高校檔案管理信息化建設的探討

摘要：通過分析高校檔案管理信息化建設存在的問題，提出加強高校檔案管理信息化建設具體措施，進一步提高高校檔案管理水平，更好的為高校發(fā)展服務。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 14-0206-01

一、高校檔案管理的概念

檔案管理作為高校教育管理的重要組成部分，發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校檔案主要包括高校日常招生、教學、科研管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值意義的文字、圖表等不同形式載體的記錄。不僅承載著學校的教育歷史，更是學校各種活動的真實記錄，既是對以往教學工作成果的歷史積累，也是今后學校繼續(xù)發(fā)展的基礎，對學校各項工作起著不可替代的作用。有著十分重要的價值作用。

二、高校檔案管理存在的一些問題和信息化建設的必要性

目前，雖然高等教育發(fā)展迅猛，但高校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理模式上，信息化管理水平低下。具體體現(xiàn)在以下方面: 首先， 檔案管理人員結構不合理，高校檔案管理部門通常作為安置，分流人員的場所，檔案管理人員年齡大，學歷低，思想保守。未形成一支素質(zhì)優(yōu)良、科學、高效的隊伍。其次，高校領導重視不夠，資金投入上不足，大容量和超大容量存儲設備、網(wǎng)絡設備缺乏。第三，缺乏檔案管理信息化建設的統(tǒng)一規(guī)劃和標準，高校各自為政，使用的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設不同步，使得檔案管理的規(guī)范性、共享性差，沒有形成聯(lián)網(wǎng)的、高效的信息化系統(tǒng)。第四，主要還是以紙質(zhì)檔案管理為主，通過數(shù)字化掃描加工處理的檔案占所藏檔案數(shù)量少等等。

在二十一世紀信息時代來臨之際，檔案管理面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。隨著高科技的發(fā)展，我們進入電子化，信息化，數(shù)字化的時代，這些新科技深入的影響著我們的生活、學習和工作。2008年8月教育部、國家檔案局《普通高等學校檔案管理辦法》中提出高等學校應當設立專項經(jīng)費為檔案機構配置檔案管理、現(xiàn)代化檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館的建設，確保檔案管理信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。因此，高校檔案管理信息化建設勢在必行。

三、高校檔案信息化建設的措施

（一）提高認識，統(tǒng)一思想

首先，要利用一切可以利用的機會和場合，讓學校領導認識到高校檔案管理工作的重要性，高校檔案管理信息化建設工程是“一把手工程”。校領導的支持和認可是關鍵，是不可缺少的重要因素。

其次，校內(nèi)各有關部門要進一步提高對檔案管理信息化建設的認識。就是要消除大家認識上的偏差，突破思想上的誤區(qū)，樹立正確的檔案信息觀。讓每位師生都能夠積極主動的配合檔案管理人員的工作，檔案的管理工作他不僅僅是檔案管理人員的工作，它也與大家息息相關，要通過各種形象生動的宣傳方式，提高檔案信息資源的社會利用率。通過宣傳引導，在高校營造一個有利的思想氛圍，提高廣大師生的檔案管理信息化意識。只有在思想上取得了大家的共鳴和認同，才能有力推動檔案管理信息化建設的發(fā)展，才有可能爭取更多的建設資金用于檔案管理信息化建設。同時還要加強管理，與時俱進，積極穩(wěn)步推進校園建設與檔案管理信息化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展。促進高校檔案信息化建設工作的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化人才隊伍建設

首先、加強檔案業(yè)務人員的培訓工作。要堅持高校檔案管理人員進修制度，把檔案管理信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理技術知識等列入學習計劃；加強對檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識。提高檔案業(yè)務人員掌握現(xiàn)代技術的技能。

其次、要重視計算機人才的配備。高校檔案管理部門要通過引進、招聘等方式，配備1名具有專科以上學歷的計算機專業(yè)人才，并對他們進行檔案專業(yè)知識培訓，使之成為檔案管理和計算機應用相結合的復合型人才。

第三、高校應每年安排檔案管理部門的骨干到本省高等院校較系統(tǒng)地學習計算機專業(yè)知識和業(yè)務交流學習。

（三）檔案管理信息化標準規(guī)范建設

首先、依據(jù)國家檔案局頒布的有關標準，嚴格執(zhí)行現(xiàn)有的檔案信息化建設的標準與規(guī)范。教育主管部門組織高校實施國家檔案局已經(jīng)頒布的有關檔案著錄標準、《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等技術標準。要聯(lián)合高校研究、制訂適合教育系統(tǒng)，尤其是高校的統(tǒng)一的檔案管理信息化工作技術規(guī)范。

其次、高校檔案管理部門要主動承擔科研課題，加快科研攻關進度，早出成果。為省檔案主管部門在規(guī)范基礎上出臺電子文件管理辦法提供行之有效的建議和策略。

（四）檔案管理信息化基礎設施和資源設置建設

首先、基礎設施建設方面。高校要建設和完善局域網(wǎng)，并且與其他高校聯(lián)通，要進一步完善、豐富網(wǎng)站內(nèi)容，增強信息量和服務能力。結合高校實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，在充分利用現(xiàn)有設施的基礎上，逐年購置高性能的硬件設備和管理軟件，即文檔一體化、檔案信息管理、網(wǎng)絡服務等系統(tǒng)軟件并配備與之相適應的高速掃描儀、文件服務器、數(shù)據(jù)存儲器等。逐步完善高校檔案館的信息數(shù)字化建設。依托全省統(tǒng)一教育網(wǎng)絡平臺，先實現(xiàn)全省高校間檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)各個高校間檔案館際互聯(lián)，使高校檔案信息網(wǎng)成為全省教育檔案信息網(wǎng)的一個組成部分。

其次、資源設置建設方面。第一加快檔案管理部門檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)檔案查詢的信息化，這樣能進一步提高檔案服務工作的效率，增強檔案工作的服務，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。第二增強高校內(nèi)部各職能部門電子文檔形式收集保存文件檔案的意識，通過舉辦培訓班和講座，提高各職能部門檔案管理人員利用信息化手段編輯、整理、存儲電子檔案的技術水平，實現(xiàn)高校內(nèi)部各個職能部門共同推進檔案信息化管理的大好局面。第三是檔案管理部門要率先加強對各類電子文檔的收集、存儲、分類和收錄工作，并保證電子文件真實完整有效，從而在全校范圍內(nèi)逐步開展檔案管理信息化工作。

綜上所述，辦公自動化已逐步取代紙質(zhì)文件成為高校公文的主要形式，因而高校檔案的信息化管理也正成為對電子文件的管理，檔案管理的信息內(nèi)容也在不斷更新，高校要不斷更新高校檔案信息化管理及出臺相應的管理措施，讓高校的管理工作出更上一層。

參考文獻：

[1]呂淑琴.高校檔案信息化過程中的對策研究[J].內(nèi)蒙古電大學刊，2011(5).