談充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的最佳效益

關(guān)淑憑

國務(wù)院在關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的決定中指出，“統(tǒng)計(jì)是社會(huì)主義建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計(jì)是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實(shí)情況。揭示檔案管理活動(dòng)的規(guī)律。檔案統(tǒng)計(jì)工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計(jì)工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對(duì)象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對(duì)數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計(jì)包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，這是最基本的統(tǒng)計(jì)。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等項(xiàng)目；檔案工作的統(tǒng)計(jì)，即對(duì)整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)；檔案工作基本情的統(tǒng)計(jì)；檔案利用的統(tǒng)計(jì)及分析。

一、檔案統(tǒng)計(jì)的涵義及意義

檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)有一系列專門的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，對(duì)檔案工作領(lǐng)域中的種種現(xiàn)象，狀態(tài)，趨勢(shì)等進(jìn)行量的描述與分析研究，為工作科學(xué)決策提供堅(jiān)實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持，它是了解，認(rèn)識(shí)，掌握檔案工作癖體情況的重要方法，同時(shí)也是對(duì)檔案工作實(shí)行宏觀控制，強(qiáng)化監(jiān)督的有效手段，我省檔案統(tǒng)計(jì)工作從建立到日趨完善，在體經(jīng)歷了由零碎分散的統(tǒng)計(jì)到統(tǒng)一的經(jīng)常性的統(tǒng)計(jì)，由主要對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)發(fā)展為對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展情況的統(tǒng)計(jì)，由繁瑣的手工匯總，基本實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范化，科學(xué)化，制度化，體系化管理，但從全省各級(jí)檔案部門統(tǒng)計(jì)年報(bào)的總體質(zhì)量來看，仍存在不少問題，不能夠真正客觀，全面地反映本地區(qū)，本部門的檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，很值得我們進(jìn)一步去分析和查找原因。

二、檔案統(tǒng)計(jì)的方法

檔案統(tǒng)計(jì)所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計(jì)工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對(duì)象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：

1檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。

2檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。

3檔案統(tǒng)計(jì)整理。檔案統(tǒng)計(jì)整理主要是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納整理。

4檔案統(tǒng)計(jì)分析。檔案統(tǒng)計(jì)分析主要是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。

三、充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的效益

1、加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是搞好檔案管理的重要條件，搞好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，做到心中有數(shù)，以有效地發(fā)揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，服務(wù)于本單位，服務(wù)于社會(huì)，這是檔案管理工作的根本所在。做好檔案統(tǒng)計(jì)工作不是最終目的，利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為社會(huì)提供服務(wù)才是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵所在?，F(xiàn)在大多數(shù)的檔案統(tǒng)計(jì)工作只限于以數(shù)據(jù)的形式把檔案部門工作人員的業(yè)績以量的形式表現(xiàn)出來，僅僅讓每個(gè)工作人員了解到自己或他人的工作狀況，以及根據(jù)當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)工作做好統(tǒng)計(jì)調(diào)查和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的整理上報(bào)。這只是檔案統(tǒng)計(jì)最基本的利用，不能很好地對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案統(tǒng)計(jì)工作來能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。必須把檔案統(tǒng)計(jì)工作的重點(diǎn)放在檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的綜合分析研究上，加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，才能充分發(fā)揮檔案的最大效益，更科學(xué)、更合理的利用檔案，我們必須要在做好檔案統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通過整理、利用、定期檢查核對(duì)和統(tǒng)計(jì)工作來防止人為和自然毀損現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)及時(shí)采取修復(fù)和預(yù)防措施，使本來完整的檔案繼續(xù)保持完好，從而延長檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案的作用。目前我國的檔案數(shù)量正在以幾何級(jí)數(shù)的勢(shì)態(tài)增長，利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以清楚了解我國檔案的增長速度和趨勢(shì)，進(jìn)而有目的、有計(jì)劃地合理安排經(jīng)費(fèi)的使用；通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)還可以掌握本單位信息開發(fā)的利用情況以配合社會(huì)需求及時(shí)調(diào)整人員、設(shè)備的配置，以便更好地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)用戶。

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作還能反映檔案管理工作的規(guī)模、水平、發(fā)展速度。為檔案工作加強(qiáng)和管理提供重要的依據(jù)：從某個(gè)單位統(tǒng)計(jì)的館藏檔案的數(shù)量、庫房面積、設(shè)備的配置等數(shù)字中，能反映出這個(gè)單位檔案部門的大致規(guī)模；從各種不同的角度統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目中，又能在一定程度上顯示出檔案了作人員的業(yè)務(wù)水平和人員素質(zhì)情況。

3、檔案統(tǒng)計(jì)工作需要大量的、浩繁的數(shù)據(jù)，其采集、整理加工必須利用現(xiàn)代設(shè)備。提高檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)是相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)。這是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的基本前提。檔案部門首先要注重加強(qiáng)相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)，大力推進(jìn)檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)。對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的功能設(shè)置要充分考慮檔案統(tǒng)計(jì)工作的需求，使檔案統(tǒng)計(jì)工作與檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展。檔案統(tǒng)計(jì)工作可以借助網(wǎng)上檔案信息系統(tǒng)交流檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提高檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和利用效益。同時(shí)，針對(duì)網(wǎng)上檔案信息資源的不安全隱患，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)查詢的安全管理，防止非法篡改、增刪檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料，嚴(yán)密防范計(jì)算機(jī)病毒的攻擊，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。建沒基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化。統(tǒng)計(jì)手段的現(xiàn)代化是檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，不僅能提高工作效率。還能保證工作質(zhì)量。

(作者單位：157400黑龍江省寧安市農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理局)