談充分發揮檔案統計的最佳效益

關淑憑

國務院在關于加強統計工作的決定中指出，“統計是社會主義建設的一項重要的基礎工作”，檔案統計是以數據的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規律。檔案統計工作為高校檔案事業發展提供建設性規劃。檔案的統計工作是用定量的方法，以檔案工作領域中的大量現象為對象。通過從質和量的聯系中對數量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的發展過程、現狀及其一般規律性。檔案統計包括：檔案數量的統計，這是最基本的統計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數量等項目；檔案工作的統計，即對整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計；檔案工作基本情的統計；檔案利用的統計及分析。

一、檔案統計的涵義及意義

檔案統計就是運有一系列專門的統計技術和方法，對檔案工作領域中的種種現象，狀態，趨勢等進行量的描述與分析研究，為工作科學決策提供堅實可靠的數據支持，它是了解，認識，掌握檔案工作癖體情況的重要方法，同時也是對檔案工作實行宏觀控制，強化監督的有效手段，我省檔案統計工作從建立到日趨完善，在體經歷了由零碎分散的統計到統一的經常性的統計，由主要對檔案的統計發展為對檔案事業發展情況的統計，由繁瑣的手工匯總，基本實現了統計工作的規范化，科學化，制度化，體系化管理，但從全省各級檔案部門統計年報的總體質量來看，仍存在不少問題，不能夠真正客觀，全面地反映本地區，本部門的檔案事業發展狀況，很值得我們進一步去分析和查找原因。

二、檔案統計的方法

檔案統計所采用的方法與技術和一般統計工作的方法與技術相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領域。檔案統計基本上可以分為：

1檔案統計指標選定。統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。

2檔案統計調查。檔案統計調查的目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。

3檔案統計整理。檔案統計整理主要是對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納整理。

4檔案統計分析。檔案統計分析主要是對檔案統計的結果進行分析研究。

三、充分發揮檔案統計的效益

1、加強檔案統計工作是搞好檔案管理的重要條件，搞好檔案的統計工作，做到心中有數，以有效地發揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，服務于本單位，服務于社會，這是檔案管理工作的根本所在。做好檔案統計工作不是最終目的，利用檔案統計數據為社會提供服務才是實現檔案價值的關鍵所在。現在大多數的檔案統計工作只限于以數據的形式把檔案部門工作人員的業績以量的形式表現出來，僅僅讓每個工作人員了解到自己或他人的工作狀況，以及根據當前檔案統計工作做好統計調查和統計數據的整理上報。這只是檔案統計最基本的利用，不能很好地對檔案統計數據進行統計分析，使檔案統計工作來能發揮其應有的作用。必須把檔案統計工作的重點放在檔案統計數據的綜合分析研究上，加強對檔案統計數據的分析，才能充分發揮檔案的最大效益，更科學、更合理的利用檔案，我們必須要在做好檔案統計工作的基礎上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通過整理、利用、定期檢查核對和統計工作來防止人為和自然毀損現象的發生，同時及時采取修復和預防措施，使本來完整的檔案繼續保持完好，從而延長檔案的壽命，充分發揮檔案的作用。目前我國的檔案數量正在以幾何級數的勢態增長，利用統計數據可以清楚了解我國檔案的增長速度和趨勢，進而有目的、有計劃地合理安排經費的使用；通過統計數據還可以掌握本單位信息開發的利用情況以配合社會需求及時調整人員、設備的配置，以便更好地開發檔案信息資源，服務用戶。

2、檔案統計工作還能反映檔案管理工作的規模、水平、發展速度。為檔案工作加強和管理提供重要的依據：從某個單位統計的館藏檔案的數量、庫房面積、設備的配置等數字中，能反映出這個單位檔案部門的大致規模；從各種不同的角度統計出來的數據和統計項目中，又能在一定程度上顯示出檔案了作人員的業務水平和人員素質情況。

3、檔案統計工作需要大量的、浩繁的數據，其采集、整理加工必須利用現代設備。提高檔案統計的基礎是相關硬件和軟件的建設。這是實現檔案現代化的基本前提。檔案部門首先要注重加強相關硬件和軟件的建設，大力推進檔案信息管理現代化建設。對計算機軟硬件設備的功能設置要充分考慮檔案統計工作的需求，使檔案統計工作與檔案信息管理現代化建設同步發展。檔案統計工作可以借助網上檔案信息系統交流檔案統計數據，提高檔案統計數據的時效性和利用效益。同時，針對網上檔案信息資源的不安全隱患，要加強網絡查詢的安全管理，防止非法篡改、增刪檔案統計數據資料，嚴密防范計算機病毒的攻擊，確保檔案統計數據的安全。建沒基礎數據庫，實現檔案信息的電子化。統計手段的現代化是檔案統計工作現代化的重要標志，不僅能提高工作效率。還能保證工作質量。

(作者單位：157400黑龍江省寧安市農村合作經濟經營管理局)