機關網絡辦公系統的應用分析

【摘要】計算機網絡的使用為辦公人員提供了一個效率高并且環保的辦公環境。網絡辦公在網絡通訊的基礎上，通過先進的網絡技術應用平臺，可以建立一個良好的開放、可靠、高效和安全的網絡辦公環境。網絡辦公是一項操作性比較強的系統，即使是非IT行業人員，在經過一段時間的培訓之后，也可以很好地掌握網絡辦公系統的操作，進而使傳統的辦公模式向自動化和無紙化的方向轉變和發展。但是在實際的操作過程中也存在著許多問題。本文主要闡述了網絡辦公在機關中的設計與應用、網絡系統的建設及機關網站的建立。

【關鍵詞】機關；網絡辦公；網絡系統；網站

辦公就是對相關文件進行制作、修改、保存、簽訂、存檔和銷毀等過程。傳統的辦公方式是以紙質文件為中心的辦公方式，這種人工管理的辦公模式比較耗時，還容易產生人為失誤，在信息化的沖擊下，這種模式已經難以應對信息時代的挑戰，弊端越來越明顯。所以在機關工作人員的日常辦公中，建立一個高效型、集約型的工作方式不僅是信息時代的要求，也是實現我國現代化建設的重要途徑。機關網絡辦公自動化可以實現機關內部各級部門之間信息的傳遞、收集、整理和共享，為機關內部的科學決策提供了重要的數據和信息基礎。該系統的使用目的在于改善機關的管理工作，實現管理的科學化和現代化，提高機關工作人員的辦公效率，降低員工的勞動強度，完善機關內的自動化管理條件。該體系在辦公中的應用還可以集中機關內部現有的信息，實現機關中信息的共享和共存，對機關的管理產生了積極的作用。

一、機關網絡辦公的設計和應用

機關網絡辦公的設計和應用中，最重要的是要做好信息基礎的建設，重點關注機關網絡的系統建設和機關網站的建設。通過機關網絡應用系統的運營和信息的組織來實現網絡環境下辦公系統的正常運作。還要考慮到多種接入方法，來進一步實現辦公服務系統，例如：移動數據的接入、移動電話的接入、普通座機電話的接入等。要充分利用我國有線電視或網絡的普及，進一步順應信息化發展的要求，不僅要與信息技術應用能力較強的機關部門進行有效的溝通，還要提供更加完善的服務渠道，最大程度地使公民與機關進行直接的溝通，還要讓計算機知識比較薄弱的公民真正得到辦公服務系統的優勢和好處。

二、建設機關網絡系統

不管是哪一級的機關部門，一般都會有不同的目的和不同作用的部門網絡，這些部門網絡在同一個建筑物或者院落當中，可以通過交換式集線器、路由器或者FDDI等方式將其有效地聯系起來。若這些機關部門不在同一個城市或地域，可以通過公用的分組交換網絡、公用電話交換網或數字數據網絡將其連接起來。鑒于機關辦公網絡是一個比較復雜的系統，機關工作人員應該采用一種既科學又有效的方法進行設計和應用，以便更好地達到安全、實用的目的。

建立機關辦公網絡可以分成三個階段：對機關網絡辦公系統的具體需求進行分析；對機關網絡進行總體設計和詳細構建；對機關網絡辦公系統進行科學檢測。對機關網絡辦公系統進行分析時，要解決機關網絡辦公系統“做什么”的問題，也就是說，該系統應該具備必備的基本功能。機關的職能不同對網絡辦公功能的具體要求也不同。機關人員要從機關部門的具體情況出發，例如：機關的性質、規模、人員構成等，經過詳細的調查和研究，在需求的分析階段完成以下任務：確定對機關網絡辦公系統的整體要求，建立機關網絡系統信息處理的模型，做好需求說明工作。在完成對機關網絡辦公系統設計的前提下，就可以對機關網絡辦公系統進行試運行和測驗。在運行的過程中，工作人員要根據設計的方案鋪設機關網絡，其中包括對軟件的配置、對硬件的安裝、對使用網絡的物理連接和網絡服務的建立等。對網絡辦公系統的測試目的是建立運行通暢、穩定、準確的機關網絡辦公系統。

三、建立機關網站

機關網站作為面向大眾的公共服務系統，是一個機關與公眾之間溝通的平臺。它不僅可以宣傳機關的具體形象、為公眾提供便利的服務窗口，還是機關部門與內部和外部進行溝通的主要橋梁，做好機關網站的建設與完善工作是建立辦公服務系統的關鍵。針對機關的不同性質和服務方向，應該建立多種不同的網絡溝通渠道，例如企業內部的機關網站建設是為了滿足企業宣傳和經營的需要，而政府機關的網站建立目標是為了更好地為人民服務，宣傳政府的政策和決策，提高公眾對政府的了解，以及提高政府的透明度。機關網站建設也需要進行準備、實施和運行三個階段：

準備階段：設計和策劃網站建設。即設計人員要通過專業的網絡設計知識對網站內容進行策劃，確定網站的具體功能。還要確定機關網站的域名，對域名的選擇要遵循規范的域名命名體系。選擇系統，工作人員要結合機關的具體情況確定網站的服務器發布形式、網站的系統平臺等。

網站的實施階段：申請域名，機關可以委托專業的公司進行域名的申請，也可以由機關的工作人員自主申請。在配置網站的服務器時，工作人員要根據機關對網絡建設工作的完成情況進行設置。在網頁的設計風格上，工作人員也要設計出符合機關形象的頁面。

運行階段：工作人員要及時更新網站的信息，使機關網站與時代接軌，成為時時更新的動態型網站；機關還要培養具有良好計算機和網絡知識的專業人員，并且對工作人員進行相關的培訓，以確保在機關網站建設的過程中得到最優秀的人才。機關的工作人員還要對站點進行維護，包括：對網頁的維護、對信息的反饋和系統的維護，為網站的運行打下良好的基礎。同時，機關的網絡工作人員還要根據網絡技術的發展趨勢和機關部門的實際需要對網站進行升級和再開發，以滿足機關和社會公眾的需要。

為了能夠讓機關的網絡辦公系統得到充分的利用，機關的網絡技術人員還需要對網站建設統一規劃，按照統一的規范對網站進行規劃，還要將各個機關部門有機地結合起來，以便各部門之間能夠更好地配合。與此同時，機關網站建設是一項新穎而又艱巨的任務，網絡管理人員需要對各種各樣復雜的問題進行不斷的探索和解決。工作人員還要考慮到機關網站既是信息數據的流出方，也是信息數據的流入方，它是內外數據信息交流和共享的平臺，不僅要求機關網站與外界網絡相連接，還要求建立機關內部網絡將機關內部的交流緊密結合起來。此外，機關必須建立起科學的運營機制和合理的管理制度，逐漸探索出符合現代化信息發展規律和市場經濟規律的網站管理模式和運營模式，這樣才能夠保持機關網站的長久生命力，使機關的辦公、服務走上更加完善的道路。

四、結語

設計和制作機關網絡辦公服務系統對機關和公眾的重要性不言而喻。為了達到更好的效果，在機關網絡辦公服務當中，應該充分利用我國計算機和網絡技術的發展成果。目前，在信息技術的高速發展下，我國已經實現了對系統軟件和硬件的開發，也可以為各種信息集成系統、系統研發等項目提供良好的技術增值服務。目前我國的網絡技術對辦公及現代化建設的促進作用還不夠完善，許多技術仍然與發達國家有一定的差距，但是隨著信息化的建設與發展，這些差距一定會逐漸縮小，機關網絡化辦公的前景也會更加光明。

參考文獻

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