水電工程設計檔案歸檔完整性的管理方法探討

姜 農 英

(中國水電顧問集團成都勘測設計研究院，四川 成都 610072)

1 前 言

我國水電事業得到了超快發展，取得了舉世矚目的成就。水電事業的快速發展，也對水電工程檔案的管理提出了更高、更嚴的要求。水電工程設計檔案作為水電事業發展的無形資產，在水電事業中的作用和地位日益凸顯出來，無論是施工過程、還是竣工、交接驗收過程，它都成為水電事業不可缺少的重要組成部分，尤其是在突發事件的處置中，更顯示出其重要性。2008年的汶川大地震，對唐家山堰塞湖的處置，以及對受到地震嚴重影響的映秀灣、太平驛等水電站大壩的處置，充分顯示了水電工程設計檔案是生產力要素的重要資源和具有“工作考查、科學研究、經驗總結、技術交流”的作用，為奪取抗震救災的勝利，作出了積極的貢獻。加強水電工程設計檔案歸檔完整性的管理，是從源頭上、基礎上做好水電工程設計檔案的歸檔工作，使其能夠完整地體現全面性、權威性、應用性的一個重要環節。然而，一些水電設計單位存在水電工程檔案不齊全、不完整的現象，直接影響了水電工程檔案的質量，給檔案的利用帶來很大的局限性。因此，加強對水電工程設計檔案完整性管理方法的研究，尤為重要。本文結合工作實踐，就這個問題作一初步探討。

2 水電工程設計檔案歸檔完整性的基本要求及歸檔不完整的原因

水電工程設計檔案歸檔的完整性應當體現“完整、系統、齊全”這一基本要求。但水電項目多、規模大、投資大、工期長、覆蓋面廣、結構復雜等特點，使水電工程設計檔案的文件材料歸檔存在著很不完整的現象，表現為：建設周期長、時間跨度大、人員變化多的設計項目檔案資料不完整或被丟失；工程設計圖以外的其他文件材料(如會議紀要、科研項目文件材料、設備文件材料、計算稿)長期滯留在處室或個人手中；外出活動所形成的衍生文件材料未納入歸檔的范疇。文件材料呈自發形成和自我保管狀態，若無科學的保管和管理，將造成檔案材料的損壞、失效、丟失、泄漏，破壞了材料文件的系統性和完整性，以至無法利用和保存，降低了檔案資源的“完整、系統、齊全”，影響了檔案的質量和使用價值。究其原因，主要有：

(1)認識問題。不論是領導還是相關人員，站在各自的崗位和角度，缺乏對檔案歸檔管理的系統的、全面的認識，對檔案的管理檢查、落實不到位。

(2)制度的問題。對檔案管理沒有形成一套完整的系列制度，或執行制度不嚴格，使歸檔的目的、時間、原則、要求范圍不明確，存在隨意性。

(3)人員問題。工程技術部門的領導與技術人員對歸檔范圍不熟悉，使該歸的不歸，甚至將文件資料視為個人財產，不按規定的歸檔要求辦理；再則就是檔案部門人員少，面對點多面廣的檔案材料主動收集存在困難。

3 提高水電工程設計檔案完整性的認識和工作力度

提高水電工程設計檔案的完整性，是檔案管理部門保證檔案的來源和質量的最基礎性的工作，收集、保管、利用三大要素缺一不可，收集是基礎的基礎。從水電工程設計檔案的價值來看，其完整性就顯得尤為重要和突出。完整的工程設計文件材料是整個工程項目從設計到實施和完成的全面記載，反映了工程技術人員認識掌握工程項目本身規律和本質的全部真實過程。這個過程的記錄是工程技術人員智慧的集中體現，具有承前啟后的重要作用，是借鑒前人的成功經驗，吸取精華，進一步推進水電事業發展的寶貴財富。相反，不具備完整性的文件材料檔案的價值則會大打折扣。努力提高工程設計文件材料歸檔的完整性的認識和工作力度，是檔案部門和工程部門全部工作的重要的基礎環節。

從水電工程設計文件材料固有的特點來看，必須提高工程設計文件材料歸檔的完整性。水電工程設計文件具有形成的自身規律性和階段性，設計方有預可行性研究、可行性研究、招標設計、施工詳圖等階段，多階段的文件材料是一個統一體，具有承上啟下、相互作用、相互關聯的作用，任何一點的材料缺失都會影響工程設計檔案材料的完整性，從而降低使用價值。工程設計作為一個系統工程，其文件材料具有多行業、多專業性質。對于水電工程設計，除了水電專業外，還有交通、機電、建筑、地勘、測量、移民搬遷、安置等多種專業技術人員相互配合共同完成，決定了工程設計文件材料是集多專業、多人員的心血與成果的結合體。多部門、多專業的文件材料都有其特定的文件，內容不分主次，都是工程設計檔案無可取代的重要部分，不能混淆，更不可避重就輕。只有全面收集歸檔，才能形成完整性較強的水電工程檔案。水電工程設計文件固有的階段性、多學科性、系統性，決定了其歸檔完整性的必要性。

4 水電工程設計檔案歸檔完整性管理的辦法

針對工程設計文件材料歸檔中存在的不完整性的諸多問題，加強對水電工程設計檔案歸檔完整性管理辦法的研究，是一項非常必要和緊迫的任務。針對存在問題的原因，應當從制度、人員、措施等幾個方面著手，形成和完善水電工程設計檔案歸檔完整性的管理辦法。

4.1 借鑒“三納入、四參加、四同步”的實踐與思維

近來來，“三納入、四參加、四同步”理論的提出與實踐，為檔案歸檔的完整性，提供了一條清晰的思路和解決歸檔不完整性的方法。“三納入、四參加、四同步”，即將檔案工作納入領導工作儀事日程，納入單位規章制度及工作流程，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制；檔案部門或檔案人員參加產品成果、科研設計審定、項目驗收、設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統；單位下達項目計劃任務應與提出項目文件材料歸檔的要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。其中，“三納入”是提前控制思維的體制制度保障；“四參加”是參與控制思維在檔案管理中的最佳切入點；“四同步”是控制思維的延伸和擴展，是全程管理的實施方式。

4.2 建立完善的歸檔制度，用制度化、程序化的方法保障檔案的完整性

要做到水電文件材料歸檔齊全完整，必須要從制度上約束，制定完善的歸檔制度，明確歸檔的目的、時間、原則、要求、范圍等，使檔案部門與相關部門有章可循。為增強權威性和約束力，應依據《檔案法》等有關法規制定歸檔制度。歸檔制度一經建立，則嚴格執行，以發揮實效。

確立明確、細致的歸檔范圍。依據國家歸檔范圍的相關規定，結合水電工程設計活動的特點，制定明確、詳細的歸檔范圍，是保證歸檔齊全的重要前提。歸檔范圍應適度從水電工程設計的整體概念出發，根據工程設計中形成文件材料的種類，把握重點、兼顧全面，明確、詳細地規定出各個設計階段的歸檔范圍。

建立逐級管理責任制。責任制是加強工作責任心、提高效率、保證秩序的一項有效措施；建立由分管領導—檔案管理部門—項目負責人—項目組兼職檔案員組成的逐級管理責任制，把歸檔工作落實到具體人員的崗位職責，可以使檔案收集工作跟上工程設計工作的每一環節，避免遺漏設計活動中形成的文件材料。

編制歸檔通報和設立聯席會議制。根據需要定時召開聯席會議，總結歸檔情況，對質量好、歸檔率高的項目組予以表揚，批評警示歸檔率差的項目組。通報結果與設計人員的項目承包獎、設計評優獎掛鉤，促進歸檔材料的完整、準確、系統。

階段定期歸檔制。按預可行性研究、可行性研究、招標設計、施工詳圖等階段的歸檔范圍要求，分階段定期歸檔。基本建設是按照一定的程序依次進行的。大、中型工程項目設計的周期性較長，時間跨度大，相關人員變動也較大，如不分階段歸檔，大量的文件材料長期積壓在形成部門，對生產業務部門是一個很重的負擔，而且不利于維護有關文件材料的完整性和安全性。

隨時歸檔制。對時間緊、任務重的項目，設計人員需加班加點工作，文件材料形成很快，分階段定期歸檔制已無法滿足需要，需要建立隨時歸檔制，加快節奏，提高效率，變定期歸檔為隨時歸檔。

4.3 多層次、多渠道檔案的收集方法

采取靈活多樣的工作方法，多層次、多渠道、多方式收集檔案資料是提高檔案完整性的重要環節。平時注意了解本單位各個時期、各個方面的工作內容、特點、程序、產生文件的情況，對收什么、向誰收、何時收、怎么收等做到心中有數，這樣就能有針對性地檢查督促文件材料歸檔，堵塞文件散失的漏洞。

從立項開始實施前端控制，讓檔案部門提前參與文件材料的管理，提前了解各部門的業務工作流程，確切掌握文件材料形成的內容、種類、價值等，及時掌握工程進展情況和第一手文件材料，保證相應的文件材料全部、及時歸檔。

健全文件材料收集網絡。平時由各科室配備的兼職檔案員收集分散的文件材料，由專職檔案人員指導、督促、檢查項目文件材料收集情況，保持與工程項目組的密切聯系，將產生的文件材料很快立卷歸檔。

掌握文件材料形成規律，發現線索，追蹤收集。如通過會議通知查找會議文件，從當前中心工作查找圍繞中心工作形成的文件材料；結合保密檢查、機構調整、人員調動等機會，隨時把應歸檔的文件收集起來。

綜上所述，只要采取科學的方法，強化歸檔意識，采取行之有效的方法，不斷創新工作思維，加強方法和措施的研究，就可以更好地提高水電工程設計檔案歸檔的完整性，達到檔案“完整、系統、齊全”的要求和目的。

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