高校檔案管理信息化建設(shè)的探討

摘要：通過分析高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，提出加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)具體措施，進(jìn)一步提高高校檔案管理水平，更好的為高校發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 (2012) 14-0206-01

一、高校檔案管理的概念

檔案管理作為高校教育管理的重要組成部分，發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校檔案主要包括高校日常招生、教學(xué)、科研管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值意義的文字、圖表等不同形式載體的記錄。不僅承載著學(xué)校的教育歷史，更是學(xué)校各種活動(dòng)的真實(shí)記錄，既是對以往教學(xué)工作成果的歷史積累，也是今后學(xué)校繼續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對學(xué)校各項(xiàng)工作起著不可替代的作用。有著十分重要的價(jià)值作用。

二、高校檔案管理存在的一些問題和信息化建設(shè)的必要性

目前，雖然高等教育發(fā)展迅猛，但高校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理模式上，信息化管理水平低下。具體體現(xiàn)在以下方面: 首先， 檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，高校檔案管理部門通常作為安置，分流人員的場所，檔案管理人員年齡大，學(xué)歷低，思想保守。未形成一支素質(zhì)優(yōu)良、科學(xué)、高效的隊(duì)伍。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，資金投入上不足，大容量和超大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏。第三，缺乏檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，高校各自為政，使用的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不同步，使得檔案管理的規(guī)范性、共享性差，沒有形成聯(lián)網(wǎng)的、高效的信息化系統(tǒng)。第四，主要還是以紙質(zhì)檔案管理為主，通過數(shù)字化掃描加工處理的檔案占所藏檔案數(shù)量少等等。

在二十一世紀(jì)信息時(shí)代來臨之際，檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著高科技的發(fā)展，我們進(jìn)入電子化，信息化，數(shù)字化的時(shí)代，這些新科技深入的影響著我們的生活、學(xué)習(xí)和工作。2008年8月教育部、國家檔案局《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中提出高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理、現(xiàn)代化檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)，確保檔案管理信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

三、高校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想

首先，要利用一切可以利用的機(jī)會(huì)和場合，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作的重要性，高校檔案管理信息化建設(shè)工程是“一把手工程”。校領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可是關(guān)鍵，是不可缺少的重要因素。

其次，校內(nèi)各有關(guān)部門要進(jìn)一步提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。就是要消除大家認(rèn)識(shí)上的偏差，突破思想上的誤區(qū)，樹立正確的檔案信息觀。讓每位師生都能夠積極主動(dòng)的配合檔案管理人員的工作，檔案的管理工作他不僅僅是檔案管理人員的工作，它也與大家息息相關(guān)，要通過各種形象生動(dòng)的宣傳方式，提高檔案信息資源的社會(huì)利用率。通過宣傳引導(dǎo)，在高校營造一個(gè)有利的思想氛圍，提高廣大師生的檔案管理信息化意識(shí)。只有在思想上取得了大家的共鳴和認(rèn)同，才能有力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，才有可能爭取更多的建設(shè)資金用于檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)還要加強(qiáng)管理，與時(shí)俱進(jìn)，積極穩(wěn)步推進(jìn)校園建設(shè)與檔案管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

首先、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作。要堅(jiān)持高校檔案管理人員進(jìn)修制度，把檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入學(xué)習(xí)計(jì)劃；加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)。提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握現(xiàn)代技術(shù)的技能。

其次、要重視計(jì)算機(jī)人才的配備。高校檔案管理部門要通過引進(jìn)、招聘等方式，配備1名具有專科以上學(xué)歷的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并對他們進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使之成為檔案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用相結(jié)合的復(fù)合型人才。

第三、高校應(yīng)每年安排檔案管理部門的骨干到本省高等院校較系統(tǒng)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)。

（三）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

首先、依據(jù)國家檔案局頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)有的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。教育主管部門組織高校實(shí)施國家檔案局已經(jīng)頒布的有關(guān)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。要聯(lián)合高校研究、制訂適合教育系統(tǒng)，尤其是高校的統(tǒng)一的檔案管理信息化工作技術(shù)規(guī)范。

其次、高校檔案管理部門要主動(dòng)承擔(dān)科研課題，加快科研攻關(guān)進(jìn)度，早出成果。為省檔案主管部門在規(guī)范基礎(chǔ)上出臺(tái)電子文件管理辦法提供行之有效的建議和策略。

（四）檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施和資源設(shè)置建設(shè)

首先、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面。高校要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并且與其他高校聯(lián)通，要進(jìn)一步完善、豐富網(wǎng)站內(nèi)容，增強(qiáng)信息量和服務(wù)能力。結(jié)合高校實(shí)際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，在充分利用現(xiàn)有設(shè)施的基礎(chǔ)上，逐年購置高性能的硬件設(shè)備和管理軟件，即文檔一體化、檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等系統(tǒng)軟件并配備與之相適應(yīng)的高速掃描儀、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器等。逐步完善高校檔案館的信息數(shù)字化建設(shè)。依托全省統(tǒng)一教育網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，先實(shí)現(xiàn)全省高校間檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)高校間檔案館際互聯(lián)，使高校檔案信息網(wǎng)成為全省教育檔案信息網(wǎng)的一個(gè)組成部分。

其次、資源設(shè)置建設(shè)方面。第一加快檔案管理部門檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢的信息化，這樣能進(jìn)一步提高檔案服務(wù)工作的效率，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。第二增強(qiáng)高校內(nèi)部各職能部門電子文檔形式收集保存文件檔案的意識(shí)，通過舉辦培訓(xùn)班和講座，提高各職能部門檔案管理人員利用信息化手段編輯、整理、存儲(chǔ)電子檔案的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部各個(gè)職能部門共同推進(jìn)檔案信息化管理的大好局面。第三是檔案管理部門要率先加強(qiáng)對各類電子文檔的收集、存儲(chǔ)、分類和收錄工作，并保證電子文件真實(shí)完整有效，從而在全校范圍內(nèi)逐步開展檔案管理信息化工作。

綜上所述，辦公自動(dòng)化已逐步取代紙質(zhì)文件成為高校公文的主要形式，因而高校檔案的信息化管理也正成為對電子文件的管理，檔案管理的信息內(nèi)容也在不斷更新，高校要不斷更新高校檔案信息化管理及出臺(tái)相應(yīng)的管理措施，讓高校的管理工作出更上一層。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂淑琴.高校檔案信息化過程中的對策研究[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2011(5).