發(fā)揮檔案登記備份作用提升檔案管理效益

顏雪華

一、加強檔案登記備份工作的重要意義

在新的形勢下，各級對檔案的管理工作提出了新的更高要求，加強檔案登記備份工作具有特殊的現(xiàn)實意義。

1.檔案登記備份工作可以提供法律憑證。

檔案登記備份制度是基于保障電子文件安全而設(shè)立的一種制度。檔案具有歷史文化研究價值和法律憑證價值，特別是檔案的法律憑證價值，是整個社會信用體系的基石。近年來，隨著社會信息化進程的加快，檔案載體形式大量電子化，而電子文件的環(huán)境依賴性、易修改性決定了其原始性即憑證價值更易被破壞，從而引起社會對檔案法律憑證價值的置疑，直接影響企業(yè)經(jīng)營活動、影響政府公信力、影響社會穩(wěn)定。通過登記備份，各級檔案部門作為非利益相關(guān)的第三方，對檔案的原始性、真實性提供鑒證，通過確保檔案的真實性來保障其法律憑證價值，可以有效化解矛盾糾紛，降低社會交易成本，提高相關(guān)部門行政效能。

2.檔案登記備份工作可以保障重點領(lǐng)域的檔案安全。

檔案是一種重要的信息資產(chǎn)，是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、加強廉政監(jiān)督的基礎(chǔ)性臺帳，直接影響一個地區(qū)的經(jīng)濟社會有序運行和一個單位工作的正常運轉(zhuǎn)。當(dāng)前，民生領(lǐng)域和重點經(jīng)濟領(lǐng)域的檔案安全問題十分突出，一些單位或部門人員頻繁變動或相關(guān)人員責(zé)任心不強，檔案散失、損毀的現(xiàn)象時有發(fā)生。進入信息化時代，電子文件、信息數(shù)據(jù)庫等領(lǐng)域的不安全因素更是被成倍放大，一些政府職能部門、公益性事業(yè)單位建立的業(yè)務(wù)和民生數(shù)據(jù)庫更是關(guān)乎國計民生，任何損毀散失都會發(fā)生重大的社會問題。通過檔案登記備份工作，各單位、各部門因突發(fā)事件而導(dǎo)致檔案受損或引發(fā)糾紛時，檔案部門可利用備份數(shù)據(jù)，為其提供檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)或可靠性認(rèn)證服務(wù)，以確保電子文件和數(shù)字檔案的安全。

3.檔案登記備份工作可以實現(xiàn)檔案信息資源集約化管理與利用。

近年來，隨著信息化建設(shè)飛速發(fā)展，經(jīng)濟社會許多領(lǐng)域已完成手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，政府對信息化的投入也日益加大。同時各個部門、各個領(lǐng)域在信息化建設(shè)中都普遍存在各自為為政，各建一套系統(tǒng)、各存一套備份的現(xiàn)象，存在重復(fù)投資等問題，同時信息系統(tǒng)特別是備份系統(tǒng)的分散管理也存在諸多不安全因素。通過檔案登記備份工作，在各級國家綜合檔案館建立區(qū)域性電子文件和數(shù)字檔案備份中心，可以將各個部門、各個領(lǐng)域的備份中心統(tǒng)一建在各級國家綜合檔案館，從而實現(xiàn)各單位各部門不需單獨分建，既可以節(jié)約政府投資，又可以發(fā)揮檔案部門專業(yè)管理、專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢，促進當(dāng)?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展。

二、檔案登記備份工作現(xiàn)狀與存在的主要問題

隨著《關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》下發(fā)，各級對檔案登記備份工作的重要性有了更加深刻的認(rèn)識，有力推進了檔案登記備份工作的順利開展。但在看到成績的同時，還必須清醒地認(rèn)識到，當(dāng)前檔案登記備份工作還處于剛剛起步階段，與信息化條件下檔案登記備份管理的要求還有相當(dāng)差距。

1.檔案登記備份工作還有待于進一步規(guī)范。

近些年，隨著各級對檔案登記備份工作重要性認(rèn)識的不斷提升，檔案登記備份工作也被提上重要議事日程，檔案登記備份工作也在有條不紊地進行。但由于檔案登記備份工作剛剛推開，許多程序還不十分流暢，一些重要檔案（電子檔案）形成與管理情況調(diào)查、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和電子文件備份導(dǎo)出等工作準(zhǔn)備不足，存在明顯漏洞。有些單位沒有將需要納入登記備份范圍的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文和檔案數(shù)字化成果，在移交前生成備份包或?qū)С龅矫摍C載體（同步生成唯一認(rèn)證信息），沒有做好備份載體（包）的登記、管理工作，導(dǎo)致檔案登記備份工作進展緩慢。

2.檔案登記備份管理水平還有待于進一步提高。

檔案登記備份工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是信息化建設(shè)的重要組成部分。特別是檔案登記備份工作主要針對電子文件和數(shù)學(xué)檔案，它要求充分利用計算機等多種手段，在辦公自動化基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)在線檔案登記備份工作。檔案登記備份工作不僅僅是一項單純的計算機操作，而是需要具有一定技術(shù)性、業(yè)務(wù)性和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的專門人才來維護、管理與運行，這就為從事檔案管理工作人員的素質(zhì)提出的新的更高的要求。因此，必須要積極開展檔案信息化知識技能培訓(xùn)，進一步提高檔案管理工作水平。在加強檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，要著重加強計算機業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，重視新時期檔案人才培養(yǎng)。同時，要充分發(fā)揮檔案中介服務(wù)機構(gòu)的作用，吸引社會力量參與電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作。

3.檔案登記備份工作有待于加大推進力度。

檔案登記備份工作程序性強、規(guī)范性要求高，而對于大多數(shù)單位的檔案管理工作，仍然采用年度歸檔的方式，文件歸檔、登錄、統(tǒng)計、備份等一系列環(huán)節(jié)性的工作，仍舊采用手工操作。尤為突出的是有些單位的檔案員通常由機關(guān)辦公室人員兼職，檔案管理人員接受過高層次專業(yè)學(xué)習(xí)和系統(tǒng)教育的人員不多，甚至有人沒有接受過短期培訓(xùn)就直接上崗，業(yè)務(wù)能力差，人員變動頻繁，有的管理人員對計算機知識掌握甚少，很難應(yīng)對檔案登記備份的要求，檔案登記備份工作跟不上時代發(fā)展的要求。檔案登記備份工作是基于數(shù)字化、信息化條件下的檔案管理工作，對工作條件要求較高，既需要計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件的配套，更需要軟件系統(tǒng)的支持。而有些單位和部門對檔案登記備份工作重視不夠，在硬軟件建設(shè)上的投入不足，一定程度上影響了檔案登記備份工作的扎實推進。

三、加強檔案登記備份工作對策探討

新的形勢下，積極探討加強檔案登記備份工作的有效途徑，有利于搞好檔案登記備份工作，全面提升檔案管理水平。

1.健全完善檔案登記備份制度。

檔案登記備份工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到方方面面。各單位作為保障檔案（電子檔案）安全和有效的第一道防線和第一責(zé)任部門，應(yīng)當(dāng)逐步建立健全相應(yīng)的檔案登記備份制度，規(guī)范各種檔案登記備份行為。檔案登記備份的數(shù)據(jù)形式多樣，包括電子公文、業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化成果等；涉及面廣，對各單位檔案、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)部門等都有一定要求。因此，各單位在開展檔案登記備份工作前，應(yīng)統(tǒng)一部署，明確主管部門，安排專項經(jīng)費，做好協(xié)調(diào)，責(zé)任到人，并將此項工作納入本單位崗位責(zé)任制考核。要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)文件內(nèi)容，正確把握電子文件內(nèi)涵、軟硬件環(huán)境要求、歸檔和備份要求，正確把握傳統(tǒng)檔案數(shù)字化基本規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時，要結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，制定切實可行的電子文件管理、檔案數(shù)字化和登記備份工作制度，使檔案登記備份工作常態(tài)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.要正確把握檔案登記備份工作的程序。

相關(guān)檔案登記備份實施方案都明確規(guī)定了檔案登記備份工作的程序，一般包括填寫材料、生成備份載體、報送與移交、受理與審核、反饋等程序，并明確規(guī)定了每一程序的具體要求。一要嚴(yán)格執(zhí)行程序。避免“重檔案登記備份實體輕程序”，努力維護登記備份工作的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。二要正確理解每一道程序的內(nèi)容要求。檔案登記備份工作實施方案，對檔案登記備份每一道程序的設(shè)計，都充分考慮到了電子文件和數(shù)字檔案的可讀性、真實性、完整性，有特定的作用和意義。檔案登記備份過程中必須認(rèn)真對待、正確把握每一程序的具體要求。三要做好程序執(zhí)行過程中形成的文件建檔工作。檔案登記備份每一道程序?qū)嵤┻^程中都會產(chǎn)生相應(yīng)的文件。這些文件既是所報送的登記備份檔案的內(nèi)容、數(shù)量、可讀性等特征的信息記錄，也是檔案登記備份工作過程的記錄，對于備份檔案管理、災(zāi)難恢復(fù)、原始性認(rèn)證，都具有重要作用。程序執(zhí)行文件的建檔管理，既是行政監(jiān)管規(guī)范、有效的重要體現(xiàn)，又是行政監(jiān)管規(guī)范、有效的重要保證。

3.正確把握檔案登記備份形式。

檔案登記備份對象主要有檔案數(shù)字化成果、電子公文和電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)三種數(shù)據(jù)形式。檔案登記備份應(yīng)根據(jù)不同數(shù)據(jù)形式的不同特點，采用不同的備份形式。檔案數(shù)字化成果，宜采用脫機、光盤形式進行登記備份。經(jīng)數(shù)字化加工的檔案數(shù)字圖像，一般數(shù)據(jù)容量比較大，適宜刻錄到光盤上進行登記備份。電子公文，按照相關(guān)規(guī)范要求歸檔，一般采取光盤形式進行登記備份。電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一般采取打包寄存方式進行登記備份。變動比較頻繁、數(shù)據(jù)量較大的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，采取專線在線傳輸方式進行登記備份；數(shù)據(jù)量不大且變動不多的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可采取光盤、磁帶等脫機移交方式進行登記備份。