收取郵件不必手忙腳亂

一江春水　曹春華

收取郵件是大部分辦公人士每天必做的日常工作，雖然簡單，但也繁瑣。以下筆者收集了幾個小技巧，幫你簡化郵件收取過程中一些重復繁瑣的步驟。

預覽郵件附件也要看高清

對于大部分朋友來說，郵件主要還是Office文檔，不過如果在網頁預覽附件，效果似乎總不如客戶端來得出色。其實，如果你主要使用網易郵箱，那么可以在高清效果下預覽Word、Excel、PowerPoint等Office格式的附件文檔。

登錄網易郵箱的高清附件預覽申請頁面（http：//hd2.mail.163.com/），申請成功之后，進入郵箱打開包含附件的郵件，點擊“在線預覽”即可使用高清版預覽。此時會模擬客戶端的預覽效果，閱讀更加清晰，并不需要將附件下載回來進行閱讀。如果覺得不太習慣，可以點擊預覽頁面右上角的“返回極速版”切換回原來的預覽版本。

郵件收取作業 自動分類

平時向學生布置的電子作業，一般會要求學生完成后發送到郵箱中。打開郵箱后，才發現收件箱中郵件附件太多，既有學生交來的作業附件，也有其他各種各樣的郵件附件，要從這么多附件中把學生的作業找出來下載，還真費力氣。能不能讓學生的作業自動歸類到指定的文件夾中呢？筆者使用的是163郵箱，通過下面的方法即可實現。

登錄163郵箱頁面，依次單擊“設置/郵箱設置/來信分類/新建來信分類”（如圖1），任意起一個名稱，比如“學生作業”，在條件設置中，可以選擇“郵件主題”、“包含”，關鍵詞中輸入“作業”，執行動作中，選擇“轉移到”，并單擊“新建文件夾”，彈出“文件夾添加”窗口，輸入文件夾名稱（比如“學生作業”）后確定。

經過以上設置，要求學生在發送作業電子郵件時，必須在“主題”中填寫“作業”。這樣，當你收到主題中含有“作業”關鍵詞的郵件時，它們都將被自動轉移到“學生作業”文件夾中。

如何一次收取文件夾中的文件呢？單擊“文件中心”中“附件”、“附件管理”，通過“篩選”功能即可選出學生作業。比如，如果學生作業都是文檔形式，則篩選條件設置為“文檔”，篩選之后，從列表中勾選學生作業文檔，再單擊“下載”（如圖2），彈出下載窗口，即可打包下載所有選中的學生作業文檔了。

批量提取郵件附件

還有很多朋友都是使用Microsoft Outlook處理郵件，保存附件的并不復雜，不過如果希望同時多份郵件中的附件保存下來，操作就麻煩多了。其實，我們可以借助VBA代碼批量提取郵件附件。

第1步：做好準備工作

在“收件箱”下創建一個名為“批量提取附件”的文件夾（也可以使用其他的名稱），將需要批量提取附件的郵件拖拽到這個文件夾。在硬盤某個位置創建一個專門文件夾，用來儲存提取出來的附件，例如“g：＼temp＼”，其位置和文件夾名稱同樣可以任意設置。

第2步：創建宏文件

打開Microsoft Outlook，按下“Alt+F11”組合鍵，進入Microsoft Visual Basic編輯器。依次選擇“插入/模塊”，在右側窗格插入一個新的空白模塊，粘貼如下代碼：

Sub test（）

Dim olApp As New Outlook.Application

Dim nmsName As Outlook.NameSpace

Dim vItem As Object

Set nmsName = olApp.GetNamespace（"MAPI"）

Set myFolder = nmsName.GetDefaultFolder（olFolderInbox）

Set fldFolder = myFolder.Folders（"批量提取附件"）

For Each vItem In fldFolder.Items

For Each att In vItem.Attachments

att.SaveAsFile "g：＼temp＼" & att.FileName

Next

Next

Set fldFolder = Nothing

Set nmsName = Nothing

End Sub

完成上述操作之后，退出Microsoft Visual Basic編輯器窗口，按下“Alt+F8”組合鍵（如圖3），選擇“test”宏，運行之后即可將相關郵件的附件全部提取出來，隨后就可以在“g：＼temp＼”找到所有的附件。