完善總結 快速匯集修改意見

我們平常編寫的各種總結、報告類的文檔，在初步完成后往往還要先征求一下各級領導的修改意見后才能最終定稿成文。那么我們該如何從領導修改發回的文檔中找出并匯總各位領導所做的修改，以確實領會領導的意思，更有針對性地進行修改編輯呢？

辦公室的小陳現在正好有一份寫好的總結報告需要交給分管王經理、辦公室黃主任和財務科陳科長三位主管查看征求意見，以參照各位領導的意見修改整理。讓我們一起來看看經驗豐富的小陳如何搞定這個麻煩問題吧。

自動記錄修改內容

首先是要給王經理看的總結文檔，王經理比較熟悉電腦，所以只要讓他先啟動修訂功能再修改，Word就會自動記錄對文檔的所有修改。當然直接要求領導在修改前啟動修訂功能顯然有點失禮。還是事先對文檔設置一下限制編輯權限，讓文檔自動就以修訂的方式打開為好。

用Word2010打開總結文檔，切換到“審閱”選項卡，單擊“保護”區域的“限制編輯”。在“限制格式和編輯”窗格中單擊選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”復選項，在下面的下拉列表中選擇“修訂”。然后單擊“是，啟動強制保護”按鈕，在“啟動強制保護”窗口中輸入兩次密碼（如圖8），確定完成設置，保存文檔。

OK，把這文檔發給王經理，他打開文檔時就會自動啟動修訂，他所做的修改都會以紅色標出。刪除的內容打上刪除線，新增加的內容加下劃線，格式修改則會在右邊標注說明。小陳回收文檔打開后，只要先在“審閱”選項卡中單擊“限制編輯”，在“限制格式和編輯”窗格中單擊“停止保護”，輸入原先設置的保護密碼確定停止保護，就可以關閉修訂模式進行正常的修改編輯了。

快速找出修改意見

來要考慮的是給黃主任和陳科長修改的文檔。啟動修訂后頁面看起來比較雜亂，黃主任和陳科長對電腦又不是太熟練，估計可能不喜歡在修訂視圖下編輯，就不要碰釘子了，直接給他們原文吧。

對于這種在沒有使用修訂下進行修改的文檔 ，要找出領導所做的修改似乎不太容易吧？對此小陳還有一招，他事先保留了一份“總結報告.docx”的原文檔，準備通過與修改后的文檔“修改總結報告.docx”進行比較來找出修改內容。當然自己比較顯然很難，這種事交給Word就行了。

打開Word2010，切換到“審閱”選項卡，單擊“比較”，在下拉列表中選擇“比較”。在打開的“比較文檔”窗口中單擊“原文檔”后的“打開”圖標，選擇打開“總結報告.docx”，“修訂的文檔”則選擇打開“修改總結報告.docx”。在“修訂者顯示為”中輸入修改領導的名字，這個名字在后面合并修訂后是很重要的區分標記。單擊“更多”按鈕以顯示高級選項，在“修訂的顯示位置”下單擊選中“修改后的文檔”（如圖9）。最后單擊“確定”，Word就會打開“修改總結報告.docx”并在其中標出領導所做的全部修改，其顯示效果就和在啟動修訂下進行修改的效果完全一樣。最后關閉Word確定保存 “修改總結報告.docx”即可。

匯總各級修改意見

現在小陳手里已經有包含黃主任、王經理、陳科長三位領導修訂記錄的三篇文檔。這樣，在綜合考慮所有領導意見進行修改編輯時，就需要同時打開這三篇文檔和原文進行查看，不僅費力還很容易弄混。小陳的對策還是很簡單，先把多個文件的修訂記錄全部合并到同一文件中，不就可以在一篇文檔中兼顧所有修改記錄了嗎？

在此把三篇修訂文檔分別命名為修改總結1、 修改總結2、修改總結3以便說明。打開Word 2010，切換到“審閱”選項卡，單擊“比較”從下拉列表中選擇“合并”。在打開的“合并文檔”窗口中單擊“原文檔”后的“打開”圖標，選擇打開“修改總結1.docx”，再單擊“修訂的文檔”后的“打開”圖標，選擇打開“修改總結2.docx”。按實際情況輸入“修訂者顯示為”中的姓名。單擊“更多”按鈕，在“修訂的顯示位置”下選中“原文檔”（如圖11）。確定后就會打開“修改總結1.docx”集中顯示兩文檔中的所有修訂。先保存關閉“修改總結1.docx”文檔。在Word中再次單擊“比較/合并”，原文檔仍選擇“修改總結1.docx”，“修訂的文檔”則打開“修改總結3.docx”，再次重復合并操作后“修改總結1.docx”中就會包括三個文檔中的所有修訂了。

現在打開“修改總結1.docx”就能同時看到三個人的修改記錄，效果和多人修訂同一文檔一樣。合并后不同人的修訂會顯示成不同顏色，把鼠標指向修改處則可看到相應修改內容和修改者。此外有的領導喜歡以批注的方法提出修改意見，這些批注也同樣會被合并在一起顯示。

綜合處理修改意見

記錄下領導的所有修改后，接下來就是要視情況決定是否接受這些修改了。你只要把輸入光標定位到被修改處，單擊“審閱”選項卡下的“接受”或“拒絕”圖標，即可接受或拒絕修改意見。不管選擇接受還是拒絕，Word都會在接受、拒絕的同時消除該項修訂記錄，以后就不能再對此修改進行恢復了。因此建議只選擇拒絕，至于需要接受的就不必去特意接受了。只要在“審閱”選項卡中單擊“最終：顯示標記”的下拉列表選擇“最終狀態”，即可隱藏所有修訂，看到接受所有修改后的效果。若選擇“原始狀態”則可查看到全部拒絕后的修改前原文效果。

顯示“最終狀態”雖然使屏幕顯示和打印頁面上看不到那些修訂記錄，但別人打開時還是會自動顯示修訂記錄。因此在完成所有編輯后，需要在“審閱”選項卡中單擊“接受”的下拉按鈕選擇“接受對文檔的所有修訂”來消除所有修改記錄，然后才能保存文檔上交。在接受所有修訂前最好先另存一個備份文檔，以便將來查看修改時使用。

Tips

事實上修訂記錄中刪除的文字只加了刪除線，并不會消失，這一點才是讓原文變得雜亂的主因。相對來說，格式修改和添加文字的記錄倒不怎么影響顯示效果。在Word中我們可以設置讓刪除文字從原文中消失。在默認的“最終：顯示標記”顯示狀態下，你只要單擊“審閱”選項卡的“顯示標記”，選擇“批注框”下的“在批注框中顯示修訂”，即可消除刪除文字，改以批注框方式來顯示（如圖13），這樣就好看多了吧？此設置只對本機有效，而且是對以后Word打開的所有文檔都有效，以后若想恢復默認的刪除文字顯示得重新在顯示標記中選擇設置。