IT與管理齊飛

2010年12月31日，山東京博控股股份有限公司（下稱“京博”）副總裁馬雪英通過(guò)OA辦公系統(tǒng)向員工發(fā)了一封郵件：“請(qǐng)所有員工回復(fù)我關(guān)于信息系統(tǒng)上線過(guò)程中的意見(jiàn)。”

這封郵件要從3個(gè)月前的業(yè)務(wù)部門的“爆發(fā)”說(shuō)起??

一場(chǎng)虛驚 幸未夭折

京博是一家集科、工、貿(mào)于一體，涉足石油化工、精細(xì)化工、生物化工、藝術(shù)文化、教育培訓(xùn)、戰(zhàn)略投資、置業(yè)、貿(mào)易等多個(gè)產(chǎn)業(yè)的大型民營(yíng)企業(yè)。隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)展，企業(yè)在石油、化工、文化、教育等領(lǐng)域不斷擴(kuò)張，信息平臺(tái)的孤島現(xiàn)象趨于嚴(yán)重。盡管京博在自動(dòng)化的發(fā)展上領(lǐng)先超前，但在經(jīng)營(yíng)和決策層面上信息流通不暢。

2010年3月，京博開始以集團(tuán)為核心，進(jìn)行ERP、BI（商業(yè)智能）等平臺(tái)的全面整合。在這一過(guò)程中，信息化的建設(shè)并非一帆風(fēng)順，京博著實(shí)經(jīng)歷了一番波折。

當(dāng)ERP改造項(xiàng)目正進(jìn)行得如火如荼時(shí)，一次地磅數(shù)據(jù)和ERP數(shù)據(jù)傳輸出現(xiàn)失誤，油罐車沒(méi)有結(jié)算完，被提前放行。盡管損失被追回，只是虛驚一場(chǎng)，但業(yè)務(wù)部門的不滿情緒在一次會(huì)議上集中爆發(fā)了。

“要不我們把新上線的信息系統(tǒng)停了吧？”一個(gè)聲音從人群中傳了出來(lái)。“絕對(duì)不行啊！那不又回到了以前業(yè)務(wù)孤島的狀態(tài)！”另一個(gè)聲音馬上否決道。

會(huì)議室外，集團(tuán)董事長(zhǎng)雙眉緊鎖，來(lái)回踱步，一言不發(fā)；會(huì)議室內(nèi)，聲討此起彼伏。坐在最前排的項(xiàng)目組的幾個(gè)小伙子，在一波波的批評(píng)下，幾乎被逼出了眼淚。

到底是哪里出了問(wèn)題？京博信息化建設(shè)的本意是希望將企業(yè)分散在各個(gè)公司的數(shù)據(jù)高度集成起來(lái)，使IT應(yīng)用向深度邁進(jìn)。但信息系統(tǒng)的需求和新上線的漏洞不能一下子全部解決，只有加強(qiáng)各部門之間的溝通、重新定位每一位員工在信息化建設(shè)中的角色，才能從長(zhǎng)計(jì)議。

馬雪英想了想，最后決定頂著壓力，帶領(lǐng)信息化團(tuán)隊(duì)走下去。她向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)立下軍令狀：“再給我們3個(gè)月的時(shí)間，我們一定交一份滿意的答卷。”

接下來(lái)，項(xiàng)目組先用半個(gè)月的時(shí)間解決了300多個(gè)系統(tǒng)漏洞，并理順缺陷和實(shí)現(xiàn)新功能。時(shí)間一晃而過(guò)，每一位員工都回復(fù)了自己的意見(jiàn)，信息化起到的作用終于得到了大家的肯定。

回想兩年來(lái)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，馬雪英感觸頗多，“任何企業(yè)信息系統(tǒng)上線過(guò)程中都不可能是一帆風(fēng)順的，需要經(jīng)過(guò)從信息系統(tǒng)簡(jiǎn)單的模仿到業(yè)務(wù)流程重組、企業(yè)再造等過(guò)程。我們邁出了ERP這一步，千萬(wàn)不能再往回倒！”

IT讓數(shù)字說(shuō)話

“最高、最低、平均價(jià)格及最近價(jià)格”，在京博，每一筆鋼材采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生后，這四個(gè)價(jià)格就會(huì)通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)跳出來(lái)，以衡量交易的執(zhí)行情況。業(yè)務(wù)部門拿到實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行下一步分析，制定出業(yè)務(wù)計(jì)劃，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

作為中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)之一，2011年京博資產(chǎn)增長(zhǎng)率位居山東省首位，總資產(chǎn)達(dá)130多億元。一筆筆交易匯聚到一起，形成一個(gè)龐大的數(shù)字。信息化對(duì)微小數(shù)據(jù)的管控使經(jīng)營(yíng)成本降到最低、利潤(rùn)來(lái)源達(dá)到最大化。

“數(shù)據(jù)化管理是企業(yè)生命力最好的體現(xiàn)！只有數(shù)據(jù)化的東西是可評(píng)價(jià)、可考核、可衡量的硬性指標(biāo)。”馬雪英認(rèn)為，將所有的管理轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，管理將變得行之有效。數(shù)字能夠體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)水平的高低，團(tuán)隊(duì)架構(gòu)和流程設(shè)置得合理與否，意味著企業(yè)戰(zhàn)略決策是不是很好地與業(yè)務(wù)融合在一起。

什么是真正有價(jià)值的BI？在京博，BI不僅能夠基于標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)分析，還規(guī)范出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。當(dāng)企業(yè)的某一指標(biāo)超出行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，報(bào)警區(qū)間內(nèi)建立了詳細(xì)的行動(dòng)方案，并能進(jìn)行跟蹤分析，不僅有分析的結(jié)果，更有行之有效的管理措施。

在大多數(shù)企業(yè)的ERP數(shù)據(jù)不全面，不能完全涵蓋行業(yè)、國(guó)家政策、經(jīng)濟(jì)環(huán)境等信息時(shí)，京博的ERP覆蓋了產(chǎn)業(yè)鏈的上下游企業(yè)、渠道、合作伙伴、客戶等所有信息，并注重BI部署的廣泛性和全面性。在數(shù)據(jù)面前，時(shí)刻與對(duì)手對(duì)比、與行業(yè)對(duì)比，定位管理，優(yōu)化流程。

馬雪英認(rèn)為：“ERP的重點(diǎn)在于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制與工作流程的銜接，而BI重在分析其中的效率與指標(biāo)，可以將業(yè)務(wù)過(guò)程績(jī)效化、質(zhì)量化。”京博之所以要突破種種難關(guān)，將ERP與BI同步上馬就是為了一個(gè)目的——實(shí)現(xiàn)有投入就有監(jiān)控、有監(jiān)控就有產(chǎn)出的價(jià)值鏈管理，這意味著企業(yè)可以更貼進(jìn)客戶感受、縮短業(yè)務(wù)時(shí)間、控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)反映業(yè)務(wù)變化。

在BI實(shí)施中，數(shù)據(jù)口徑的統(tǒng)一也是京博突破的難點(diǎn)之一。因?yàn)榻Y(jié)賬日確定的時(shí)間點(diǎn)不一致，銷售、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可能會(huì)出現(xiàn)不統(tǒng)一；如果能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，則會(huì)大大降低這樣事件的發(fā)生概率。京博的財(cái)務(wù)部門會(huì)在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)生成記賬憑證，或者詳細(xì)列舉出差異存在點(diǎn)，從而使業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)一致。

“在企業(yè)內(nèi)部，數(shù)據(jù)分析需求是剛性需求，無(wú)論企業(yè)是否存在BI系統(tǒng)，都不能忽略相應(yīng)的工作。”馬雪英說(shuō)。

采訪手記

雙面京博

京博的管理，既傳統(tǒng)又現(xiàn)代。

京博坐落在淄博市博興縣內(nèi)，博興是“董永與七仙女”故事的發(fā)源地，更是許多先賢圣人的故里。濃厚的文化氛圍使京博將傳統(tǒng)文化深入企業(yè)管理精髓。同行的京博員工小蔣說(shuō)：“我們會(huì)在儒、道、法等傳統(tǒng)文化科目中選一樣學(xué)習(xí)，每個(gè)月都要固定時(shí)間上課的，我們還考試呢！”前幾天，小蔣剛剛上完佛學(xué)課程。

小蔣告訴筆者，在博興，京博就職的員工能夠得到很好的生活保證。“每月，企業(yè)會(huì)在我們的工資中留下10%，直接匯給我的爸媽。現(xiàn)在，爸媽已經(jīng)70多了，公司還給老倆口多寄去200元錢，這是公司為我們發(fā)的‘孝’工資。”

繼承優(yōu)良的傳統(tǒng)文化，這只是京博的一面，現(xiàn)代的IT管控是京博的另外一面。

“你可以不懂信息化，但必須有改變的意識(shí)，學(xué)會(huì)接受新鮮事物！”這是京博對(duì)員工的定位。信息化團(tuán)隊(duì)要站在全新的角度，對(duì)IT定位，每一個(gè)員工都不能把自己局限于技術(shù)人員或是一個(gè)業(yè)務(wù)模塊的開發(fā)人員，要主動(dòng)去思考企業(yè)真正需要的是什么。

“‘信息’是IT工具的應(yīng)用，‘化’是企業(yè)接受、融合并徹底轉(zhuǎn)變管理模式的過(guò)程。當(dāng)企業(yè)信息化能夠滲透到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程時(shí)，才可以毫無(wú)愧色地說(shuō)自己是一個(gè)信息化公司。”馬雪英說(shuō)。

當(dāng)一個(gè)企業(yè)真正形成了信息化氛圍的時(shí)候，技術(shù)將不再重要，員工齊心協(xié)力，將匯聚起巨大的能量。（文/張宇婷）