淺議二維條碼技術在檔案管理內的運用

摘要：本文先是介紹了二維條碼的概念、特點，然后分析了在檔案管理領域引入二維條碼技術的重要意義，最后對建立基于二維條碼的檔案管理系統進行了探討，旨在推動檔案管理工作高效率地開展。[1]

關鍵詞：二維條碼技術；檔案管理；推動

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2012） 14-0015-01

一、二維條碼技術的概念

二維條碼是一種信息含量巨大、性能可靠、造價低廉且可被計算機直接識別的便攜式數據文件。同傳統的一維條碼相比，二維條碼由于在二維方向上記錄信息，所以在信息存儲量方面得以大幅度提高，因而更具發展前景。二維條碼樣例如圖1所示。一維條碼與二維條碼的不同之處見表1。

二、二維條碼的特點

二維條碼有如下特點：一、能夠存儲大量信息；二、編碼范圍廣；三、具有良好的防偽、保密性能；四、擁有較高的譯碼正確率；五、具有較強的糾錯能力；六、制作容易且花費小

三、檔案管理引入二維條碼技術的重要意義

（一）實現紙質檔案、電子檔案的同步管理

檔案管理雖然已經進入了信息化時代，但法律效力、證據作用方面，一部分電子檔案不能發揮相關作用，這部分紙質檔案仍然有保存的價值。紙質電子檔案技術可借助二維條碼技術實現，該技術的出現連通了紙質、電子兩種檔案管理系統，人們可以由一種檔案快速地找到對應的另外一種檔案，為兩種檔案的同步管理、統一管理提供了便利。

（二）提高檔案管理人員的工作效率

在檔案管理系統中安裝二維條碼生成控件，將檔案的著錄內容（如文件號、標題、主題詞等）制作成標準的二維條碼，檔案管理人員只需要用掃描設備對二維條碼進行簡單地掃描就可以在極短的時間里將檔案的著錄信息自動輸入計算機數據庫管理系統，非常快捷。另外，二維條碼一次生成、不可更改的特性，能夠避免人工錄入易出錯的缺點，能夠有效提高檔案信息管理人員的工作效率。[4]

（三）解決電子檔案易更改的問題

電子檔案失真情況最常見的為以下兩種：一、紙質檔案轉化成電子檔案的過程中，出現操作失誤；二、被惡意復制、篡改，如“黑客”攻擊。二維條碼技術可以將電子檔案轉化成二維條碼，然后通過打印可形成紙質電子檔案。二維條碼一次生成、不可更改的特性，保留了電子檔案的原始信息，在保證電子信息真實性方面意義重大。[5]

（四）有利于電子檔案的長期保存

二維條碼技術將電子檔案轉化成紙質電子檔案，紙質電子檔案易保存、易攜帶、易備份、可長期保存。即使承載紙質發生毀損，只要破損面積不超過整個條碼符號的50%，如有需要，均可將丟失信息恢復。

四、建立基于二維條碼技術的檔案管理系統

實現二維條碼技術在檔案管理內的運用也就是建立基于二維條碼技術的檔案管理系統以及如何實現二維條碼技術與現有系統的對接、整合。

（一）二維條碼測試平臺

該平臺的功能是：測試軟件開發商開發的二維條碼檔案管理軟件和硬件設施是否滿足國家的有關規定，最終實現數據上的統一。二維條碼檔案管理軟件和硬件設施經過檔案部門網站上的測試且合格之后，才可流入市場。

（二）相關的功能設計

（1）生成正式文件。利用二維條碼生成技術，首先完成對文件的PDF格式轉化，然后和著錄信息一起轉化成二維條碼，并將其加入到電子文件的對應位置，最后一步是生成帶有二維條碼的、正式的紙質文件。[6]

（2）收文登記。二維條碼的識讀技術可以提高信息采集的速度和質量，在減少檔案管理人員工作量方面效果顯著，是對原收文登記模式的有效改良。實現紙質檔案、電子檔案的同步管理

（3）歸檔。檔案管理人員在檔案歸檔之前需要對其進行有序整理并裝盒。裝盒之后，對盒號、件號以及類別等重要信息進行確認，并按照《標準》完善著錄元數據信息，最后將著錄的元數據轉化成二維條碼，打印成標簽，粘附在文件上。

（4）移交入館。檔案移交入館時，如果該檔案是二維條碼紙質文件，那么需要對其進行二維條碼掃描操作，將其中的信息還原成電子文件以及著錄元數據，前者放入原文數據庫，后者放入目錄數據庫。對檔案進行整理工作，如檢查是否有重復，盒號是否重新訂定等。整理工作完成后，確定檔案在庫房的上架位置，并上架，然后根據《標準》將新的內容補充進著錄元數據，且打印二維條碼，目的是使二維條碼在內容方面足夠完整，方便日后的取用和管理。[7]

五、結語

當前，二維條碼技術在檔案管理方面的運用只能算是起步階段。如何充分發掘二維條碼技術在檔案管理方面的潛力，還有很長的一段路要走。相信在不久的將來還有可能出現三維條碼技術，甚至四維條碼技術，為檔案管理提供更加方便、快捷的服務，這就要求檔案管理人員一方面要解放思想，另一方面要努力學習、開發新技術，只有這樣才能促進檔案管理事業的健康發展。

參考文獻：

[1]李麗芬.在檔案管理中引入二維條碼技術的構想[J].科學之友，2011，4.

[2]石華.二維條碼技術在檔案管理中的應用研究[J].檔案管理，2010，1.

[3]向隅.二維條碼技術在圖書館信息管理系統中的應用[J].計算機與數字工程，2010，7.

[4]左友剛.二維條碼檢測技術在圖書館管理中的應用[J].微計算機信息，2011，3.

[5]吳佳鵬.二維條碼識讀技術及其應用研究[D].天津大學，2010.

[6]張彬彬.生成PDF417二維條碼的應用探討[J].長沙通信職業技術學院學報，2010，2.

[7]晁玉海.基于二維條碼的水印技術研究[D].山東科技大學，2010.