加強企業(yè)檔案工作的實踐與思考

樊 云（中國石化石油物探技術研究院，江蘇南京，211103）

企業(yè)的發(fā)展直接影響和推動著檔案管理的進步。中國石化石油物探技術研究院從建所到提升為院至今，經過30多年的風風雨雨，從一個三級單位發(fā)展為現(xiàn)在中石化直屬科研單位，從三年前完成年幾千萬元到增長為年上億的科研生產項目，實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，管理水平有了很大的提高，檔案建設也上了新臺階。

隨著企業(yè)的不斷快速發(fā)展，我院對檔案的重視程度大大提升，堅持把檔案管理上水平作為全面提高企業(yè)綜合管理水平、向著一流企業(yè)制度邁進的重要環(huán)節(jié)來抓。近年來，單位通過組建隊伍、加大投入、建立信息網絡，檔案管理工作基礎扎實，成效顯著，得到了總部檔案小組的肯定和表揚。在檔案管理過程中，企業(yè)始終把“圍繞企業(yè)中心工作、服務科研生產發(fā)展大局”作為檔案工作的指導思想，努力樹立檔案工作的服務意識和創(chuàng)新意識，根據(jù)企業(yè)經濟發(fā)展要求，為企業(yè)的決策和其它各項工作服務。事實表明，檔案管理工作的進步也提升了企業(yè)的形象和影響力。

一、領導重視，對建立健全檔案工作管理體系有促進

領導重視是做好檔案工作的前提。檔案為企業(yè)帶來的直接和間接效益使得企業(yè)決策層清醒地認識到要想企業(yè)保持健康快速發(fā)展，作為經營有機組成部分的檔案工作就絕不能滯后。院決策層主動把檔案工作納入到其主要工作的范圍內，制定了檔案管理上等級的目標，組建了檔案專門工作機構，健全了檔案管理網絡，把檔案管理的工作深入到每一個部門，從而形成了由主要領導分管，以檔案辦公室為樞紐，各部門為分支機構，專職與兼職檔案員各負其責的檔案工作管理網絡體系。為將各項檔案管理工作落到實處，建立了檔案工作崗位責任制，直接與年終考核掛鉤，檔案負責部門對各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。通過建網絡，抓工作，大大強化了檔案管理工作，為檔案工作的全面開展創(chuàng)造了良好條件。

二、抓好培訓，切實提高檔案人員管理水平

要做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案工作網絡的作用，必須有一支穩(wěn)定、可靠的檔案員隊伍。對此，企業(yè)在選配檔案管理人員時，致力于把好入口關，按照年紀輕、文化高、責任心強、熱愛檔案工作的要求，選配好檔案網絡員。檔案負責部門針對檔案人員所在的部門、崗位、工種和工作性質確定各自的工作內容、工作職責和具體時間要求。現(xiàn)有檔案員隊伍基本穩(wěn)定，工作狀態(tài)良好，為企業(yè)檔案管理盡心盡職。為提高檔案員的技能和素質，企業(yè)要積極參與開展檔案培訓活動，如參加省檔案局和企業(yè)內部組織檔案知識培訓，組織檔案人員上崗培訓和擬達標升級單位檔案人員業(yè)務培訓等。另一方面，還采用“請進來”、“走出去”的方式，聘請省檔案局和企業(yè)專家為檔案員授課，解答疑難問題，并通過外出考察，赴檔案工作先進企業(yè)學習取經，取長補短，提高素質。

三、打好基礎，促進檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是新形勢下檔案工作發(fā)展的必由之路。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化，企業(yè)配備了密集架、更新了檔案柜、去濕機、消防器材、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備和安全設備。同時應用檔案管理軟件，建立了公文處理流轉系統(tǒng)和合同CIME系統(tǒng)，新增了系統(tǒng)模塊，并與我院ERP、OA信息系統(tǒng)對接，形成了信息網絡大平臺。通過制定標準文本、規(guī)范格式、相關制度等，加快了檔案數(shù)據(jù)開發(fā)，提高了歸檔的質量，保證了檔案的檢索速度和準確率。為適應信息化發(fā)展的需求，我們及時對軟件進行了換版升級，全面實現(xiàn)了檔案的文件級管理。

四、強化管理，夯實檔案業(yè)務基礎

提高全體員工的檔案意識是搞好檔案工作的關鍵。企業(yè)決策層領導在不同場合要反復強調，檔案是企業(yè)的無形資產，檔案工作是企業(yè)發(fā)展的重要內容，它反映和體現(xiàn)了一個企業(yè)的綜合管理水平和綜合經濟實力。為適應企業(yè)不斷發(fā)展需要，近兩年我們不斷完善各項管理制度，制定出新的《檔案管理工作制度》，并對企業(yè)歸檔的各項制度進行了標準化改造，還根據(jù)制度制定了企業(yè)的制度流程，使檔案工作有章可循，從而為企業(yè)管理打下了堅實的基礎。

五、研發(fā)利用，為企業(yè)提供全面優(yōu)質服務

企業(yè)要始終把“圍繞企業(yè)中心工作、服務科研發(fā)展大局”作為檔案工作的指導思想，把“提前介入，超前服務；深入基層，現(xiàn)場服務；收集信息，跟蹤服務；打破常規(guī)，上門服務；圍繞重點，突出服務”作為實現(xiàn)優(yōu)質服務的工作方法。采取分發(fā)案卷目錄、電話調卷、網絡調卷等現(xiàn)代化手段及時提供檔案服務，滿足企業(yè)各項工作的需要。

我們在做好日常檔案利用服務的同時，還加大了企業(yè)檔案開發(fā)編研的力度，注重對檔案資料進行深度加工。編寫了《企業(yè)年鑒》、《大事記》、《產品介紹》、《科研成果匯編》、《企業(yè)文化手冊》等材料，這些編研材料為挖掘企業(yè)文化、塑造企業(yè)形象、展示科研成果、記載企業(yè)發(fā)展歷程等發(fā)揮了積極的作用。近年來，我院在行業(yè)內的影響力越來越大，科研生產、經營管理步入快速發(fā)展軌道。檔案管理水平的提升推動了企業(yè)整體形像的提升。

總之，30多年的工作實踐，使我真正感受到企業(yè)的發(fā)展離不開檔案工作，同時企業(yè)發(fā)展也在不斷地推動檔案的建設。我們還要深刻認識到，檔案事業(yè)要實現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展，不僅硬件配置要跟上，更要注重加強軟實力的注入。