淺談住房公積金檔案特點

李巍巍

住房公積金檔案是隨著住房公積金業(yè)務的出現(xiàn)而產生的，同時因其業(yè)務的發(fā)展、延伸和完善，其內容上更加豐富，數(shù)量上不斷增長。它是繳存單位及職工住房公積金賬戶設立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動中形成的。它是住房公積金管理工作的基礎，是承擔住房公積金管理的職能部門、經(jīng)辦機構和繳存單位做好工作的依據(jù)。同時它也是國家檔案信息資源的重要組成部分，它具有檔案的普遍特點，但也有獨特性的地方。

一、來源廣泛性

形成住房公積金檔案的單位很多，有承擔住房公積金籌集、營運和管理的職能部門，即中央和地方的住房公積金管理中心、分中心、辦事處；有住房公積金經(jīng)辦機構，如銀行、擔保公司等；有具體負責報批辦理住房公積金開戶、繳存、注銷、變更等業(yè)務的單位；也有辦理貸款、住房公積金提取、托管等業(yè)務的個人。可以這樣說，每一個繳存單位、繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。

二、內容多樣性

住房公積金業(yè)務目前主要有開戶、賬戶轉移、銷戶、繳存、提取、對賬及查詢、繳存基數(shù)調整、繳存比例調整、個人住房政策性貸款等。在住房公積金業(yè)務辦理和管理過程中，單位和個人賬戶是不同的。因此在每種業(yè)務類型之下，具體還有細分，如開戶業(yè)務分為單位開戶、單位預繳開戶、個人開戶三種；賬戶轉移業(yè)務分為個人賬戶并戶、個人賬戶轉移、單位賬戶合并、單位賬戶分立四種；銷戶業(yè)務分為個人銷戶、單位預繳戶銷戶、單位賬戶銷戶三種；繳存業(yè)務分為單位預繳、單位匯繳、單位補繳、個人退繳四種；提取分為正常提取、特殊提取、銷戶提取、銷戶激活四種。因業(yè)務類型的不同，形成的住房公積金檔案內容豐富，種類多樣。

三、留存規(guī)范性

住房公積金業(yè)務辦理，均要求單位或個人事先提供與業(yè)務相關的各種材料，由住房公積金管理機構審查合格后，再辦理其報審的具體業(yè)務，同時留存紙質載體材料。材料在流轉過程中，經(jīng)過數(shù)道程序，但是同一業(yè)務的材料，留存件基本相同。

以住房公積金支取業(yè)務為例，個人購房支取住房公積金，需向業(yè)務窗口提供購房合同、發(fā)票、個人合法的身份證明，以及單位開據(jù)的介紹信，辦理完業(yè)務后，業(yè)務人員需留存各種票據(jù)的復印件。對于個人住房政策性貸款業(yè)務來說，借款人除提出貸款申請，并提供合法的身份證明外，還需要出具購建房證明材料，但因購買房屋性質不同，要求提供的審核材料也是有區(qū)別的。購買商品房，需提供商品房買賣合同、權屬轉移登記申請書、商品房預付款發(fā)票、維修基金收據(jù)；購買二手房，需提供房地產買賣契約、房屋所有權證、房地產評估報告、房地產交易契稅完稅發(fā)票。

四、整理隨時性

住房公積金檔案基本上是在前臺業(yè)務窗口辦理的，因此它的整理具有隨時性，不能滯后。對于住房公積金管理機構而言，每個辦事處每個窗口都在開辦住房公積金業(yè)務，類型多種多樣，具有不確定性，為了日后查找方便，避免材料不積壓，當天形成的住房公積金材料由前臺柜員自行粘貼、集中，以月為單位，月末統(tǒng)一按先后順序，將其辦理的材料集中一處，訂卷，送往檔案室。

五、利用針對性

住房公積金雖然成千上億，但它的存在和歸屬不像實體資產那樣明確，必須依靠各種票據(jù)、數(shù)據(jù)、賬戶等載體予以證明。同時因為住房公積金本身是老百姓的血汗錢，是一種強制性和返還性的住房儲蓄金，不允許出現(xiàn)風險損失，它的繳存、使用必須有嚴格的監(jiān)管體系，住房公積金業(yè)務的審計、監(jiān)察、內控，都需要以當時辦理的業(yè)務票據(jù)來說話。

住房公積金數(shù)據(jù)查詢目前可以通過網(wǎng)站、客服電話、觸摸屏、窗口進行，原則上針對的是繳存單位和職工本人，不得查詢其他繳存單位或其他繳存職工的住房公積金賬戶信息。

單位經(jīng)辦人可憑介紹信或辦理住房公積金業(yè)務的有關憑證，直接到窗口查詢本單位住房公積金繳交情況及賬戶余額，也可于每年6月30日結息后預約打印住房公積金年度對賬單，進行定期住房公積金對賬工作，核對一個住房公積金年度中的繳交情況及結息情況。

職工可以憑本人合法的身份證明，前往公積金前臺查詢了解個人賬戶信息，余額等。

研究和認識住房公積金檔案的特點，對于開展住房公積金業(yè)務，加強住房公積金檔案管理，具有極為深遠的意義。首先是保障繳存單位和職工的切身權益，其次是保證承辦單位和機構的正常業(yè)務，“取之于民，用之取民”，共同促進住房公積金的健康、有序發(fā)展，使更多的職工能夠增加住房消費能力，改善居住條件，切實解決城鎮(zhèn)居民的住房狀況，這是關系到國計民生的大問題，也是構建和諧社會的重中之重。