基于ERP條件的企業內部控制探析

【摘 要】本文針對當前ERP系統在企業內部控制體系中的廣泛使用，肯定了ERP系統在企業內部控制建設中的積極作用，同時指出存在的一些問題，并提出了在ERP條件下，企業應如何優化內部控制體系。

【關鍵詞】內部控制；ERP；風險

一、ERP和企業內部控制的概述

ERP（EnterpriseResource Planning）最初由美國Gartner Group公司在20世紀90年代初期提出，意為“企業資源規劃系統”，是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP主要由如下幾個模塊組成：（1）財務管理模塊，財務模塊作為ERP系統中的一部分，與系統的其他模塊有相應接口，能將由生產活動、采購活動、銷售活動等輸入的信息轉入財務模塊，自動生成記賬憑證，進而轉化成帳簿、報表，幾乎完全替代了以往手工下的煩瑣操作；（2）生產控制管理模塊，生產控制管理是一個以計劃為導向的生產、管理方法，主要由主生產計劃、物料需求計劃、能力需求計劃、車間控制、制造標準等組成，能對企業的整個生產進行精準地把握；（3）物流管理模塊，主要包括采購管理、庫存控制和分銷管理，是對產品購、銷、存的綜合控制。ERP的這幾大功能模塊保證了其將信息技術與先進的管理思想集中于一身，成為現代企業的運行模式，反映時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。

內部控制，是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程。內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果、促進企業實現發展戰略。2008年6月，財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會五部委聯合發布了《企業內部控制基本規范》，同時還陸續出臺企業內部控制應用指引、企業內部控制評價指引、企業內部控制審計指引等規范性文件，并要求在上市公司和大中型企業率先實施。內部控制對于防范企業的經營風險，尤其在全球金融危機的背景下，其作用尤為重要，隨著信息技術的不斷發展，運用現代工具進行內部控制，提升管控能力，特別是運用ERP 進行企業內控管理已成為當前企業的一種趨勢。

二、實施ERP為企業內部控制帶來的優勢

ERP的引進對企業的內部控制構架造成了很大的影響，它代表了一種新的控制環境，突破了企業原先內部控制活動的范圍。ERP環境對于企業建立有效的內部控制提供了很多有利的條件：

1．靈活的組織結構與科學的業務流程。實施ERP系統中，把經營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，有效地安排了企業的產、供、銷活動，滿足企業利用全社會一切市場資源快速高效進行生產經營的需求，進一步提高效率和在市場上獲得競爭優勢。與此相對應，ERP系統的實施需要較大程度上實行業務流程重組。在ERP系統實施以前，大部分企業業務流程體系基本是圍繞某一組織機構或職能部門進行，如銷售部、采購部、生產部、財務部等，容易形成各自為戰的局面。ERP則系統實現了從根據市場銷售定單到安排生產計劃，實現以銷定產；從采購到付款循環、從銷售到收款循環；從車間作業管理到產品研發管理、設備管理、質量管理、人力資源管理；從企業內部管理到與企業有直接聯系的供應商、客戶等諸多方面實現跨職能部門的業務處理，打破了原來組織機構的條塊分割，要求對原有業務流程進行優化或重組，使業務流程更加系統化和科學化，實現企業資源的統一管理和共享。

2．暢通的信息傳遞系統。內部信息傳遞是企業內部各管理層級之間通過內部報告形式傳遞生產經營管理信息的過程，信息在企業內部進行有目的的傳遞，對貫徹落實企業發展戰略、執行企業全面預算、識別企業生產經營中的內外部風險具有重要作用。ERP系統應用的最大一個優點就是實現了部門間信息的暢通與數據的共享，相關信息可以在企業內部各管理級次、責任單位、業務環節之間進行溝通和反饋，滿足各個管理層的需求，促進內部控制有效運行。

3．控制活動能力得到提升。利用ERP系統，采用信息化手段進行內部控制，可以有效地彌補現有人工控制的缺陷，通過軟件系統實施控制，能夠克服人為因素的干擾。ERP系統的控制活動能力主要體現在以下幾個方面：（1）購銷系統。購銷環節是現代企業經營的重要環節，加強購買和銷售環節的內部控制對企業整個內部控制系統來講至關重要，通過ERP系統，可以將企業購、銷、存的流程加以規范，同時將各種市場信息進行靈活的控制，并將各種資源加以配置，提供優化管理，為企業獲得合理的經濟利益提供決策依據。（2）財務系統。根據ERP業務單元生成的數據，能支持財務對業務信息的及時真實完整的核算和監督，實現企業的資金流、物流、工作流、信息流的統一，促進企業財務管理從核算型向管理型轉變，使得財務部門能夠運用業務信息動態掌控企業的資金運營成為可能。（3）財產保護系統。財產保護控制主要包括：財產記錄和實物保管；定期盤點和核對；限制接近。ERP條件下的財產保護控制的最大優點在于它可隨時調用財產記錄，并明確了財產接觸的授權人員，嚴格限制未經授權的人員對資產直接接觸。

4．有效降低管理風險。在ERP系統下，業務流程的自動化降低了業務處理過程中源于人員疏漏或舞弊的風險。例如：ERP管理下不相容職務分離控制容易實施，避免人為干擾。再如，ERP系統中的授權審批體系，對于授權審批的范圍、授權審批的層次、授權審批的程序、授權審批的責任都可以進行嚴格的設定。把授權審批體系嵌入在ERP應用管理中，ERP系統管理的系統化、信息化和流程化管理就可避免人為干擾，隨意授權，從而有效降低管理風險。

三、ERP條件下企業內部控制存在的問題

ERP的實施為很多企業提升內部控制水平提供了機遇，但同時也對一些企業內部控制體系提出了新的挑戰。在ERP實施過程中，企業通常存在如下問題：

1．意識問題。內部控制的成功與否很大程度上取決于企業管理者的態度和管理意識，ERP 系統的實施更加劇了這一點。如果企業管理者無法充分將ERP 系統的現代管理理念融入企業管理思想和管理模式中，那么內部控制將無法實現。ERP作為企業的管理信息系統，是企業管理工具之一，但是不能代替所有的管理工作，ERP各模塊的開發是根據企業的實際業務設置的，沒有標準化的模型，所以對于不同類型的企業來說，ERP的內容也不相同。目前盡管ERP被廣泛引用，但許多企業還沒有完全理解它的理念和價值，不能準確地發揮它的作用。有些企業引進ERP只是單純地為了簡化企業的管理工作，降低成本，提高經濟效益，更有甚者僅僅是為了提高員工士氣、提升企業形象，只有少部分企業是為了規范管理模式、優化管理思維。這樣一來，ERP或被束之高閣，或被單純用作傳遞信息的工具。

2．環境問題。ERP 系統帶來了企業組織結構的變化，內部控制方式也發生了顯著變化。在ERP 環境下，企業內部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，領導不再是組織等級的上層，而成為行動的核心，信息經濟要求企業的領導階層學會協調與基層人員的關系，激發他們的潛能，并在一個開放和動態的環境中發現內聚力。此時，企業的內部控制不再是更多的基于權力的需要，而是基于信息的科學性和企業健康發展的需要。在這種新型的層級結構下，如果企業管理者無法充分將ERP 系統的現代管理理念融入企業管理思想和管理模式中，那么內部控制將無法實現。

3．系統問題。一是信息系統風險。主要指來自于計算機軟件方面的風險。一般ERP系統采用的客戶端、服務器端結構可以使企業高效率地獲得業務的集成管理功能，但是如果對這種技術結構的靈活性缺乏有效的控制，系統會很容易的暴露在被攻擊的風險中。這種系統攻擊包括內部用戶和外部人員通過網絡進行的無意或惡意攻擊和病毒攻擊等。這些系統攻擊一旦成功，將會給企業ERP系統的內部控制體系帶來惡劣的后果。同時，過分信賴于ERP 系統的電子信息集中存儲方式，使得企業內部控制的許多審計線索消失，導致信息系統本身的脆弱性，也給內部控制增加了難題。二是ERP本身固有的缺陷。由于ERP 系統功能繁多，ERP 軟件具體運用于企業時，不可避免地存在某些功能不足或潛在的軟件缺陷，如在銷售系統中，由銷售訂單生成生產任務單，如果銷售訂單的交貨日期為非工作日，則生產訂單的默認完工時間為下一工作日，就將出現完工時間比交貨日還晚。ERP系統諸如此類的邏輯錯誤較多，影響了企業對業務處理的有效控制。另外，ERP環境下，數據通常是一次輸入完成后在系統內通用和共享的，由于沒有了傳統環境下對數據的核對和檢查過程，且在手工操作下存在的一些內部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查發生額平衡檢查等措施會隨著ERP的引進而消失。那么如果數據初始輸入有誤，就會導致錯誤的數據在系統內被反復使用并造成一連串的錯誤處理活動、輸出一連串的錯誤處理結果，直接影響到其他流程的運作。

四、ERP條件下完善企業內部控制的策略

1．做好內部環境建設。一是加強對ERP的重視和管理。企業實施ERP是一項重大的管理思想改善工程，應該把它提高到企業戰略的高度。ERP的成功實施不僅需要高層領導的認可，也要求全體員工從思想上積極接受，從管理層到員工都要對信息化管理引起重視，并能接受、使用現代化的信息手段，通過采用強制性的手段和考核辦法推動實施工作，幫助職工培養起良好的工作習慣，從而形成一個良好的企業信息化文化。二是業務流程重組。ERP的有效實施需要企業進行流程重組，實際上，企業業務流程重組的過程就是企業對原本的流程進行重新審視，理順整體流程，加強薄弱環節，提升管理協同性的過程。要想業務流程做得好，企業就必須對組織架構進行重構，由職能導向型組織轉化為流程導向型組織，以提高企業信息周轉效率，以及對風險的應變能力。組織重構牽涉到各管理層的利益，在執行的過程中會阻力重重，所謂“攘外必先安內”，這需要企業高層領導目標堅定，合理協調，才能確保整個企業能夠高效地運行。

2．加強系統安全控制。一是提高系統自身質量。軟件系統開發時應檢驗整個系統的完整性，并應對非法數據的容錯能力、系統抗干擾能力和應對突發事件的應變能力以及系統遭遇破壞后的恢復能力進行重點測試；系統使用過程中也應與開發商進行有效的溝通，ERP系統本身非常龐大，一下子就把所有功能運用到位不太現實，這也增大了實施的難度和風險，就需要跟開發商進行長期的充分的交流與溝通。一旦發現系統軟件可能存在漏洞，應及時進行在線修補與升級。另外，在ERP系統當中，財務與各項業務關系密切，在每一筆子業務發生的同時，財務也能獲得其業務信息，因而內部控制從財務入手就容易對業務的各項內容進行有效監控和管理。為確保財務數據的真實性，就需要增加財務人工復核環節，指定專門人員負責定期核對相關財務數據。二是完善軟件制度建設。首先，建立健全ERP崗位責任制。必須明確每個崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查，從而真正實現不相容職務的分離。其次，建立ERP操作和維護控制制度。ERP系統操作和維護控制主要是為了保證ERP各模塊軟件系統操作的規范化，保證各模塊軟件正確安全的運轉，防止軟件被非法修改、刪除。

3．強化管理和監督。一是細化管理制度。要保證ERP業務操作規范，就必須配套符合內部控制制度要求的各種制度規章，包括責任制度、操作規范、問題管理、任免制度、考核制度、監督制度等等。做到制度層層傳遞，逐級管理，全員遵守，才能實現ERP系統運行、報告、變更、考核等各方面做到上下一致、管理規范的目的，并且通過健全的管理制度，讓員工在進行日常工作時能夠有章可依，既能有效地提高員工的工作效率，減少不必要的失誤，又有利于營造良好規范的企業內控風氣。二是發揮內部監督作用。企業應當從內部加強監督，對ERP的運行建立有效的監督與反饋制度，防止錯誤和舞弊的發生。ERP系統的使用會使人產生一定的依賴性，當程序已錯誤或不起作用時，由于人們的依賴性以及程序運行的重復性，會使得失效控制長期不被發現，形成新的業務風險。因此企業可以設置審查崗位，審查崗位的本質是一種特殊的組織控制，通過內部審查部門對ERP 系統信息的質量和完整性進行獨立和公正地監督與評價，有利于系統內部自我約束、自我激勵機制的建立與健全。

參 考 文 獻

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