙質檔案54盒及影像檔案2盒。2007年11月，積極配合塘沽區科委“全國科普示范城區”復檢工作，協助完成塘沽區2005-2007年農民科學素質培訓工作總結演示文稿的制作，為復檢提供了開展農民科技培訓的影像資料、培訓相冊、宣傳展牌和學員培訓檔案等檔案資料，得到了各級領導的高度評價。

2008年8月，對多年留存的教育培訓檔案重新進行了歸檔整理，形成了包括辦學定位、基礎條件、中等職業教育及農民培訓共4大卷檔案。2008-2011年，塘沽農業廣播電視學校又承擔了天津市塘沽農民素質提高工程，組織實施了涉農及非農職業技能培訓、中專及大專學歷證書教育、農村經紀人提升及村干部培訓等幾個專項。通過對原有培訓工程檔案進行認真分析研究，總結經驗和教訓，無論是紙質檔案還是電子檔案（包含影像資料）不僅從內容上更翔實了，整理等各方面也更規范了。截至到2011年8月，又新增82盒培訓工程檔案。

2 農民教育培訓檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

培訓機構在檔案管理上存在著很多問題，首先就是檔案管理意識不強，大多數人不重視檔案整理工作，覺得檔案管理工作與自己工作無關，從思想上沒有認識到檔案和檔案管理工作的重要作用。

2.2 檔案管理能力偏低

培訓機構沒有檔案專業人員，基本上都是教師等兼職人員負責檔案資料整理工作。由于平時不注重檔案管理知識繼續教育的培訓，兼職檔案管理人員檔案業務知識缺乏，造成檔案整體質量不高。

2.3 檔案管理制度欠缺

適用各類專項和各類機制的檔案管理制度還不夠健全和規范。培訓機構大多沒有形成一個適應本部門的檔案管理制度，因此，檔案管理松散懈怠。特別是兼職檔案管理人員職責不清，工作不到位。存在如歸檔不及時，造成材料丟失或存放混亂等現象。

目前，培訓機構部分負責人還存在平時對檔案管理工作監督不到位和不注重總結經驗等問題。存在的這些問題嚴重制約了培訓檔案管理工作的正常有序開展，不利于本部門提高檔案管理水平和質量。隨著辦公自動化的發展，使檔案形成方式發生了很大變化。這些電子信息檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，傳統的工作模式和技術水平已不能適應。

根據多年來的檔案整理實踐工作，也總結出兩點經驗。一是在教育培訓過程中有很多材料形成不了檔案，但是作為各種資料也應該做好整理和保存，因為資料在現實中最接近檔案，與檔案最為密切。因此，我們可以把材料按照備注檔案來進行管理。二是在注重教學培訓工作檔案整理留存的同時，更要加強學員檔案的整理與留存，特別是學員檔案。同時針對重點村及涉農企業，做好學員教育培訓統計工作及學員檔案管理，為進一步提升培訓提供依據。

3 農民教育培訓檔案規范化管理采取的措施

3.1 加強領導 提高認識

首先要提高對檔案工作重要性的認識，確立農民教育培訓檔案具有實用價值的觀念，就會認真去收集、整理、保管及利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。充分認識到檔案工作不只局限于某一領域的活動，它貫穿于各項工作之中。農民教育培訓檔案資料管理是需要部門中每個成員共同參與才能取得實效的一項事業，因為它是全體人員從事所承擔的各項工作實踐活動的真實記錄和積累，也是各部門獨有的原始記錄。

3.2 加強培訓 明確職責

提高檔案管理水平，除了要提高檔案意識外，還要提高檔案管理人員的檔案業務知識，堅持培訓制度，統一組織學習，講授檔案工作的業務知識，包括檔案分類、整理、目錄、排序、編號及裝盒等一系列步驟和程序，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案資料管理工作。本部門培訓要注重實效性，最重要的一點是按照具體實施的項目內容，制定出檔案所需整理的各項內容，按需所學，增長相關領域方面的知識技能，更好地適應本崗工作。

3.3 加強管理 建立制度

建立農民教育培訓檔案管理制度，關鍵的作用是要保證檔案的及時整理、完整收集、認真保管和有效利用。根據實際工作的需要，必須制定適用于本部門的檔案管理制度，明確規定檔案工作的內容和目標，以及兼職檔案管理人員的義務和責任。同時建立考核制度，年終進行總結評比，獎罰分明，從而調動兼職檔案人員的工作積極性，用制度規范檔案管理工作。

3.4 加強研究 提升水平

加強研究檔案的科學管理工作，堅持“互補”原則，培訓機構之間交流學習先進經驗，不斷提升檔案管理水平。經過實踐證明，研究設計科學規范的各種表格是實現檔案管理工作規范化的重要基礎，文書本身的質量直接影響著日后檔案的質量。在立卷時堅持“同一”原則，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，也是為檔案的規范化管理奠定堅實的基礎。將紙質文件與電子文件采用“雙軌制”整理方法，并做好電子文件數據備份工作。

農民教育培訓檔案管理系統全面體現部門工作的整體風貌，規范檔案管理是促進和提高農民教育培訓質量水平的重要前提，是各項工作正規有序開展的有力鋪墊和基礎，是實現檔案管理現代化的重要保證。制定檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，使農民教育培訓檔案管理工作走上標準化、規范化和科學化軌道。