中小型鋼材貿易企業ERP系統的設計與實現

吳恩

摘要： 分析了中小型鋼材貿易企業的運作特點。介紹了設計和實現中小型鋼材貿易企業ERP系統的整個過程。該系統基于.NET平臺，使用C/S三層架構，實現了采購、銷售、運輸、庫存和報表管理等五大功能。逐一闡述了實現ERP五大功能的技術過程。

關鍵詞： 鋼材； 貿易； ERP； 業務流程； 組織結構

中圖分類號：TP319文獻標志碼：B 文章編號：1006-8228(2012)07-47-03

0 引言

ERP即企業資源計劃。ERP系統包含了許多先進的企業管理思想，為企業信息化集成提供了比較完善的解決方案。

根據中小型鋼材貿易企業的特點，我們整理和優化了鋼材交易的業務流程，開發了中小型貿易企業ERP系統。系統劃分為五大功能模塊：采購管理、銷售管理、庫存管理、運輸管理和報表管理。該系統為中小型鋼材貿易企業提供了信息化管理的手段，基本能夠滿足企業日常的業務、管理需求。

1 中小型鋼材貿易企業特點

近年隨著國民經濟的發展，與鋼鐵行業相關的產業如：房地產投資、基建投資、機械工業、汽車等對鋼鐵的需求日益上升，給鋼材貿易行業的發展提供了良好的契機，中小型鋼材企業不斷涌現。傳統的業務和管理方式，常常造成企業的物流、信息流、資金流不能統一，影響了企業的銷售業績。如果能掌握更便捷、快速、透明的業務、管理方式，就能更好地占領市場，更好地統籌企業的各種資源，以產生更大的經濟效益。

要想建立完備的銷售決策，首先要了解企業特點，以便對癥下藥。以下具體分析中小型鋼材貿易企業的特點。

⑴ 鋼材交易靈活，交易次數頻繁。

通常中小型鋼材貿易企業的交易業務靈活，交易量不大，但是次數頻繁。業務員通常一天需要處理多筆業務，缺乏信息化的手段，業務員在查詢和開具相關單據時，需要花費很多時間。同時管理人員也很難追蹤業務員的工作情況。

⑵ 涉及的銷售客戶較多，很難追溯客戶的信用度，容易造成財務的壞賬、呆賬。

由于銷售次數頻繁，業務員與客戶也很少進行溝通，因此在與客戶交易時，業務員很難通過已有的交易記錄全面掌握客戶信息，了解客戶交易動態，最終確認客戶的信用情況。這種情況會增大交易的風險，最終造成財務的壞賬、呆賬增多，同時還會錯失長期交易、信譽度好、交易量比較大的客戶。

⑶ 每家企業有多個門市銷售點，多個倉庫，銷售數據不共享，庫存不準確。

鋼材貿易企業通常都擁有多個門市銷售點、多個倉庫，但是交易信息和庫存信息通常都是孤立的，銷售人員在銷售前往往無法得知真正的庫存產品情況，要查清這些信息，就需要很長時間，這也造成了銷售效率低，采購人員也因此無法根據銷售情況制定精確的采購計劃。

⑷ 鋼材銷售時通常需要提供運輸服務，而運輸服務由多個與之關聯的運輸公司來承擔，企業常常無法及時下達運輸任務，結算運費周期過長。

鋼材是一種特殊的商品，通常在交易時，企業還需要提供吊裝、運輸的服務，這些是交易的重要環節之一。但按傳統的方式，這些運輸任務的下達通常由業務員電話告知或親自去運輸公司聯系，這就增加了銷售的周期，浪費了辦公資源。同時下達運輸任務后，銷售人員也無法實時跟蹤物料情況，在結算整個公司的運輸費用時，又增加了統計的時間和難度。

2 系統分析與設計

2.1 組織機構

我們在了解企業需求后，將企業的下屬部門分為三類：管理部門、業務部門、財務部門。管理部門有權查詢幾乎所有的業務、庫存、財務數據。當向采購商付款或向信譽度比較低的客戶發貨時，管理部門有權限進行審批，審批駁回的業務將無法繼續進行。業務部門包括采購部門和銷售部門。各業務部門只能查詢、操作本部門的業務數據，但可以實時查詢最新的庫存信息，根據庫存信息，制定更精確的采購和銷售計劃。財務部門擁有以下權限：管理開票、收款、付款信息，根據系統提供的采購、銷售情況，安排向供應商的付款資金，向欠款的客戶催款。

2.2 業務流程

業務流程分為兩類，分別為采購業務流程和銷售業務流程。采購的業務流程圖如圖1所示。

2.3 系統架構

本ERP系統基于.NET平臺開發，采用C/S三層架構，即客戶端/應用服務器/數據庫服務器。

3 系統功能

系統主要包括采購管理、銷售管理、庫存管理、運輸管理、報表管理五大功能模塊，用以實現企業物流、信息流、資金流的統一管理。各功能模塊的特點如下。

3.1 采購管理

根據貿易公司采購業務流程，我們將采購管理模塊分為以下幾個子模塊。

⑴ 供應商管理

維護供應商基礎信息，包括供應商企業信息、地址、聯系人、開戶銀行等。

⑵ 供應商賬戶管理

向采購人員實時提供供應商賬戶信息，使采購人員可以了解供應商的余款或欠款情況。將賬戶金額分為業務金額和財務金額兩種：業務金額反映的是實際業務變化時的賬戶情況，財務金額反映的是通過財務口徑進行金額來往時的賬戶情況。

⑶ 采購合同管理

維護采購合同信息。當采購量比較大或者采購周期比較長的時候，通常采購人員會與供應商簽訂采購合同。采購合同管理模塊除了維護合同的一些基礎信息，如合同編號、供應商、采購部門、采購員、簽訂日期等信息外，還維護具體的采購詳情內容，包括采購的物料、重量、價格等。合同中的價格可能在簽訂時無法確定，有時會依據具體收貨日期當時的鋼材行情而波動。

⑷ 采購訂單管理

維護采購訂單信息。采購訂單中除了包含供應商、部門、采購人員、交貨方式、付款方式、付款日期等信息外，還包含了多條采購詳情，即具體采購的鋼材物料號，收貨倉庫，重量、價格、金額等信息。

⑸ 采購收貨管理

采購人員依據采購合同或采購訂單，在驗貨后，將鋼材收入倉庫。此模塊可以維護采購收貨的詳情，根據收貨的具體重量和金額，可以自動調整倉庫的現有庫存量和供應商的業務金額。

⑹ 發票和退差管理

在完成采購收貨后，供應商提供對應的發票，業務人員將單據內容輸入系統，與收貨記錄進行對照，完成應付發票的校驗。如果有退差情況，也相應地在系統中進行維護。通過發票和退差記錄，系統調整供應商的財務金額，以方便業務員和財務人員實時了解供應商賬戶變化，以便準備資金完成付款。

⑺ 采購付款管理

維護采購付款記錄，包括供應商、部門、過賬日期、付款依據、付款方式、金額等信息。在完成付款后，系統自動調整供應商的賬戶金額。

3.2 銷售管理

根據貿易公司的銷售業務流程，銷售管理模塊分為以下幾個子模塊。

⑴ 客戶管理

維護客戶的基礎信息。除企業詳細信息、銀行信息、聯系方式外、還可以維護客戶的信用信息，如欠款額度等。在交易時，業務員能夠通過參考這些信息降低交易的風險。

⑵ 客戶賬戶管理

客戶的賬戶信息包括兩類：第一類是向業務員提供客戶總計的賬戶余額或欠款信息，這類信息也分為兩類，分別通過業務口徑和財務口徑進行統計。第二類信息是向業務員提供的詳細欠款清單，通過這些詳細條目，可以更有依據地與客戶進行交易結算。這兩類信息都可以在進行下次交易前向業務員提供，以用于分析客戶質量、信用情況，提高交易的成功率。

⑶ 銷售合同管理

維護銷售合同信息。當客戶需求量較大或交易周期比較長時，通常會與客戶簽訂合同。除維護合同的基礎信息，如合同編號、客戶單位、簽訂日期、付款方式、分期分款說明等，還包括銷售鋼材產品的具體約定，包括交易的數量、重量、價格等。通常鋼材價格不定，系統會依據發貨當月的供應價、信息價等進行適當的浮動。

⑷ 銷售訂單管理

維護銷售訂單信息，包括訂單編號、客戶、負責銷售部門、人員、簽訂日期、交貨日期、付款方式、交貨方式、交易產品、價格、金額等。當客戶的信用度不高或交易風險比較大時，訂單需要經過銷售審批，只有審批通過的銷售訂單才允許進行后期的發貨。

⑸ 銷售發貨管理

業務員依據銷售合同或訂單的約定，維護銷售發貨信息。實際銷售發貨情況可能會與訂單或合同在量價上有一定的出入，當變化幅度超出一定的范圍，銷售發貨需要重新審批。實際發貨后系統自動調整客戶的業務金額和庫存情況，保證客戶賬戶和庫存信息的準確性。銷售發貨的數量和金額是后期結算的實際依據。

⑹ 銷售發票和統降價格管理

維護銷售發票信息。銷售發票依據銷售發貨詳情創建。依據銷售情況，可能會對發貨價格進行調整，開具發票的總金額是發貨金額和統降價格的總和。發票創建成功后系統自動調整客戶的財務金額。

⑺ 銷售收款管理

維護銷售收款信息。收款記錄由業務人員創建，財務人員確認。當款項到帳時，收款記錄標志為已收款。系統會自動調整客戶的賬戶金額。

3.3 庫存管理

⑴ 基礎信息管理

維護鋼材品名、牌號、狀態、規格、定尺、廠家等基礎信息，此外還維護公司庫存倉庫基礎信息。

⑵ 盤庫管理

倉庫管理人員會周期地檢查倉庫庫存，根據實際情況，調整庫存量，保證倉庫庫存量的準確性。

⑶ 庫存轉庫管理

實際倉庫管理中，會出現鋼材轉庫的情況，系統提供維護轉庫記錄的功能，調整鋼材實際的庫存量。

⑷ 庫存狀態查看

能夠展示最新的庫存倉儲情況。通過這個功能，用戶能夠實時了解庫存情況，合理安排采購計劃，同時在銷售時，也能了解鋼材儲備情況，有目的地銷售儲備充足的鋼材產品，最終能夠達到增加倉庫周轉率，提高業務成交率的目的。

3.4 運輸管理

⑴ 運輸任務管理

運輸任務記錄主要包括：運輸公司、送貨日期、送貨地點、卸貨方式、收貨人員等信息。業務人員通過系統下達運輸任務后，運輸公司調度員可以根據任務的具體情況安排運輸車輛。業務人員可以隨時查詢相應運輸任務的執行情況和反饋意見。

⑵ 運輸發票管理

依據運輸任務，維護相應的運輸發票記錄。運輸發票包括發票類型、運輸公司、客戶、運輸金額、過賬日期等信息。相關人員通過運輸發票，與客戶進行運輸款項的結算。

3.5 報表管理

⑴ 采購報表

依據企業的需求，提供與采購信息相關的各類報表，如：供應商過賬報表、采購合同、訂單執行情況報表、采購收貨未開票詳情報表。通過這些報表，管理人員可以實時了解采購鋼材的執行、收貨、開票詳情。采購人員據此可以安排相應的采購計劃、聯系收貨部門、與供應商進行貨物結算。

⑵ 庫存報表

提供庫存過賬報表、按日期評估庫存量報表、進銷存匯總報表等。通過這些報表，業務人員能夠了解某段時間內庫存量的變化情況，為做出業務決策提供幫助。

⑶ 銷售報表

提供銷售合同、訂單執行情況報表、客戶過賬報表、發貨清單報表、銷售匯總報表等。相關人員通過這些報表可以了解某段時間內的銷售情況，以此制定相應的銷售計劃，分析鋼材產品的銷售情況，最終評估銷售人員的業務水平。

⑷ 運輸報表

提供運輸任務統計報表。方便相關人員對一段時間內的運輸任務進行統計，以便于客戶進行運輸結算。

4 結束語

本系統基于中小型鋼材貿易企業的業務特點，在滿足用戶需求的基礎上，旨在為企業提供一個物流、資金流、信息流統一的管理平臺。系統基于.NET平臺，采用C/S三層架構，設置有五大功能模塊，分別為采購、銷售、庫存、運輸、報表管理模塊。

通過這些功能模塊，業務用戶能夠實時跟蹤庫存情況，按需制定相應的業務計劃，提高銷售的成功率，縮短采購和銷售的周期；財務用戶可以根據采購和銷售情況，安排資金，加快資金的周轉率；管理用戶則能夠監控公司的整個采購、銷售和財務情況，并根據公司整體情況進行適當地干預和調整。通過本系統的實施，企業達到了信息的共享和統一，實現了企業業務流程的優化和規范，提高了企業的管理、決策水平，提升了企業的競爭力。

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