Word的“郵件合并”功能在期刊發行中的應用

文丨韓煥金

（南京森林警察學院，南京 210046）

期刊發行是期刊管理的最后一個環節。很多期刊發行的時候，需要先將需要寄送的地址形成發行標簽后再粘貼到信封上。這項工作說起來不復雜，但操作起來十分的繁瑣。以前的做法是將讀者訂閱信息登錄在Excel表格里，制作發行標簽時，把Excel表格復制到word文檔，利用word文檔的表格工具中的“表格轉換成文本”功能，然后再人工插入空格符，以方便發行標簽的裁剪。加入空格符的過程屬于重復勞動，消耗的時間和精力必然要多，也大大降低了工作效率，出現錯誤的機率也會增大，同時也存在制作的發行標簽不美觀，不方便裁切等問題。筆者嘗試用word的“郵件合并“功能來實現制作發行標簽。

1 “郵件合并”功能介紹

Word 文字處理軟件是期刊采編工作必用的軟件，其中有“郵件合并”功能，可在Office 中建立兩個文檔，一個是包含所有文件共有內容的主文檔，另一個是包括變化信息的數據源Excel表格，通過“郵件合并”功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件可以保存為Word 文檔，既可以通過打印機打印出來，也可直接以郵件形式發送出去。

通過對“郵件合并”功能的靈活運用，可以把登錄在Excel表格里的訂閱信息，批量轉化成發行標簽，減少了人工插入空格符的過程，實現了自動化。

2 用“郵件合并”功能制作發行標簽

2.1 建立訂閱信息數據庫

制作發行標簽，首先要有一個包括變化信息的數據源Excel表格，即要有記錄訂閱信息的Excel表格。雜志能否順利寄送到讀者手中，與表格內容正確與否有直接的關系，為保證信息的正確性，有的雜志社要求讀者在匯款后還要寄送一份訂閱回執，并明確以訂閱回執上的地址為雜志的發行地址，雖然稍嫌麻煩，但保證了信息的準確性。表格表頭一般是按照郵編、地址、姓名、訂閱份數來安排的（圖1）。

圖1 錄有訂閱信息的Excel表格

2.2 創建發行標簽模板

啟動Word（本文以Word 2007為例），先建立一個主文檔，插入一個無線文本框，做為發行標簽的一個模版。然后點擊郵件菜單，打開“選擇收件人”下拉菜單里的“使用現有列表”，導入錄有訂閱信息的數據庫（圖2）。（此時旁邊的“插入合并域”就變成了可用藍色標識，選擇“郵編、地址、姓名、份數”作為發行標簽的模板，并且設定好發行標簽所需的字體、字號。因訂閱信息中的地址存在長短不一的情況，為保證所有信息都在無線文本框中體現，應注意設置無線文本框的大小。如圖3。

圖2 導入表格

圖3 發行標簽模版

2.3 制作發行標簽

完成上述操作后，在Word 2007郵件菜單中，點擊“完成并合并”按鈕，選中下拉菜單中的“編輯單個文檔”出現圖4，點擊確定按鈕，將根據訂閱信息表中的記錄數來批量制作發行標簽，并重新生成Word文檔。生成的發行標簽如圖4所示。

圖3 合并形成新文檔

圖4 生成的發行標簽

2.4 對形成發行標簽的文檔進行排版

發行標簽雖然制作完成，但是一個頁面上只顯示一條發行標簽，有多少個發行標簽就有多少個頁面，這樣極大的浪費了版面，需要我們重新排版。造成這種結果的原因是每個發行標簽之間都有一個“分節符”，使下一個發行標簽被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個發行標簽呢？其實很簡單，把形成發行標簽的文檔中的分節符（^b）全部替換成段尾批量加空格（^p）,這樣很多個發行標簽緊挨在一起。其做法是利用Word 的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^P”，單擊“全部替換”，此后很多個發行標簽在一個頁面上顯示。此時很多發行標簽雖顯示在同一頁面，但是發行標簽存在部分重疊，不能完全顯示，因此還需在每個標簽中插入空行，使其全部顯示，并方便裁切。

為了完整顯示一個頁面上的發行標簽，我們利用Word的段落排版功能。其做法是首先選擇全文，然后點擊段落，使段前段后都有幾行的間距，這樣就使每個發行標簽中間都有了進行裁切的空檔。為了更節省版面，對頁面可以進行分欄操作，分成兩欄，這樣就形成了安排緊湊，裁切方便的發行標簽（圖5）。如果覺得兩欄之間相隔太近，不方便裁切，還可以改變欄間距。

3 “郵件合并”功能在期刊管理中的擴展應用

除了制作發行標簽外，“郵件合并”工作還可以應用于期刊管理的其他方面，比如，可以批量制作錄用通知函、審稿函等等。其具體作法與制作發行標簽大同小異。這是因為錄用通知函、審稿函的格式大致相同，只有收稿日期、稿件題目、作者信息、審稿人信息不同，而這些信息一般都會制作成Excel表格，因此可以用“郵件合并”功能，從而可以批量得到錄用通知函和審稿函。

圖5

4 結 語

“郵件合并”是Word中一項普通的功能，平時不易注意到，但與我們實際工作中的需求聯系起來，還是能發揮出重要作用。這提示我們科技期刊編輯們，在實際工作中，還要善于用現代化的設備去尋找解決問題的新方法、新思路，不斷提高工作效率和質量。