年底了別再為年終總結而煩惱

陳桂鑫

每到年底，辦公室總有人會為年終總結而煩惱。不僅要提交一份合格的總結給上級領導，還要把上級領導的修改意見整合處理，重新形成新的修改定案。年底工作本來就繁重，這來來去去的過程又十分繁瑣。如何化繁為簡，讓年終總結更順利一些呢？

偷個懶 輕松寫出好總結

每到年終總得撰寫各類總結報告，一篇好的總結報告能夠幫我們總結成績，找出存在的問題，并提出改進的方向。不過要怎樣才能寫出一篇讓領導滿意的好總結報告呢？

一般總結報告編寫可分三個步驟：

確定總結布局提綱→收集數據資料文檔→按大綱引用資料編寫總結

辦公室的小陳正好接到經理任務，要求寫一份2012年度的企業總結報告，我們就一起來看看他是怎么寫好這篇總結的吧。

明確目的，擬定總結提綱

寫總結前我們必須先明確所要表現的目的和主要內容，再以這個目的為中心展開要點擬定總結提綱，理出總結要寫的各級標題和層次。

總結提綱一般可以先分成開頭、主體、結尾三部分。

開頭部分：概述基本情況，包括單位特點、主要任務、當前形勢、指導思想、總結目的、主要內容等。

主體：具體介紹取得的成績和數據指標、成功與失敗、與往年的差距等方面。

結尾：提出今后的方向、任務和措施，表明決心，展望前景。

小陳還不是很熟悉總結報告需要寫的具體項目、內容，他決定偷懶一下，直接從網上搜索下載同行的總結報告范文來作為提綱，再根據自己的實際情況適當進行一些增減完善，這樣就可以做出一個不錯的總結提綱了（很多朋友也會想到這個偷懶的辦法吧）。不過要變成自己的，還需要適當修改。

提綱出來后首先要做的就是統一設置好各級標題格式，這樣后面編輯時會更清楚直觀。在此強烈建議各標題的編號統一使用自動編號，標題格式則統一使用各級標題樣式進行設置。這樣以后增刪小標題要點時編號可以自動調整，要修改各級標題格式也比較快。

由于提綱是網上找來的范文，各級標題的編號和樣式都需要逐一設置，工作量可不小。對此小陳另有妙計，他針對各級標題編號的不同特點，利用Word 2010的查找替換功能三兩下就搞定了各級標題樣式和編號的批量設置。

刪除原有編號

在“開始”選項卡“編輯”區中單擊“查找”后的下拉箭頭，從中選擇“高級查找”。在“查找和替換”窗口中單擊“更多”按鈕顯示高級選項，選中“使用通配符”復選項，輸入查找內容為“<[一二三四五六七八九十]{1，}、*^13”（不含引號）。單擊“在以下項中查找”按鈕，從下拉列表中選擇“主文檔”，馬上可以看到文檔中以“一、”、“二、”……開頭的標題行已經全部被選中了（如圖1）。現在從“開始”選項卡的“樣式”列表中選擇“標題1”，即可把所有一級標題設置為“標題1”樣式。然后切換到“替換”選項卡，查找“<[一二三四五六七八九十]{1，}、”替換為空，單擊“全部替換”即可刪除原來的文本編號。

設置正規編號

接下來設置各級標題編號就很簡單了，隨便選中一個標題設置好自動編號，再右擊選擇“樣式/更新 標題1 樣式以匹配所行內容”即可為所有一級標題設置自動編號。以后想修改標題文字格式或編號都是這么簡單，任選一個標題進行設置后，右擊更新樣式即可。

對2、3級標題的格式和編號設置操作也差不多，只是需要根據編號不同修改一下查找內容。對于1、……開頭的二級標題編號，只要查找“<[0-9]{1，}、*^13”即可，其它操作完全一樣。含括號的編號則要麻煩點，得先在不使用通配符下查找“^p（”替換為“^pA”，把段首的“（”全部換成A，再查找

了解需要，收集整理資料

總結報告要通過總結事實、數據和成績來得出結論和改進對策。因此只有把各種數據和資料準備好了，才能寫出一篇好總結。我們需要先按總結提綱列出需要用到的各方面資料，再按記錄到各部門去收集相關數據文檔、表格和匯報資料，然后慢慢查看篩選搜集來的資料，從中找出能支持報告所要表述內容的事例、數據和圖表備用。為了在寫總結時可以快速引用，小陳在查看收集來的文檔資料時，事先對總結中可能要用到的內容做了記號。

標記所需內容

在Word 2010中使用書簽來進行標記既簡單又實用。比如想用“2012年度財務管理計劃書.DOCX”中的“2012年度管理費用計劃表”，那么在打開“2012年度財務管理計劃書.DOCX”查看時，就要選中整個“2012年度管理費用計劃表”和表格標題等想引用的內容。切換到“插入”選項卡單擊“書簽”，在“書簽”窗口中輸入書簽名為“管理費表12”，單擊“添加”按鈕創建一個“管理費表12”書簽（如圖2）。在此，書簽名絕對不能以阿拉伯數字開頭，否則“添加”按鈕會變成灰色無法添加。照這樣對那些準備用到的文本、數據、表格內容逐一用書簽進行命名。在寫總結時就可以不用打開參考文檔，直接通過書簽引用所需內容了。

此外，以后要在文檔中找這些內容時還可以通過書簽快速定位。你只要單擊Word窗口左下角的“頁面：X/XX”或按“Ctrl+G”組合鍵，打開“查找和替換”窗口的“定位”界面。在“定位目標”列表中選擇“書簽”，從“輸入書簽名稱”的下拉列表中選擇“管理費表12”（如圖3），或直接輸入書簽名，單擊“定位”按鈕即可快速定位到 “2012年度管理費用計劃表”中查看。

快速引用資料

當寫總結需要用到“2012年度管理費用計劃表”時，只要切換到“插入”選項卡，單擊“文字”區的“對象”，從下拉列表中選擇“文件中的文字”。在“插入文檔”窗口中找到并選中“2012年度財務管理計劃書.DOCX”。單擊“范圍…”按鈕，輸入要引用的書簽名“管理費表12”（如圖4），然后單擊“插入”按鈕即可插入“2012年度財務管理計劃書.DOCX”文檔中的“2012年度管理費用計劃表”內容。按書簽插入的文本，其書簽也會一同插入總結報告中，我們在查看總結時，還可以通過這些書簽來快速定位。

在此若不單擊“插入”按鈕，而改成單擊“插入”按鈕后的下拉箭頭，選擇“插入鏈接”，則會以鏈接方式插入“2012年度管理費用計劃表”內容。這樣做的好處是，當 “2012年度財務管理計劃書.DOCX”中的2012年度管理費用計劃表被修改并保存后。你只要在總結報告中按“Ctrl+A”，再按F9更新域就可以自動更新引用的內容。

精煉語言，多用數據說話

現在我們可以按提綱配合數據資料寫總結了。總結中盡量少說空話，要有條理有順序地用數據和事實說話才有說服力。對策或建議都應該在大量事實和數據的基礎上進行總結。小陳發現總結中有很多數據經常重復出現，像年產值、利潤、目標一類的數據，不僅在年度成績中出現，在與往年的對比、對將來的展望中都會用到。重復輸入同一數據不僅麻煩，重復多了還容易輸錯。萬一數據有改動，還得逐一修改所有相同數據更是個大問題。對此小陳也有自己的獨門秘技擺平。

標注重復數據

先在文檔內選中需要重復輸入的數值，例如年產值的數據“8000萬元”，單擊“開發工具”選項卡“控件”區的“格式文本內容控件”圖標把它轉成文本控件。再單擊“插入”選項卡的“書簽”，打開“書簽”對話框輸入書簽名稱“年產值2012”，單擊“添加”按鈕創建一個“年產值2012”書簽（如圖5）。重復此操作把各個需要重復輸入的內容、數據逐一選中創建控件和書簽。

快速輸入重復數據

把輸入光標定位到要輸入重復數值的位置，單擊“插入”選項卡的“交叉引用”。在“交叉引用”窗口的“引用類型”下拉列表中選擇“書簽”，就會在下面“引用哪一個書簽”列表中列出所有書簽。再從“引用內容”下拉列表中選擇“書簽文字”。然后在列表中選中需要插入的書簽“年產值2012”（如圖6），單擊“插入”按鈕即可插入書簽所指內容“8000萬元”。交叉引用窗口不會自動關閉，也不影響編輯，建議把它調小拖到旁邊以便于隨時插入各項重復內容。

修改后快速更新

需要修改年產值數據時，你只要修改一下開始設置書簽的那個“8000萬元”文本控件中的數據，再按“Ctrl+A”全選，按F9刷新，Word就會自動更正所有通過該書簽交叉引用插入的重復數據。不過如果相同數據有好幾個，要怎么快速找到原先的那個數據呢？這其實很簡單，你只要按住Ctrl鍵單擊任意一個重復數據即可直接跳到原始數據處。你也可以按前面提到的定位窗口快速轉到書簽所在位置。

不管是鏈接其它文檔的部分內容或本文中的重復內容，每次修改原數據后都得按“Ctrl+A”全選，再按F9或右擊選擇“更新域”后才能更新數據，多少有點麻煩。對此我們可以設置讓Word在打印前自動刷新域。切換到“文件”選項卡，單擊“選項”，在“Word選項”窗口左側選擇“顯示”，把“打印前更新域”和“打印前更新鏈接數據”復選項都選中（如圖7），確定后就會在每次打印前自動刷新。

Tips

總結報告中也經常用到“詳見本報告Y頁XXX內容”這樣的標注吧？同樣可以先對引用的XXX內容設置書簽，再通過交叉引用插入“標簽文字”XXX。至于所在頁碼Y，你只要在交叉引用窗口的“引用內容”下拉列表中選擇“頁碼”即可插入書簽所在頁碼Y。此外，若要引用的內容是設置了樣式的標題，則無需設置書簽，直接在“交叉引用”窗口的“引用類型”下拉列表中選擇“標題”，即可從下面列表中選擇插入所需標題和頁碼。