數據表單:讓Word表格輸入更輕松

劉長德

用Word編輯數據記錄類型表格時，有時因表格的行、列較多造成表格超寬，由于水平滾動等原因，錄入或修改數據時很容易出現錯行。如何才能有效避免在輸入或修改數據時錯行現象發生呢？其實，在Word2010（以下簡稱Word）中就有這么一個功能——數據表單，它提供了一個直觀的輸入界面，通過這個“數據表單”可以方便地創建和管理數據，甚至還可以查找符合特定條件的數據。

讓“數據表單”從后臺走向前臺

在Word 2010默認的情況下，“數據表單”是不能自動顯示的，需要手動添加：在Word中單擊“文件/選項”，在打開的“選項”對話框中，單擊“自定義功能區”，在對話框右側的“從下列位置選擇命令”列表中，單擊“選擇命令”，選擇“不在功能區的命令”，然后拖動滑塊，找到并單擊“數據表單”，在右側的“自定義功能區”下單擊“新建選擇卡”，此時會在“自定義功能區”添加一個“新建選擇卡（自定義）”，選擇“新建組（自定義）”，再單擊“添加”，即可將“數據表單”添加到“新建選擇卡”中了（如圖1），最后再單擊“確定”關閉“選項”對話框即可。 此時，在Word的菜單欄中會出現一個“新建選擇卡”，單擊“新建選擇卡”即可看到我們添加的“數據表單”了（如圖2）。

表格填充更輕松

在Word中插入表格后，先在表格中輸入標題、名稱等內容，把光標定位到要輸入內容的單元格中，然后在菜單欄中單擊“新建選擇卡/數據表單”，在Word中就會彈出一個“數據窗體”對話框。此時，就可以在“數據窗體”對話框中，按單元格依次輸入相應的內容（如圖3）。

當輸入一項數據后，按下回車鍵，光標就會自動跳轉到下一單元格，方便繼續輸入。當輸入到表格最后一行的最后一個單元格時，若再按下回車鍵，“數據表單”會在表格下文自動插入一行以輸入新的數據（如圖4）。這樣，表格的行數不夠時，就避免了手動插入的麻煩，大大提高了表格的輸入速度，并且還能有效避免錯行現象的發生。

在表格輸入過程中，如果發現輸入錯誤，還可以單擊“還原”將單元格中的數據刪除，然后再重新輸入（注意：不能點擊‘刪除，否則會將整行數據刪除）。

表格內數據快速查詢

在大型表格中查找某一內容時，其實也可以通過“數據表單”來查找和修改數據，這樣更加方便、直觀。

首先是在“數據表單”對話框中單擊“查找”按鈕，在打開的“在域中查找”對話框中輸入要查找的內容，然后在“域”下拉列表中選擇查找內容所在列的標題。單擊“查找第一個”或直接回車，即可找出第一個符合條件的記錄，并在“數據窗體”中顯示了（如圖5）。如果需要繼續查找，單擊“查找下一處”或回車則可繼續逐一查找、顯示符合條件的其它記錄。

如果只是查看查找到的數據，當查找到需要的目標后，關閉“在域中查找”對話框，然后在“數據表單”對話框中點擊“查看數據源”，此時光標即可自動定位在相應行的首列單元格中，使查找內容一目了然。

如果需要修改查找的數據，先關閉“在域中查找”對話框，就可以直接在“數據表單”對話框中修改數據了。

在“數據表單”的幫助下，用Word編輯較大型的表格時，由于“數據表單”只集中顯示表格中的某一行，就不會因為表格超寬而受錯行困擾了。