工程設計文件“雙軌制”管理的探討

董小玉

（浙江省水利水電勘測設計院 杭州 310002）

1 前言

電子文件是以數(shù)碼方式將文字、圖像、圖形、聲音等多種方式的信息存貯在磁、光、電等介質(zhì)上，通過計算機或者具有類似功能的設備閱讀、使用。電子文件是信息社會文獻載體形成、發(fā)展、進化的必然產(chǎn)物，是一種新型的知識和信息載體，是對以紙張、石頭、木片等傳統(tǒng)意義的實物載體為主的“紙質(zhì)文件”的改革。目前在工程設計單位，檔案管理的做法是把電子文件與紙質(zhì)文件一起歸檔保存。正是因為這兩者各具優(yōu)、缺點，形成了優(yōu)勢互補，互相并存，共同發(fā)展的管理格局。

2 電子文件的優(yōu)點

由于電子文件是以數(shù)碼方式存貯的，能存儲的信息容量很大，所占體積小，重量輕，一張小小的盤片能夠貯存幾十兆的信息，能圖文并茂，通過計算機進行處理，交互性強、信息更新快、檢索快速方便，并且可借助網(wǎng)絡進行遠距離的傳送，共享全球信息資源，給人類文明發(fā)展帶來了極其深遠的影響。

3 電子文件的局限性

電子文件作為一種新型的記載載體，已成為一種具有強大生命力的大眾傳媒，被人們所肯定與喜愛。但從檔案管理角度來講，其存在著一定的局限性。

3.1 電子文件的原始性問題

電子文件是由擬稿者直接寫在電腦上，并在電腦上進行修改，一經(jīng)形成后馬上存貯到相應的系統(tǒng)中，最后人們所看到的文件是計算機處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與復印件的區(qū)別，沒有正本與副本的差異，沒有修改痕跡及親筆簽名，無法體現(xiàn)文件的原始面貌。因此作為檔案最突出的原始記錄性和憑證作用難以確定。因而，電子文件歸檔而形成的檔案是否具有真實的證據(jù)作用，讓人產(chǎn)生一種不確定性。在司法實踐中，一些錄音、錄像等視聽資料若要作為證據(jù)使用，有著嚴格的規(guī)定，如與規(guī)定不符就沒有法律效力。

3.2 電子文件的安全性問題

電子文件是以數(shù)碼方式存貯在一定介質(zhì)上的，其信息極易受到外力的干擾和破壞。計算機病毒、磁場、電磁脈沖等對數(shù)字化信息和計算機系統(tǒng)的破壞尤其嚴重，有時哪怕是一個無意識的誤操作也會導致災難的發(fā)生，更不要說惡意盜用口令、破壞系統(tǒng)的黑客攻擊等網(wǎng)絡犯罪行為了。發(fā)生于2011年4月12日的韓國農(nóng)協(xié)銀行事件就是一個典型的電子信息數(shù)據(jù)庫安全問題，一個錯誤指令下去所有的數(shù)據(jù)將立即不復存在。由此可見電子文件的安全性問題并沒有隨著信息技術(shù)的更新和管理制度的完善而無懈可擊。

3.3 電子文件的穩(wěn)定性問題

電子文件的壽命問題來自于兩個方面的原因。一是貯存電子文件載體介質(zhì)的物理屬性決定了電子文件的壽命不可能很長。電子文件所依賴的磁、光、電等介質(zhì)，其物理性能不夠穩(wěn)定，他們會不斷地受到材料的氧化變質(zhì)和磁場影響，這使得存在于上面的電子文件隨時受到外部環(huán)境的威脅。目前通用的硬盤、驅(qū)動器、CD、CD-ROM等都存在這個問題，易受到外力的破壞。另一方面的不穩(wěn)定性來自于電子文件對軟件程序系統(tǒng)的依賴性。電子文件是通過規(guī)范的程序設計產(chǎn)生、運行、使用、記錄和實現(xiàn)取出再現(xiàn)，不同的程序因格式、邏輯關(guān)系不同得到的結(jié)果不同而無法實現(xiàn)共享。而且軟件程序更新升級太快，按原有程序形成的信息就可能面臨讀不出來的風險。正如今天的收錄機不能放出歷史上鋼絲磁帶所錄制的音樂一樣。我院在十年前引進了圖檔管理系統(tǒng)，隨著我院生產(chǎn)管理系統(tǒng)的變化，對圖檔管理系統(tǒng)也提出了更新的要求，但由于新舊系統(tǒng)的設計框架不同，語言也不同，老系統(tǒng)所積累的大量數(shù)據(jù)如何進入新系統(tǒng)就成為很關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，一旦數(shù)據(jù)無法讀出，就會增加大量的工作。

3.4 電子文件的可讀性問題

電子文件是以數(shù)字化方式存儲起來的，使用了人工不可直接識讀的二進制代碼，肉眼看不到，無法感知，必須借助于一定的設備才能閱讀。離開了現(xiàn)代化電子設備，就無法閱讀利用這些電子文件，哪怕是最簡單的電源沒了，貯存這些電子文件的設備就成了一堆冷冰冰的金屬元件。

4 紙質(zhì)文件的優(yōu)點

紙質(zhì)文件作為檔案的傳統(tǒng)載體，在人類文明發(fā)展的幾千年長河中，一直扮演著不可替代的作用，這是由于紙質(zhì)文件本身有著許多的優(yōu)點。原始記錄性是紙質(zhì)文件最基本的特征，存于其上面的修改或者簽名痕跡可以真實地還原文件形成過程中的動態(tài)以及參與者的心理活動，具有憑證作用和較強的權(quán)威性。紙質(zhì)文件的載體與信息融為一體，只要保護了載體，那么存于其上面的信息也就可能被保護得很好。數(shù)百年來，人們一直與紙張相伴，習慣于手捧紙質(zhì)文件瀏覽，閱讀紙質(zhì)文件并不需要借助于特定的設備，可以隨意地瀏覽，符合人們的閱讀習慣。

5 紙質(zhì)文件的局限性

與電子文件相比，紙質(zhì)文件作為檔案載體有其特有的優(yōu)勢和價值，但也不能說紙質(zhì)文件就沒有弱點了，其局限性主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

5.1 紙質(zhì)文件在貯存空間上的局促日益嚴重

隨著各個工程設計單位經(jīng)營思路的轉(zhuǎn)換，業(yè)務量增長迅猛，所產(chǎn)生的紙質(zhì)文件數(shù)量大大增加，檔案庫房日漸飽和，再要求有更大的貯存空間，似乎也不太可能。雖說如今檔案裝具越來越密集，從最初的單個櫥柜發(fā)展到今天的密集架，容量越來越大，但還是無法滿足日漸增多的檔案數(shù)量。

5.2 紙質(zhì)文件調(diào)檔的繁重不利于檔案的利用

一張薄薄的A4 紙存載的信息量可能不大，但日積月累下來的數(shù)量是無法小看的。如此大量的內(nèi)容負載于一摞摞，一盒盒，一卷卷的紙張上，調(diào)卷成為一件勞動量較大的工作，不利于人們的檢索和利用，降低了對檔案的利用效率，直接影響到人們對檔案工作人員服務態(tài)度的認可。

5.3 紙質(zhì)文件的保護、修補成為檔案保護的一項繁重工作

雖說千百年來，人類對于紙張的利用與保護，積累了豐富的經(jīng)驗，但是由于紙張的纖維材料在強光高溫潮濕的環(huán)境下極易發(fā)黃變質(zhì)，所以紙質(zhì)文件的保護、修補和維護過程就得花費大量的人力物力。為了搶救這些脆弱紙張上的信息，就必須對其上面的信息進行不同方式的復制保存，這是一個典型的勞動密集型工作，在人力成本居高不下的今天，對任何單位來說都是一筆不小的開支。

6 歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作已刻不容緩

工程設計單位經(jīng)過多年的發(fā)展，積累了大量的檔案。如何盡量延長歷史紙質(zhì)檔案的生命周期，讓他們重新煥發(fā)出生機，更好地為生產(chǎn)設計服務是目前每個單位都面臨的課題。于是歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設工作就成為當前工程設計單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案數(shù)字化工作是將紙質(zhì)載體的檔案經(jīng)技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式利用電子文件的優(yōu)點，實現(xiàn)大容量存貯，檢索快速方便的特點，同時通過對數(shù)字檔案的利用來加強對紙質(zhì)檔案載體和檔案信息安全的保護，同時保管電子文件與紙質(zhì)文件，保證檔案的安全和利用率。

7 結(jié)語

電子文件迎合了信息時代快節(jié)奏的工作和生活方式，以其大容量信息存儲的優(yōu)點較好地解決了紙質(zhì)文件存載量無法滿足日益龐大的信息量這一不足。同時，電子文件又以其極強的邏輯排列而檢索方便快速的優(yōu)點，彌補了紙質(zhì)文件的笨、重、多、難找的弊端。給人們帶來了極大的方便。

紙質(zhì)文件作為檔案的傳統(tǒng)載體，它的原始記錄和憑證作用不可替代，而且會隨著時間的推移更顯突出。未來電子文件也不可能完全替代紙質(zhì)文件而一枝獨秀，紙質(zhì)文件將會逐漸向新型的電子文件過渡但不會最終消失。

在實際工作中將紙質(zhì)稿與電子文件一并歸檔，實行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理，那么正好可以彌補電子文件和紙質(zhì)文件各自的不足。如果僅是一般意義上的簡單查詢，就可利用電子文件的快速查詢功能，但在關(guān)鍵問題尤其是要出具證據(jù)功能時，那么就可查詢歸檔的紙質(zhì)文稿，起到佐證作用。

電子文件與紙質(zhì)文件這兩種不同生但雙息的事物，由于各自的特點決定了它們會在很長一段時間內(nèi)共存。因此，目前工程設計單位檔案管理中，實行電子文件和紙質(zhì)文件一起歸檔，具有現(xiàn)實意義，也是各個單位檔案保管的最有效、最安全的方式。

1 方榮.電子文件的檔案學審視.檔案，1998（2）.

2 張大偉.電子文件檔案化管理的新思維.圖書.情報.知識，2007（7）.

3 無紙收藏《擁有新記憶—電子文件管理研究》摘要之二.檔案學通訊，1998（2）.

4 張紅瑄.電子文獻與紙質(zhì)文獻的比較研究.現(xiàn)代情報，2003（9）.