科研項目檔案管理中對項目任務書的解讀

蘇靜

摘要：本文從檔案管理的角度，提出了對科研項目任務書中涉及檔案管理內容的把握，通過對科研項目任務書的解讀，有效地控制項目檔案的完整性、準確性、系統性。

關鍵詞：科研項目任務書；項目檔案；完整；準確；系統

《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定：科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。一般情況下，科研項目檔案是在項目結束并完成成果鑒定后歸檔，也有研究周期長的，可階段歸檔或按年度歸檔。基層檔案人員如果在項目進行過程中，沒有參與項目工作的開展，在對項目檔案整理時，面對成堆的文件，會有無從下手的感覺，且檔案材料是否準確、是否完整是心里沒底，一片茫然的，怎樣準確有序地完成項目檔案的整理歸檔，是檔案人員必須要解決的一個問題。

解決這個問題，一個簡單有效的方法就是認真解讀項目任務書，充分了解項目開展的工作內容，把握任務書為我們提供的檔案信息，掌握所要產生的檔案材料，從而高質量地完成檔案的收集、整理、歸檔。科研項目任務書一般包含幾個方面的內容：項目目標及工作內容、計劃進度要求、任務完成形式、主要完成單位及人員、經費概算等，我們檔案人員只要對這幾個方面的內容進行仔細分析，充分了解本項目要開展的工作，完成的內容，達到的指標，并據此對收集來的檔案文件進行整理核對，保證項目檔案的完整性、系統性、準確性是沒有問題的。

一、目標及內容

1、在此項內容中，對項目開展的目標、工作內容、實施方案進行了詳盡的規定：通過開展某某方面的工藝研究，進行某些功能的設備研發或設備改造，解決實際工作中存在的某些問題，滿足特定領域的需求。其中要開展的工作可能有研究方面的、工藝實驗方面的、試驗測試方面的、設備采購方面的，……，那么針對每個方面的工作內容，應該產生的檔案材料，我們就有了宏觀的概念，能夠從管理角度把握項目檔案的完整性。

研究方面的工作，應該產生研究方案、開題報告、調研報告、科技報告、年度報告、階段報告、總結報告等；

工藝實驗方面的工作，應該產生工藝方案，工藝設計、工藝規范、工藝報告，以及相應的檢驗規范、實驗記錄、檢測報告等；

試驗測試方面：應該產生試驗大綱、試驗方案、試驗記錄，試驗報告等；

設備采購方面的工作，應該包括相應的采購文件：計劃審批、采購技術條件，調試記錄、調試驗收報告，設備、配件的材質證明、交貨清單等。

任務書中涉及到的工作內容提示了我們應該產生的檔案材料，我們在對項目檔案的收集過程中就能夠做到有的放矢，目標明確，如有欠缺，就能夠及時質詢相關部門，確認材料的齊全。

2、工作內容及要求中，有些任務書還詳細規定了各項工作應達到的技術指標，那么我們在收集到的文件材料中，還應開展對相應工作的核對，是否開展了相關工作，產生了相應的支持文件，完成了任務書的內容。

二、項目進度計劃

在本項內容中，規定了項目每項工作開展的節點，那么我們在對項目檔案進行收集時，就有了相應的時間節點，哪個時間段該完成哪些工作、提交哪些報告、產生哪些記錄，便于我們向相關部門進行索取，這是檔案工作的一個重要環節，也是對項目工作開展的督促。同時，在過程中對檔案進行控制，還有利于把握檔案材料的質量，對于有缺頁、錯頁、簽署不全等問題的材料責成相關責任單位及時進行整改，對測試數據與任務書目標值有差異的與責任單位進行確認，從而避免檔案材料的質量問題，影響日后的驗收，甚至利用。幫助項目管理部門推進項目進度，實現了檔案管理部門的主觀能動性，保證了檔案的準確性。

三、項目達到的技術指標及成果

在本項內容中，確定了項目內容中必須達到的技術的量化指標，對項目應該產生的成果形式也作了具體的規定，比方有些項目就具體到研究報告多少篇，GF報告多少篇，實物樣件多少件、樣品幾批，甚至還有專利申請、成果申報方面的規定，那么我們在整理項目檔案時，就能夠據此對檔案材料的完整性進行核對，在工作總結、技術總結中是否對成果完成有所描述，專利、成果的申報、獲批、授權資料是否齊全，樣品、樣件的照片、圖片檔案是否豐富完整，多角度收集檔案材料，從而有效的控制項目檔案的系統性、完整性。

四、主要完成單位及人員

這里的單位和人員，是項目檔案的產生主體，他們才是實現整個項目檔案的完整、準確的責任者，在我們收集、整理檔案過程中，遇到問題、疑問需要求助，在對檔案材料的內容、數據需要確認，在根據工作內容，有所欠缺，需要補充時，他們就是檔案人員索取的對象。也就是說，與項目完成人員保持緊密的聯系，是我們高質量的完成項目檔案的歸檔工作的保證。

五、經費概算

在實際工作中，財務與檔案似乎總是兩個部門，各自負責的領域少有交集，但實際上，經費概算中也隱含了許多檔案信息：如項目論證、方案論證評審費，檔案材料中一定應有與項目論證報告對應的專家評審意見及上級部門批復；技術查新費一定對應有相應的查新報告；技術人員國內外學術交流及差旅費一定對應有交流文章及會議資料；材料費對應的是廠家的材質證明文件及我方的復驗記錄，……，從經費的使用情況，檔案人員對任務書內容及成果形式中沒有規定到的檔案材料也能夠充分把握，進行有目標的收集，為項目檔案完整、系統提供了進一步的有效保證。

總之，一份項目任務書在手，無論檔案人員是否親身參與了項目的工作，只要認真解讀項目任務書，充分挖掘任務書中項目檔案材料的隱含信息，對項目檔案的管理就能夠做到心中有數，目標明確。我們對項目檔案的管理工作也就不是被動盲目的，高質量地完成項目檔案的收集、整理、組卷，保證科研項目檔案的完整性、準確性、有效性、系統性，是完全可能、可行的。